事業(yè)單位檔案管理問題探討

陳虎

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）7-097-01

摘 要 隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的提高，事業(yè)單位得到了較快的發(fā)展。其中，在事業(yè)單位檔案管理工作中，需要將所有的檔案資料進(jìn)行歸類保管，嚴(yán)格按照單位檔案管理制度，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行巡查，確保檔案信息的完整性。不過，由于事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容較為繁雜，且工作量較大，在實(shí)際管理過程中，往往會(huì)存在較多的問題，增加了管理人員的工作難度，同時(shí)也對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展帶來了一定的負(fù)面影響。基于此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，單位應(yīng)合理利用現(xiàn)代信息化資源，不斷完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，提高管理人員的工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 信息化

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

對(duì)于事業(yè)單位日常管理工作而言，檔案管理是單位內(nèi)部的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，對(duì)事業(yè)單位長(zhǎng)期發(fā)展有著重要的作用。規(guī)范化的管理模式，能夠提高事業(yè)單位整體管理水平，有利于事業(yè)單位各工作環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。為此，在事業(yè)單位檔案管理中，相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)檔案資料的實(shí)際存放情況，制定合理的檔案管理制度。此外，管理人員應(yīng)在日常的檔案管理工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，找出檔案管理問題出現(xiàn)的根本原因，具有針對(duì)性采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。

（一）檔案管理人員自身能力問題

在事業(yè)單位檔案管理工作中，考慮到內(nèi)容復(fù)雜，且工作量較大，需要借助大量人力資源的支持。現(xiàn)如今，我國(guó)科技力量更加強(qiáng)大，各種信息化設(shè)施普遍應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，對(duì)工作人員帶來了更多的便利。對(duì)于事業(yè)檔案管理工作而言，信息化設(shè)施更是不可或缺的組成要素。在這種形勢(shì)下，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求，不僅需要具備較高的專業(yè)水平，還要熟練使用各種信息化設(shè)備，以認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度來完成自己的工作內(nèi)容。不過，就目前而言，事業(yè)單位檔案管理人員在綜合素質(zhì)水平普遍不高，在實(shí)際管理過程中，對(duì)檔案資料的分類、存放以及處理等方面的知識(shí)較為匱乏，加上部分管理人員道德水平較低，無(wú)法將檔案管理工作落實(shí)到位。此外，在使用信息化設(shè)施時(shí)，管理人員實(shí)際操作能力差，在錯(cuò)誤的操作下，不僅會(huì)對(duì)設(shè)備造成損壞，還會(huì)對(duì)檔案管理工作的順利開展造成影響。

（二）檔案管理信息化程度不高

如今，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，各種先進(jìn)的信息化設(shè)備已經(jīng)應(yīng)用于事業(yè)單位管理工作中，檔案管理的信息化水平也得到了顯著的提升。以此同時(shí)，通過學(xué)習(xí)西方先進(jìn)的檔案管理理念和方法，我國(guó)事業(yè)單位在管理方面也取得了進(jìn)步。不過，在這種情況下，也出現(xiàn)了較多的弊端。在檔案管理中，信息化設(shè)備的使用效率并不高，全新的管理理念無(wú)法全面貫徹。在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)時(shí)，信息傳遞和共享機(jī)制并沒有表現(xiàn)出來，信息化設(shè)備得不到更好的應(yīng)用，難以將功能全部發(fā)揮出來，限制了事業(yè)單位信息化管理的發(fā)展。此外，檔案管理人員信息化水平普遍不高，在實(shí)際工作當(dāng)中，與信息技術(shù)部門之間缺乏交流，加上管理方式較為陳舊，信息化管理難以被大多數(shù)人所接受，造成了實(shí)際檔案管理工作中出現(xiàn)多種問題。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中的解決措施

（一）加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)力度

伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的提高，事業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和效率逐漸受到更多人的關(guān)注，在檔案管理中，管理人員自身綜合素質(zhì)水平起著關(guān)鍵性因素。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，向其傳授更多管理技巧和相關(guān)理論知識(shí)，提高管理人員自身工作水平。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)建立嚴(yán)格的用人制度，對(duì)前來應(yīng)聘的管理人員進(jìn)行考核，待各項(xiàng)考核項(xiàng)目順利通過后，方可入職投入到實(shí)際管理工作中去，為事業(yè)單位引進(jìn)更多高素質(zhì)人才，促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)期、穩(wěn)定的發(fā)展。此外，為了激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，事業(yè)單位還可實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)政策，對(duì)工作態(tài)度良好，表現(xiàn)積極的員工給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)態(tài)度敷衍、偷懶的員工進(jìn)行批評(píng)教育，態(tài)度惡劣者可直接開除。

（二）全面提升管理人員的信息素養(yǎng)

伴隨著事業(yè)單位信息化水平的提高，在檔案管理工作中，應(yīng)不斷提升管理人員的信息管理水平，合理使用現(xiàn)代信息化設(shè)備，將其投入到實(shí)際管理工作中去，協(xié)助管理人員共同完成各項(xiàng)任務(wù)。這就需要管理人員能夠熟練掌握各種信息設(shè)備的操作要領(lǐng)，能夠靈活運(yùn)用，不僅可減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，還能提高檔案管理工作的效率，確保檔案資源儲(chǔ)存的完整性和真實(shí)性，有利于后期單位對(duì)檔案資料更好的應(yīng)用。此外，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門之間的溝通，互相協(xié)作，互相監(jiān)督，確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位檔案管理工作中，應(yīng)充分利用現(xiàn)有的信息資源，將其貫穿到檔案管理工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)中去，全面提升檔案管理的信息化水平。此外，單位應(yīng)加強(qiáng)人員的培訓(xùn)力度，鍛煉管理人員對(duì)信息化設(shè)備的實(shí)際操作能力，使其能夠采用正確的方式來完成操作，減輕自身的工作壓力，提高檔案管理工作的整體運(yùn)作效率。

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