近時期人事檔案工作探析

李小靜

摘要：新時期，資源成為了企業之間競爭的關鍵，加強對信息的管理，能夠保證企業經營活動的穩定開展。但是現階段大部分企業沒有認識到信息技術在人事檔案管理工作中的作用，很多企業還維持著紙質化的檔案管理，企業的工作效率較低，因此必須要采取相應的對策強化信息化人事檔案管理建設，以此從根本上提高管理工作效率。

關鍵詞：新時期;人事檔案;管理工作

一、新時期人事檔案工作的時代意義

人事檔案管理工作在新時期具有十分重要的意義和價值。具體而言，主要體現在以下幾個方面：①人事檔案管理直接關系到人力資源管理的質量和水平。人力資源管理是事業單位管理的重要內容，在社會發展的新時代，人力資源管理的重要性體現在價值創造和競爭力提升的雙重性上;人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，其質量高低直接影響到人力資源管理的價值創造和競爭力提升。因此，在社會發展的新環境下，做好人事檔案管理工作才能更好地提升人力資源管理的水平，創造出無限的價值，促進組織系統競爭力的提升。②加強人事檔案管理體現了先進的管理思想和理念。先進的管理思想和理念是生命力，也是活力，是源源不斷價值創造的根源。人事檔案管理工作在一定程度上是先進的管理思想和理念的充分體現;加強人事檔案管理，才能更加充分展現出先進管理思想的無窮魅力。

二、新時期人事檔案管理的提升措施

（1）搞好宣傳轉變企業人事檔案管理理念。人事檔案不同于其他的檔案資料，是涵蓋領導、普通員工等所有人的檔案，詳細記錄職員的經歷及個人詳細信息。由此，人事檔案一般都作為企業直觀了解和應聘員工的關鍵依據。同時，人事檔案管理和企業的發展經營密切相關，企業的主要領導應該高度重視人事檔案管理工作，將其與企業的發展并駕齊驅。企業的人事管理部門應與其他部門及領導保持持續不斷的聯系，并向他們宣傳人事檔案管理的重要意義及需要配合的相關工作。同時可以通過集體培訓會及實地業務指導等方式，主動對接，做事周全可靠，提高全體員工的重視程度，盡可能地去改變檔案管理失控的狀況。

（2）創新實現企業人事檔案管理的智能化、人性化。在智能網絡普遍化的時代，檔案管理的模式更新是大趨勢。面對這次挑戰和機遇，企業務必要抓住全面革新換代的機會。將傳統的管理模式逐漸向網絡智能化管理過渡，進一步改進檔案管理手段，不斷提高檔案利用效率，強化調閱檔案的管控性，進一步提升人力資源管理部門的工效，節約人力、物力、財力，進一步降低公司花費。所以要將網絡智能化管理和人性化管理建設并駕齊驅，把人事檔案資料的案卷目錄和案卷姓名統一保存在檔案管理系統，公司領導及各部門都可以有限共享，一方面保證了保存質量，另一方面帶來了查閱的便利，為公司的快速發展提供合理的人員優化配置的有力資料支持。

（3）健全完善企業人事檔案管理制度。無規矩不成方圓，制度建設是基礎。由于人事檔案資料的形成時間不統一，來源單位較多較分散，所以要想及時完善資料整理工作，保障檔案資料的規范性，首先應建立人事檔案管理制度。以往的檔案管理更傾向于資料的整理及收集，其中有部分檔案涉及個人隱私，因此亟需相關保護隱私的人性化管理的制度建設。

（4）建立合理科學的人事檔案分類系統。依照員工工作后的時間節點，依照員工的工種，依照所從事的崗位種類來分大系統及小專業。在《干部檔案工作條例》所規定內容的基礎上進行細化，針對企業自身特點進行分類，面對幾千人的員工管理應更要注重細化，對各專業技術人員和生產人員精確到最小范圍的專業領域。分系統整理后的檔案資料更加清晰更有條理，當查閱檔案時，根據所從事的崗位種類，可以高效準確的查閱，十分清晰的查閱出員工的工作經歷和工作業績等詳細信息。

（5）增強人事檔案管理的服務意識。主動對接工作，多角度全方面考慮人事檔案管理，不斷提高服務意識。以往簡單的檔案管理模式不能發揮其應有的服務功能，檔案管理工作不僅僅停留在保存的層面，更應該注重發揮服務公司發展的功能，所以應加強人事檔案的利用率，增強檔案的二次整合服務功能，深度分析檔案資料，做出領導及員工的工作經歷變化折線圖，為公司充分發掘利用人才提供最準確最權威的數據支持，讓檔案管理服務公司全面快速發展。

（6）建立實行一體化信息管理。信息化人事檔案管理建設的過程管理需要引起企業重視，必須要保證人事資料的準確、有價值，讓信息資料能夠得到快速高效的傳遞。這就意味著，在完成了人事檔案管理信息化建設后，可以應用到多種管理工作中，包括檔案的建立、保管、查詢、傳遞等工作。比如，某國有企業為了提高企業內部的信息傳遞效率，實現一體化的信息化管理，建立了企業信息綜合管理平臺，實現了檔案的建立、接收、派發、使用、查詢等功能。

（7）提高管理人員的綜合素質。企業在建設了信息化管理平臺后也不能夠放松，現階段的信息化建設還需要人來完成最終的工作，因此在信息化建設的過程中，還要努力提高人事檔案管理工人員的專業素質和能力，強化管理人員的計算機應用能力，從而促進人事檔案管理水平得到全面的提高。比如，某企業在建立了信息化管理平臺后，還對相關人員展開全面的培訓工作，強化工作人員的計算機應用能力，提高工作人員對文字、圖像、聲音等信息的加工處理能力，滿足新時期社會對人事檔案管理工作的需求。

（8）創新企業人事檔案管理方式。在新的發展時期，企業想要強化人事檔案管理工作，還需要對人事檔案管理方式進行改革創新。例如，可以由原本基層的分散性管理轉變為企業統一性的管理，同時對企業人力資源ERP系統進行充分的開發與合理的利用，以滿足現代企業發展對人事檔案管理工作的現實需求。當前，企業人事檔案集中性管理工作的各項基礎設施基本齊備，管理制度也更加健全，相關運行機制的科學性逐漸提升，在企業內部管理中發揮了良好的作用，使企業人事檔案管理工作的數據化、信息化以及規范化水平得到了充分提升。

三、結論

新時代、新要求，人事檔案管理工作的責任重大，意義深遠，面對新環境和新標準，積極加強人事檔案管理工作具有很強的經濟和社會價值。

參考文獻：

[1]王萌萌.論人事檔案管理的重要性[J].管理，2018（11）.

[2]趙皮.如何發揮出人事檔案的功效[J].管理，2018（12）.