《出生醫學證明》檔案管理現狀及對策

張敏

《出生醫學證明》是根據《中華人民共和國母嬰保健法》的相關規定，由醫療助產機構依法出具的新生兒出生醫學信息證明，主要用于證明新生兒出生時的健康及自然情況、血緣關系、申報獲得國籍、戶籍登記、獲得入托入學、社會保險保健服務、取得公民身份號碼等方面的重要醫學憑證，是“人生第一證”。同時，《出生醫學證明》檔案是記載新生兒出生及依法依規簽發其《出生醫學證明》過程中形成的原始記錄，用于衛生部門換發及補發公民《出生醫學證明》時原始資料的查詢及提供依據，具有極高的身份證明價值及法律依據。其內容包括《出生醫學證明》管理及領發材料、《出生醫學證明》首次簽發登記表、嬰兒父母有效身份復印證件、《出生醫學證明》及相關證明材料的存根等。《出生醫學證明》檔案保存的完整性和規范性尤為重要。本文通過調查廣西河池市12家醫療助產機構《出生醫學證明》檔案的管理現狀，針對存在問題，提出相應的管理措施及對策，以期進一步提高《出生醫學證明》檔案管理質量，更好地為社會公眾服務。

一、《出生醫學證明》檔案管理的現狀

隨著社會的進步和發展，《出生醫學證明》越來越多地被社會各階層廣泛重視和使用，對《出生醫學證明》檔案納入科學化、規范化管理的要求越來越高。但是，目前《出生醫學證明》檔案缺乏規范管理仍是不少醫療助產機構普遍存在的問題。

（一）統計數據來源與方法

1.數據來源。本次調研選取河池市12家縣級以上醫療機構，按醫院等級分，三級醫院2家，占16.7%;二級醫院10家，占83.3%。按醫院類別分，綜合醫院8家，占66.6%;婦幼保健院2家，占16.7%;中醫醫院2家，占16.7%。

2.調查方法與內容。設計《河池市<出生醫學證明>檔案管理基本情況調查表》，其內容包括醫院等級、助產業務開展時間、是否建立檔案管理制度及專門的檔案室、檔案資料是否妥善保管、有無檔案專管人員、管理人員的學歷及技術職稱、是否獲得檔案管理證書、相關檔案管理知識的掌握情況、近期是否參加檔案管理培訓學習等，以調查表的形式由各醫療機構填報，所獲得的數據進行匯總及分析。

3.結果。建立專門檔案室的醫療機構占33.3%，未建立專門檔案室的醫療機構占66.7%;建立檔案管理制度的醫療機構占75%，未建立檔案管理制度的醫療機構占25%;設置專管人員的醫療機構占33.3%，未設置專管人員醫療機構占66.7%;管理人員大專以上學歷占75%，中專學歷占25%;中級以上職稱占50%，初級職稱占50%;獲得檔案管理證書占41.7%，無檔案管理證書占58.3%;掌握檔案相關管理知識占50%;近期參加檔案業務培訓學習占33.3%，未參加檔案業務培訓學習占66.7%。

（二）從統計數據結果分析存在的問題

1.對《出生醫學證明》檔案管理認識不足，重視不夠。從調研的情況看，只有33.3%的醫療機構設置專門檔案室，大部分的醫療助產機構未設置專門檔案室，沒有專門檔案專管人員。許多醫院的《出生醫學證明》檔案都是由婦產科保管，沒有納入病案室或綜合檔案室統一保管，保管的條件和查閱都不符合規范要求，都是由簽發單位根據各自情況自行保存，極容易導致《出生醫學證明》檔案資料出現發霉、丟失和損壞情況，造成不良的影響。

2.缺乏檔案管理專業人員。全市12家醫療助產機構中，只有5家醫療助產機構的檔案管理人員獲得檔案管理專業技術資格，其中4家醫療機構的檔案管理人員在最近兩年內參加過檔案業務培訓學習。多數醫療助產機構對檔案管理相關規定不熟悉，保管部門不確定，檔案保管期限不劃分不一，存儲相關信息資料的條件較差，嚴重影響檔案價值的發揮。大部分醫院尚無規范的《出生醫學證明》檔案管理系統，存在部分《出生醫學證明》的填寫不夠規范、影響了《出生醫學證明》信息的準確性。

