網絡檔案信息檢索服務調查分析
——以省級檔案局（館）為例★

史曉康

（國防大學政治學院 上海 200433）

當前檔案信息化服務水平不斷提高，數字檔案館建設不斷深入，越來越多的檔案局（館）網站開始提供網絡檔案信息檢索服務。網絡檔案信息檢索[1]一般是指利用網絡檔案計算機檢索系統(tǒng)對檔案機構提供的館藏檔案信息進行檢索，檢索結果一般為檔案目錄信息或全文信息。網絡檔案信息檢索的方便、快速、高效，日漸成為利用者查詢檔案信息的一種重要方式。

一、我國省級檔案局（館）網絡檔案信息檢索的現狀

為了深入了解我國檔案局（館）的網絡檔案信息檢索發(fā)展現狀，促進網絡檔案信息檢索服務的進一步深入發(fā)展，筆者以全國省級檔案局（館）網站為調查對象。由于港澳臺地區(qū)與內地檔案事業(yè)發(fā)展差異較大，故不將港澳臺地區(qū)列入調查范圍，因此本次調查對象共計31所省級檔案局（館）網站。調查方式主要采取登錄網站訪問的方式進行，通過中國人民共和國檔案局網站提供的鏈接，逐個瀏覽訪問各個省級檔案局（館）網站，并使用其網絡檔案信息檢索服務，通過實際的使用來分析全國省級檔案局（館）網絡檔案信息檢索服務的現狀。需要指出的是當前檔案局（館）同時負責政府信息公開，也會涉及一些信息檢索服務。但是政府信息公開對象是現行文件，本文研究的對象是檔案，兩者概念不同，因此本文不涉及政府信息公開檢索服務的相關內容。

（一）我國省級檔案局（館）網絡檔案信息檢索開設現狀

在實際調查中，本次調查選取31所省級檔案局（館）網站作為調查對象，實際調查省級檔案局（館）網站數量為31所，覆蓋率為100%。在實際調查的31所省級檔案局（館）網站中，有24所省級檔案局（館）網站開設了網絡檔案信息檢索服務，其中山西檔案局（館）網站提供了網絡檔案信息檢索服務，但是以多個關鍵詞查詢都顯示暫無數據，暫不能確定山西檔案局（館）網站的網絡檔案信息檢索服務是否可用，在本調查中不將其列為開設了網絡檔案信息檢索服務的省級檔案局（館）網站，因此在本調查中開設了網絡檔案信息檢索服務的省級檔案局（館）網站為23所，8所省級檔案局（館）網站未開設網絡檔案信息檢索服務，開設率為74.19%，具體數據見表1。這說明絕大多數省級檔案局（館）已經意識到網絡檔案檢索服務在檔案利用中的重要作用，網絡檔案信息檢索服務已經成為大多數省級檔案局（館）為檔案利用者提供的一種服務方式。與此同時也要看到，還存在一部分省級檔案局（館）未提供此項服務，網絡檔案信息檢索服務建設仍需要繼續(xù)深入推進。

表1 省級檔案局（館）網絡檔案檢索服務統(tǒng)計表

（二）我國省級檔案局（館）網絡檔案信息檢索服務內容現狀

在本次調查中選取的31所省級檔案局（館）網站中，有23所開設了網絡檔案信息檢索服務。這23所省級檔案局（館）開設的網絡檔案信息檢索服務有著許多相同點：均為目錄型檢索，均提供關鍵詞檢索途徑。但是各所省級檔案局（館）網絡檔案檢索服務的差異也非常大，主要體現在檢索結果處理、是否可以查閱原文、是否提供的其他檢索途徑。具體數據見表2。這說明提供網絡檔案檢索服務的省級檔案局（館）都意識到目錄型檢索是網絡檔案信息檢索的基本檢索類型，關鍵詞檢索是網絡檔案信息檢索的基本途徑。但是在其他方面，各所省級檔案局（館）的認識差異較大，導致了所提供的網絡檔案信息檢索服務內容差異較大。

表2 省級檔案局（館）網絡檔案信息檢索服務內容詳表

遼寧檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 責任者、檔號、公元紀年吉林檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 有 責任者、歸檔年度黑龍江檔局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 檔案號、責任者、文號、文件年代上海檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 有起始時間、終止時間、保管期限、檔號、責任者、主題詞、檔案價值等級江蘇檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 檔號浙江檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 無安徽檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 檔號、起始年份、終止年份福建檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 有 無江西檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 無山東檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 成文時間、責任者河南檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 責任者、時間湖北檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無檔號、密級、起時間、止時間、主題詞湖南檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無全宗號、文號、責任者、成文時間廣東檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 有 無廣西檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 無四川檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 無貴州檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 檔號、全宗號陜西檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 全宗號、年份甘肅檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 有責任者、成文日期、檔號、全宗號、文件編號新疆檔案局（館）目錄型檢索 關鍵詞 無 無 無

