檔案進館評價方法研究★

孫曉燕 薛惠芬 王文玫 孫雨新 張薔

（1.國家海洋信息中心 天津 300171；2.中國海洋檔案館 天津 300171；3.南開大學商學院 天津 300071）

檔案接收進館是檔案館根據相應的法規依法接納收集當地的企事業單位、機關團體等形成檔案的基礎性業務工作[1]。建設結構合理、門類齊全、內容豐富、整理規范的館藏是綜合檔案館建設的目標之一，檔案進館是不斷充實館藏、豐富檔案信息資源的根本途徑，是館藏檔案資源建設的“主渠道”，各種門類、載體的檔案正是通過這個“主渠道”進入檔案館進行統一管理[2]。檔案接收進館工作是檔案事業得以不斷發展的基石，是檔案工作的基礎環節。探討進館問題，改進和提高進館工作質量和效率具有實際意義。建立合理的檔案進館評價指標體系，進行量化評價，有助于實現進館工作規范化和提高進館檔案質量的目標[3][4]。

一、研究方法

本文基于現有文獻中關于檔案進館的相關研究、實際工作經驗和檔案專家訪談三種方式初步獲取檔案進館工作評價指標，訪談數據分析編碼后初步構建評價指標，采用德爾菲法對指標進行修正和完善，運用層次分析法計算各指標權重，構建科學合理的檔案進館工作評價指標體系。采用的研究方法包括關鍵對象訪談、德爾菲專家咨詢法和層次分析法。

訪談法應用在檔案進館工作評價指標構建階段，目的是通過檔案專家訪談獲取檔案進館工作可能的影響因素。本研究共進行了10人非正式訪談和8人正式訪談。采取面對面和電話交流的方式，訪談對象是多年從事檔案工作的檔案員。正式訪談建立在非正式訪談基礎上，采取半結構化方式，一對一與被訪談者進行深入交流，針對關鍵問題獲取深層信息。訪談前根據非正式訪談結果對訪談提綱進行了修正，8位訪談對象中男性3位，女性5位，年齡從25歲到53歲，分別在綜合檔案館、專業檔案館、企事業單位檔案室內從事檔案相關工作，具有豐富的檔案進館工作實際經驗。而且在“檔案進館”方面，通過其他人沒有獲取新的信息，達到“信息飽和”。訪談地點選擇在安靜的餐廳或會議室中，環境均安靜舒適，具有一定的私密性。訪談前告知被訪談者訪談的目的和大致內容，在征得對方同意的前提下，對訪談進行錄音，并在訪談后48小時之內將錄音轉錄為文字。

德爾菲法用于對檔案進館工作評價指標體系進行檢驗和修正，層次分析法確定各指標權重，形成最終的檔案進館工作評價指標體系[7][8]。德爾菲法首先要選擇符合一定條件的專家，進行匿名發表意見，經過多輪征詢專家對相關問題的意見，經過多次反復的調查、修改、歸納和總結等，形成大多數專家認可的看法的過程[5][6]。層次分析法是通過構建相關矩陣，進行兩兩元素間的相關比較，分析元素的相對重要性，將人的主觀判斷和思維過程進行量化，將復雜決策數學化的過程。具體方法是首先通過建立判斷矩陣，建立層次結構模型，然后進行單獨層次排序和一致性檢驗，然后進行層次總排序和一致性檢驗。