3.缺乏必要的管理知識及規范管理。由于國家沒有出臺《出生醫學證明》檔案管理規范，加上檔案管理人員對檔案管理知識缺乏，許多醫療助產機構檔案整理要求不統一、對《出生醫學證明》檔案隨意排序，電子檔案不完整出現漏項、漏填寫或填寫項目不全，存放管理不規范或隨意保存電腦里，造成需要時難以查找，費時費力，甚至發生數據丟失現象。一些醫療機構無專業管理檔案人員，反復更換人員，造成業務不熟悉或管理移交脫節，致使每位接管者都要重新進行檔案整理和歸檔等，造成人力資源的浪費。

4.管理意識不強。個別醫療機構對《出生醫學證明》檔案管理制度落實不到位，法律意識不強，管理不規范，人員變動未及時進行交接和上報備案，甚至出現違規補辦證件的現象。

三、加強《出生醫學證明》檔案管理的對策

1.加強對《出生醫學證明》檔案管理工作的重視。各級醫療機構要提高認識，加強《出生醫學證明》檔案管理工作，進一步增強檔案工作分管領導和檔案管理人員的檔案管理意識和責任意識，建立《出生醫學證明》管理和簽發人員的責任追究制度，并將此項工作納入醫院績效考核管理體系，做好《出生醫學證明》檔案管理基礎保障;建立建全《出生醫學證明》檔案相關管理制度，加強《出生醫學證明》檔案軟硬件建設，實行專人專管，落實好《出生醫學證明》檔案的管理。各級衛計行政管理部門，應加強對《出生醫學證明》檔案的事中事后監管。應建立各醫療助產機構《出生醫學證明》檔案數據年度臺賬報送制度，定期對所轄醫療機構的《出生醫學證明》檔案管理工作開展情況進行監督檢查，發現管理漏洞的及時糾正，限期整改，并將檢查與整改結果通報受檢醫療機構。

2.積極探索規范《出生醫學證明》檔案管理。目前國家層面的《出生醫學證明》檔案管理規范尚未頒布，各醫療機構應根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關法律法規，探索制訂一套科學、系統、可行的《出生醫學證明》檔案相關管理制度，內容包括《出生醫學證明》材料歸檔的收集范圍、歸檔時間、保管期限劃分、整理要求、保管保護、檔案移交、信息利用等方面。當前，各醫療助產機構對《出生醫學證明》材料實行“專柜、專鎖、專冊、專人”管理，證章分開管理，建立《出生醫學證明》入出庫登記臺帳，規范發放程序，完善領取手續等都，為《出生醫學證明》檔案的完整提供了基礎保障，但仍需完善《出生醫學證明》檔案管理規范。

3.加強檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員素質。加強各醫療助產機構《出生醫學證明》相關工作人員和檔案工作人員，特別是工作變動的新上崗人員的培訓，提高檔案管理工作人員的業務知識，熟練地掌握《出生醫學證明》檔案的管理技能以及檔案整理工作流程，提高檔案歸檔質量。各級衛生行政管理部門、檔案行政管理部門應當在各自職責權限范圍內對各醫療助產機構《出生醫學證明》檔案管理工作進行督查和業務指導，確保檔案管理工作質量。

4.積極推進使用計算機管理《出生醫學證明》檔案。各醫療助產機構應按照相關要求建立《出生醫學證明》電子檔案，采用先進技術，運用檔案管理軟件，將原有的紙質檔案資料，通過掃描儀進行數字化處理，形成電子檔案，實現檔案管理的現代化和檔案信息化，方便檔案的查閱和利用，有效提高工作效率。同時，為防止和減少出生證檔案信息孤島問題，積極探索借助通過互聯網絡技術，實現跨地域遠程指定相關人員《出生醫學證明》檔案信息查閱，實現檔案信息資源共享和交流。更為重要的是通過檔案的數字化處理后，可有效防止檔案篡改的行為，保障檔案信息的真實、有效和安全。

四、結束語

通過對《出生醫學證明》檔案管理存在問題進行分析，對管理過程中存在的不規范問題，制定解決對策，加強對《出生醫學證明》檔案管理，設置專人專管，完善落實相關制度，提高《出生醫學證明》檔案管理質量。積極推進使用計算機管理《出生醫學證明》檔案，提高檔案工作現代化管理水平和工作效率，維護好國家、公民及社會組織合法權益，使《出生醫學證明》檔案更好地為公民服務。