二、我國省級檔案局（館）網絡檔案檢索服務現狀分析

從表1和表2內容以及實際的使用體驗來看，我國省級檔案局（館）的網絡檔案檢索服務建設已經取得了一定成果，但同時也存在一些問題，需要進一步地解決。

（一）我國省級檔案局（館）網絡檔案信息檢索服務建設水平有待進一步提高

從調查的情況看，本次調查覆蓋了選定的31所省級檔案局（館）。在31所省級檔案局（館）中，23所有網絡檔案信息檢索服務，仍有8所省級檔案局（館）未開設網絡檔案信息檢索服務，未開通率達25.81%。我國數字檔案館建設興起于2000年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》提出要“探索檔案館電子檔案接收、保管、利用方法”，拉開了數字檔案館建設的序幕[2]。在最新發(fā)布的《全國檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃綱要》中要求持續(xù)推進數字檔案館建設[3]。經過了十余年的探索、試點，現在已全面鋪開，然而作為數字檔案館重要功能之一的網絡檔案信息檢索服務，在省級檔案局（館）中仍有近四分之一未開通，這反映出網絡檔案信息檢索服務建設水平不足，也反映出數字檔案館建設的不足。此外，在已有網絡檔案信息檢索服務的省級檔案局（館）中，建設水平也是參差不齊，有待提高。以山西省檔案局（館）為例。山西省檔案局（館）建設了數字檔案館，也開放了相應的檢索入口用來提供網絡檔案信息檢索服務，但是以山西省相關的多個關鍵詞進行檢索，均顯示暫無數據，盡管暫不能確認山西省檔案局（館）網站是否有實際的網絡檔案信息檢索服務，但是就調查期間而言是沒有實用價值的。

（二）我國省級檔案局（館）的網絡檔案信息檢索服務規(guī)范性有待進一步提高

目前我國省級檔案局（館）的網絡檔案信息檢索服務建設已經初具規(guī)模，但是相關標準和規(guī)范的缺失，導致網絡檔案信息檢索服務建設五花八門、風格迥異。盡管各個省級檔案局（館）網站提供的網絡檔案信息檢索服務功能是基本相同的——查找檔案目錄信息。但是在實現方式上，幾乎沒有任何兩個省級檔案局（館）網站之間是相同的。這就直接導致了兩個問題：一是各個省級檔案局（館）網站提供的網絡檔案信息檢索服務中可以使用的檢索功能各不相同。從表2可以看出，除了在檢索類型和基本檢索途徑上各省級檔案局（館）達成了驚人的一致外，在其他網絡檔案信息檢索服務功能上的設置，各省級檔案局（館）就莫衷一是了。是否提供檢索結果的處理，提供怎樣處理方法；是否提供除關鍵詞之外的檢索途徑，除了關鍵詞檢索還要提供什么檢索途徑。在這些問題上，各個省級檔案局（館）網站采取的解決方案都不同。二是各個省級檔案局（館）提供的可供檢索內容不盡相同。根據《中華人民共和國檔案法》第四章第十九條規(guī)定，國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。那么網絡檔案信息檢索系統(tǒng)應該覆蓋的內容有舊政權檔案、革命歷史檔案和中華人民共和國成立后的檔案。然而各個省級檔案局（館）網絡檔案信息檢索服務覆蓋的檔案范圍不盡相同。例如陜西省檔案局（館）網站的網絡檔案信息檢索服務僅提供民國時期的檔案目錄信息；吉林省檔案局（館）網站的網絡檔案信息檢索服務僅提供建國后檔案目錄信息；浙江省檔案局（館）網站的網絡檔案信息檢索服務提供清代、民國和建國后的檔案目錄信息；安徽省檔案局（館）則提供明代、清代、民國、革命歷史檔案和建國后檔案目錄信息。

（三）我國省級檔案局（館）網絡檔案信息檢索服務易用性有待進一步提高

目前我國各省級檔案局（館）的網絡檔案信息檢索服務的建設模式主要是合同業(yè)務管理，即通常所說的外包。一方面極大地促進了網絡檔案信息檢索服務的建設效率和建設水平，另一方面也讓各省級檔案局（館）可以更好地專注于檔案工作本身。然而由于缺乏關于網絡檔案信息檢索服務的相關規(guī)范，以及承包公司的資質良莠不齊等問題，導致各個省級檔案局（館）網絡檔案信息檢索服務之間存在差距，主要體現在易用性。網絡檔案信息檢索服務易用性的差異主要體現在兩方面。一是網絡檔案信息檢索服務延遲性。在使用各省檔案局（館）網站的網絡檔案信息檢索服務時，部分省級檔案局（館）網站的網絡檔案信息檢索服務能夠及時地反應，即時地展示檢索結果。如浙江省檔案局（館）網站和福建省檔案局（館）網站。同時，不少的省級檔案局（館）網站網絡檔案信息檢索服務的延遲性較高，如湖北省檔案局（館）網站和上海市檔案局（館）網站。二是網絡檔案信息檢索服務入口的設置。網絡檔案信息檢索服務，是利用者在線利用檔案信息最方便的方式，應當設置在檔案局（館）網站醒目的地方。如北京檔案局（館）網站、天津檔案局（館）網站等都在網頁首頁設置了相應入口，方便利用者使用。部分省級檔案局（館）將入口設置在二級類目中，利用者需要切入相應的一級類目才能找到入口。如四川檔案局（館）網站和遼寧檔案局（館）網站。極少數省級檔案局（館）網站將入口設置在三級類目中，要經歷三次查找才能找到檢索入口。如廣西檔案局（館）網站。