二、檔案進館工作評價指標體系構建

（一）評價指標的獲取

專家深入訪談錄音總長258分鐘，共轉錄文字39127字。訪談數據分析使用Nvivo 11軟件進行輔助。在整體把握基礎上，將文稿進行拆分、標注，提取與檔案進館密切相關的內容，然后進行開放性編碼、主軸編碼和選擇編碼三個過程。開放性編碼是針對“檔案進館”部分采用逐段逐句的研究，反復推敲提取重點語句和關鍵信息；主軸編碼是對開放編碼后得到的關鍵信息進行進一步歸納，將屬于同一意義層的概念進一步抽象，形成不同類目，對現象進行深入解釋。主軸編碼的目的是發展主范疇和副范疇，并發現其潛在聯系。通過主軸編碼，本研究共抽取出40個主要范疇，通過主軸編碼，初步勾畫出檔案進館工作的主要方面；選擇編碼是為了從主范疇中挖掘“核心范疇”，并與其他范疇聯系起來，驗證相互之間的關系，把概念化發展不完整的范疇補充完善的過程。在選擇性編碼階段，本研究將檔案進館工作歸納為7個核心范疇，分別是組織機構保障、檔案鑒定、檔案齊全和完整性、檔案整理規范性、目錄數據著錄、隨同進館材料、檔案驗收和進館。通過已有文獻[9][10][11][12][13][14]、實踐經驗總結和訪談數據的分析，初步構建檔案進館工作評價的7個一級指標和43個二級指標。

（二）德爾菲法的運用和指標重要性的確定

1.選擇咨詢專家。根據研究需要，選擇對檔案進館工作比較了解，并有豐富的檔案工作實踐經驗和理論知識的專家。本研究先后進行兩輪專家咨詢，專家人數均是20名，其中來自專業檔案館具有豐富的檔案管理和進館工作實踐經驗的專家8名，來自國家和地方綜合檔案館的專家4名，來自企事業單位檔案室的專家5名，來自檔案學界研究成果豐富而且涉及檔案進館工作的學者3名，所有專家都具有碩士以上學歷，高級技術職稱。

2.編制專家咨詢表和專家咨詢實施過程。首先根據前文初步獲取的檔案進館評價指標，構建檔案進館工作評價指標專家咨詢表，根據專家所在地分別采用現場和郵件兩種方式，要求專家針對各項指標分別提出具體意見，并針對各個指標項的可操作性和重要程度等進行打分。首輪過后，針對專家咨詢結果進行認真分析，根據專家的修改意見對最初的評價指標進行適當的修正，并重新編制第二輪專家咨詢使用的評價指標咨詢表，進行第二輪的意見征詢，要求專家對評價指標體系進行再次評價。兩輪征詢過后，根據專家意見綜合考慮，基本形成意見大體一致的檔案進館評價指標體系。

專家咨詢過程中，專家需要對每一個評價指標進行評估，按照李克特量表將重要性賦值5-1，分別對應超級重要、比較重要、一般重要、不太重要和不重要、不太重要5個等級；將專家對指標的熟悉程度分別賦值0、0.25、0.5、0.75和1，分別對應很不熟悉、較不熟悉、一般、較熟悉、很熟悉5個等級。專家判斷依據劃分為直觀感受、同行了解、理論分析、實踐經驗共4個等級，對應賦值分別為0.2、0.4、0.6和0.8。

3.專家咨詢數據分析。問卷的有效回收率可以反映專家的積極系數，兩輪專家咨詢表均全部回收，回收率為100%。兩輪專家針對指標體系提出修改意見的比例分別為90%和20%，這表明所選專家對本研究的積極程度較高。專家權威系數（Cr）通常由專家對指標的熟悉程度（Cs）和專家對問題作出判斷的依據（Ca）兩個因素決定：即Cr=（Cs+Ca）/2。通常專家的權威系數（Cr）大于0.7，表明是咨詢結果是可以接受的，兩輪咨詢的專家權威程度均值分別為0.81和0.82（見表1），表明專家咨詢結果可靠程度較高。專家對所有評價指標的協調程度、對信息的可操作性和重要性的意見集中程度用專家協調系數（W）反映，W值介于0-1之間，W越接近1表明指標的協調程度越好，專家對指標的一致認同程度越高，結果越可靠。本項研究中，兩輪咨詢的專家可操作性協調系數分別為0.423和0.431，專家重要性協調系數分別為0.452和0.479（見表2），表明咨詢專家的意見比較一致。然后在研究組內根據專家所提修改意見，開展深入討論，對指標逐個進行分析，對有意見分歧較大的進行刪改，最終明確形成檔案進館評價指標體系包含一級指標7個，二級指標40個，一級指標沒有變化，二級指標增加2條，刪除5條，修改6條。

