優(yōu)化辦公室檔案管理工作的方法探討

李淑春

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-102-01

摘 要 隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場環(huán)境不斷復雜化，企事業(yè)單位之間的競爭也越來越激烈。企事業(yè)單位的辦公室檔案管理能夠幫助企事業(yè)單位提高自身的管理整體水平，加之新時代背景下，社會對企事業(yè)單位的管理工作提出了更高的要求。因此，企事業(yè)單位必須積極的創(chuàng)新自身的辦公室檔案管理工作，確保與時俱進的推動辦公室檔案管理，以符合時代發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞 優(yōu)化 辦公室檔案 檔案管理

辦公室檔案管理工作是企事業(yè)單位內(nèi)部一項重要工作，只有保證了辦公室檔案管理工作的質(zhì)量，才能夠保證企事業(yè)單位內(nèi)部的各項管理工作協(xié)調(diào)、高效進行。優(yōu)化辦公室檔案管理工作是當前階段一項緊迫且重要的任務(wù)，筆者結(jié)合自身的檔案管理經(jīng)驗就優(yōu)化辦公室檔案管理工作進行了討論，希望能夠為優(yōu)化辦公室檔案管理提供創(chuàng)新思路。

一、辦公室檔案管理的原則

（一）規(guī)范靈活原則

企事業(yè)單位的檔案管理工作是一項十分嚴肅的工作，需要嚴格的遵循國家相關(guān)的制度和標準，不能脫離相關(guān)制度展開，還要與企事業(yè)單位的自身實際情況相符合，這要求企事業(yè)單位必須能夠積極探索、實踐，并努力構(gòu)建出一套完整的工作體系。

（二）權(quán)責職責兼顧原則

在落實企事業(yè)單位辦公室檔案管理時，相關(guān)人員必須明確自身的責權(quán)，要確保各項責任落實到個人。與此同時，在辦公室檔案管理落實過程中，相關(guān)人員應(yīng)明確自身的工作目標，不能夠超出自身權(quán)力范圍使用權(quán)力，要在強化管理工作檢查指導的同時保證相關(guān)人員的合法權(quán)益。

（三）制定執(zhí)行并重原則

辦公室檔案管理要遵循國家的相關(guān)標準和法律展開，不能與國家的條款有絲毫偏差。然而由于國家方面的制度法規(guī)只能夠為辦公室檔案管理提供大的框架，企事業(yè)單位還應(yīng)基于自身的實際情況在執(zhí)行過程中對之進行調(diào)整，切不可完全照搬套用。

（四）動靜態(tài)結(jié)合原則

市場環(huán)境不斷變化，企事業(yè)所處的經(jīng)濟格局不斷變化，辦公室檔案管理因此不可能一成不變，為了保證辦公室檔案管理充分發(fā)揮自身效力，企事業(yè)單位方面需要積極對之進行調(diào)整和創(chuàng)新，要兼顧時代發(fā)展的變化以及企業(yè)的工作方式、工作體制等，以防范辦公室檔案管理與時代發(fā)展脫節(jié)。

二、辦公室檔案管理存在的問題

雖然近年來企事業(yè)單位的辦公室檔案管理水平一直在穩(wěn)步提高，然而從細節(jié)角度看來，辦公室檔案管理工作始終存在問題，且以如下2點最為嚴重：

（一）思想重視度不足

當前階段我國部分企事業(yè)單位內(nèi)部對于檔案管理工作還持有較為嚴重的思想態(tài)度不重視問題，很多領(lǐng)導階級甚至認為檔案管理可有可無。正是在此種錯誤思想的誤導下，部分企事業(yè)單位內(nèi)部的辦公室檔案管理工作十分混亂，檔案管理人員亦不重視辦公室檔案管理工作，這導致辦公室檔案管理喪失了原本的連貫性和完整性，檔案管理工作七零八落，嚴重時甚至擾亂了企事業(yè)單位工作的正常秩序。

（二）管理人員不專業(yè)

部分企事業(yè)單位內(nèi)部聘用的檔案管理人員都是非專業(yè)的檔案管理工作者，這部分人員缺乏專業(yè)的管理技能和思維，進而導致檔案管理工作質(zhì)量大打折扣，各種檔案管理漏洞頻發(fā)，檔案管理創(chuàng)新難以保證。

三、優(yōu)化辦公室檔案管理工作的策略

優(yōu)化企事業(yè)辦公室檔案管理工作，全面提高辦公室檔案管理的質(zhì)量和水平是企事業(yè)單位的“當務(wù)之急”。在落實此項工作時，應(yīng)首先端正企事業(yè)單位關(guān)于辦公室檔案管理工作的思想認識，企業(yè)的領(lǐng)導階級應(yīng)該充分的發(fā)揮自身的模范帶頭作用，要幫助企事業(yè)單位內(nèi)部所有人員正確認識辦公室檔案管理工作的必要性和重要性，以確保相關(guān)工作展開時能夠少有阻礙。其次，企業(yè)方面應(yīng)該全面提高辦公室檔案管理人員的素質(zhì)。要善用教育培訓以及人才引入等策略豐富辦公室檔案管理人員的知識、提高其檔案管理的技能，為其高質(zhì)量完成檔案管理提供支撐和依托。最后，企事業(yè)單位方面應(yīng)該重視辦公室檔案管理工作的信息化發(fā)展，要積極調(diào)研市場，要及時在自身的辦公室檔案管理過程中引入先進的現(xiàn)代化技術(shù)手段。先進的辦公室檔案管理技術(shù)能夠推動辦公室檔案管理整齊劃一，有利于提高檔案管理的效率和質(zhì)量，檔案管理人員的工作量因此大幅度縮減，有利于其深入鉆研辦公室檔案管理工作，進而構(gòu)建辦公室檔案管理優(yōu)化的良性循環(huán)。

四、結(jié)語

綜上所述，企事業(yè)單位的辦公室檔案管理是企事業(yè)單位工作中的一個重點，對企事業(yè)單位的發(fā)展和管理等均能夠產(chǎn)生非常積極的影響。想要全面提高企事業(yè)單位的辦公室檔案管理質(zhì)量，相關(guān)方應(yīng)提高辦公室檔案管理的重視度，要積極優(yōu)化辦公室檔案管理的方式，健全辦公市場管理的制度，與時俱進的推動辦公室檔案管理發(fā)展，保證辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率。只有如此，辦公室檔案管理工作的質(zhì)量才能夠得到全面提高，企事業(yè)單位才能夠在激烈的市場環(huán)境之中立于不敗之地。

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