三、我國網絡檔案信息檢索服務發(fā)展策略

（一）提高我國網絡檔案信息檢索服務建設水平

網絡檔案信息檢索服務，是利用者利用數字檔案資源的主要入口，能讓利用者精確地查找其所需要和感興趣的檔案信息。數字檔案館在我國已經經歷了十余年的建設，網絡檔案信息檢索服務是數字檔案館的主要服務入口之一。目前網絡檔案信息檢索服務在省級檔案局（館）網站中仍未達到100%的覆蓋率，在已有網絡檔案信息檢索服務的省級檔案局（館）網站中，仍存在不能使用或者使用體驗極差的現象。這些都說明我國網絡檔案信息檢索服務建設仍需要加強，仍需要進一步提高。首先要實現網絡檔案信息檢索服務的全覆蓋，做到每一個省級檔案局（館）網站都提供網絡檔案信息檢索服務，讓利用者在每一個省級檔案局（館）網站都能自如地檢索需要或者感興趣的檔案信息。其次，要擺脫網絡檔案信息檢索服務建設中存在的“重面子，輕里子”問題[4]。在檔案局（館）網站解決了網絡檔案信息檢索服務有沒有的問題之后，就不關心網絡檔案信息檢索服務是否能用；在解決了網絡檔案信息檢索服務能不能用的問題之后，就不關心網絡檔案信息檢索服務好不好用。不能用或者不好用的網絡檔案信息檢索服務對于利用者而言，其存在的價值都是極低的。

（二）推進我國網絡檔案信息檢索服務規(guī)范化建設

當前我國省級檔案局（館）網站網絡檔案信息檢索服務建設差異性較大，規(guī)范性不足，在檢索服務具有的功能和檢索服務涵蓋的內容方面都存在較大的差異，這一定程度上和網絡檔案信息檢索服務建設缺乏相關標準和法規(guī)有一定的關系。規(guī)范性的缺失，一方面會提高利用者在使用不同檔案館網站時的學習成本，降低利用效率和利用興趣，阻礙網絡檔案信息利用的推廣；另一方面會影響未來網絡檔案信息檢索的普及，受限于各個地區(qū)的建設標準不同、遵照的法規(guī)不同，集約化、統(tǒng)一化建設就會受到極大影響，并且未來各個地區(qū)的互聯(lián)互通和一站式聯(lián)合檢索建設也會受到極大的影響[5]。因此，網絡檔案信息檢索服務建設亟需各類標準和法規(guī)的出臺，讓檔案信息檢索服務建設更加規(guī)范。從而使當前網絡檔案信息檢索服務更加統(tǒng)一、正規(guī)，讓利用者能夠更加便利地使用檔案信息檢索服務，同時為未來檔案信息檢索服務的升級和聯(lián)合打好基礎，提供可能性。首先可以讓部分省級檔案局（館）聯(lián)合試點網絡檔案信息檢索服務的標準和法規(guī)。在實踐中完善以后，再將成熟的標準和法規(guī)向全國推廣，提高我國網絡檔案信息檢索的規(guī)范性，增強我國網絡檔案信息檢索的整體性和系統(tǒng)性，從而使利用者可以更加方便、順暢地使用網絡檔案信息檢索服務。

（三）推進我國網絡檔案信息一站式檢索平臺建設

目前網絡檔案信息檢索建設仍呈現分散化的特點，缺乏有效的聯(lián)合。利用者需要多個檔案館信息時，要同時使用多個檔案局（館）的網絡檔案信息檢索服務，會使利用者的利用效率大打折扣。網絡檔案信息一站式檢索平臺將會有效解決這個問題，讓利用者更加便捷、順暢地檢索網絡檔案信息。當前我國已經建設了中國開放檔案共享平臺，一定程度上起到了網絡檔案信息一站式檢索平臺的作用[6]。但與此同時也應該看到，中國開放檔案共享平臺建設還很不充分。一方面當前中國開放檔案共享平臺能夠檢索到的檔案信息還有很大的局限性，不能夠有效覆蓋全國的檔案信息資源；另一方面中國開放檔案共享平臺提供的檔案信息的標準尚不統(tǒng)一，來自不同檔案館的信息資源能夠提供的信息不盡相同。中國檔案信息共享平臺代表著我國網絡檔案信息一站式檢索平臺建設的階段性成果，是我國網絡檔案信息一站式檢索平臺建設的有益嘗試，為利用者利用網絡檔案信息提供了一定的便利。同時也要看到目前我國一站式檢索平臺的建設標準仍有很大欠缺，不能有效聯(lián)合各提點各省級檔案局（館）的網絡檔案信息檢索服務，需要進一步開發(fā)建設。