表1 兩輪專家咨詢一級指標權威程度

表2 兩輪專家咨詢一級指標協調系數（W）

（三）應用層次分析法確定指標權重

首先構建重要性比較矩陣，將各指標的重要程度分別進行兩兩比較，劃分為特別重要、非常重要、明顯重要、稍微重要和同等重要5個等級，分別標記為：9、7、5、3和1；比較各指標的不重要程度劃分為絕對不重要、非常不重要、明顯不重要和稍微不重要4個等級，分別標記為1/9、1/7、1/5和1/3；然后對判斷矩陣進行一致性檢驗，計算CR＜0.1的權重均值。計算出一級指標（組織機構保障、檔案鑒定、檔案齊全和完整性、檔案整理規范性、目錄數據著錄、隨同進館材料、檔案驗收和進館）的權重系數分別為0.139、0.121、0.115、0.239、0.157、0.124、0.105。二級指標權重采用百分位權重法和乘積法計算確定，最終形成所有指標的權重系數，分別見表3和表4。

表3 一級指標權重量表

表4 二級指標權重量表

三、評價指標體系的操作

根據指標權重對各項指標進行賦值，其中一級指標總分為100分，按四舍五入精度保留法對二級指標進行賦值；結合檔案管理辦法、檔案進館實施細則等法規文件，增加指標注釋和評分細則，以確保評價體系具有較好的明晰度、可操作性和可讀性。檔案進館評價指標體系分為7個部分40個單項，其中1至32項可以由專項驗收組現場打分，33至40項由檔案館根據后期工作落實情況打分。具體得分Y計算如下：Y=評估分（滿分100分）*權重。檔案進館驗收時，檔案抽查數量根據實際進館檔案數量來確定，原則上1000卷以上的檢查數量不低于60%，1000卷以下的檢查數量不低于70%。評價指標中第15至26項得分還應考慮進館案卷的總數和存在問題案卷的比例情況，因此，第15至26項所得分Y計算如下：Y=100*（1-X）*權重。其中X為含問題案卷比例=問題案卷數/檢查案卷數。最后得分保留2位小數，四舍五入。

四、檔案進館評價指標的實施和應用

依托中國海洋檔案館的實際檔案進館工作，將此評價指標體系用于評價13家進館單位的檔案進館工作。13家單位的進館工作綜合得分在68.5-88.6分之間，最高的單位為88.6分，最低的單位為68.5分，單位得分排序與檔案進館人員對各進館單位檔案質量的主觀感受較為符合，其中大多數單位在檔案鑒定工作中得分較低，普遍低于5分，各單位對檔案鑒定工作的重視程度較低，與實際進館中密級鑒定和調整工作落實不到位等實際情況相符。大多數單位的目錄數據著錄方面的得分普標較高，高于12分，由于該次檔案進館工作采用了檔案目錄信息采集系統，對目錄數據著錄的準確性可以進行校對，從而提高了目錄數據的質量。部分單位在檔案整理規范性方面得分較高，部分單位隨同進館材料方面得分較高，與檔案館工作人員的接收過程的相關經驗和體會非常一致，表明評價體系能較好體現出檔案進館單位的工作現狀，既能充分反映了基本情況，也能充分表現突出問題。大多數單位在組織機構保障、檔案整理規范性、目錄數據著錄方面的得分較高，在檔案進館鑒定、隨同進館材料等多方面得分不高，在檔案驗收和進館、檔案齊全和完整性方面的得分平均，表明各進館單位對檔案進館工作普遍較為重視，匹配了相應的經費和人員，重視檔案整理和目錄數據的質量，但為檔案進館鑒定工作的重視不足，隨同進館材料編制的規范性方面還有很大的進步空間，為今后檔案進館工作管理提供了參考和借鑒。

本研究基于專家訪談、實際經驗和相關文獻梳理的檔案進館評價指標，并通過德爾菲專家咨詢法等進行驗證和修正，包括7個一級指標和40個二級指標，通過層次分析法賦予了相關權重值，實踐證明有較好的操作性和區分度，適合檔案進館工作的評價管理，對于提高檔案進館工作水平具有積極意義。