中職學校檔案文化宣傳的思考

曹麗英

一、中職學校檔案文化宣傳的現狀

因檔案意識淡薄，領導重視程度不夠，很多中職學校的檔案工作停留在接收檔案、整理檔案的階段，檔案利用率較低，檔案信息資源開發嚴重不足，檔案文化宣傳尚未開展。

1.領導不夠重視，檔案文化宣傳工作心有余力不足

學校檔案文化宣傳工作不能直接產生經濟效益和社會效益，不能直接反應領導的業績，因此此項工作大多不會作為學校重點工作來抓，表現在人力、物力、資金投入較少，結果是檔案工作者有心無力。以我校為例，校領導高度重視黨建工作，黨建工作需要制作宣傳板，宣傳板肯定按質提前完工，并掛在學校顯著位置便于師生查看;而檔案工作想要制作一塊宣傳板，就因經費有限、場地有限等原因被擱淺。領導對檔案工作重視程度不夠，導致檔案管理工作中很多有意義的事情難以開展，對檔案工作者來說，宣傳檔案文化也就有心無力了。

2.“重保管、輕利用”的工作方法，嚴重制約檔案文化的宣傳

中職學校的檔案室已成為保管學校檔案資料的重要基地，其中包含豐富的檔案信息資源。“重保管”使得豐富的檔案信息資源匯集到學校檔案室，這是檔案信息資源開發利用的前提，更是宣傳檔案文化的基礎。“輕利用”未有效盤活檔案資源，大部分檔案信息資源“躺在”檔案室，沒有“動起來”“用起來”。不僅未達到檔案工作提供利用的目的，更主要是造成檔案資源浪費，沒有有效發揮檔案的價值和作用，檔案的價值未體現，檔案文化宣傳的重要性和必要性就大打折扣。

3.檔案資料的完整性欠缺，阻礙檔案文化宣傳工作的有效進行

很多中職學校的歷史比較悠久，但受檔案意識淡薄的影響，檔案工作建立的時間比較晚，導致學校發展過程中很多有價值、有意義的檔案資料沒有完整的保存下來。如某校舉辦建校60周年校慶活動，在準備學校歷史沿革資料時，發現學校檔案室中竟然連學校建校的“出生證明”都沒有，后經多方協助，最終在檔案館找到部分相關資料。此外《歷屆校領導任職一覽表》匯總工作也是非常困難，因學校檔案室中只保存了部分校領導的任免文。有些校領導有任命文，無免職文（或批準退休文）;有些校領導有免職文（或批準退休文），無任命文;還有一些校領導任免文均無。因沒有檔案資料作依據，任職期限就很難把握，最終《歷屆校領導任職一覽表》也是無法做到完整、準確。這不僅是學校校慶活動的一大遺憾，更是學校寶貴財富、珍貴記憶的遺失。檔案資料的完整性欠缺，檔案文化宣傳的基礎就不牢固，嚴重影響檔案文化宣傳的有效性。

4.檔案工作者專業性不高，檔案文化宣傳難度較大

現中職學校從事檔案工作的人員大多不是檔案專業出身，其崗位也并非專職檔案員，并非專職檔案管理工作。以隸屬于廣州市教育局的中職學校為例，13所中職學校中檔案專業出身的檔案員只有2名，并且這2名檔案員除了檔案管理工作，還要兼顧辦公室其他工作。檔案工作者專業性不高，對檔案管理重要性的認識就會有所偏差，一方面導致檔案管理工作的科學性和規范性受到影響，檔案工作質量較低，另一方面檔案工作者沒有認識到檔案文化宣傳的重要性和必要性，此項工作也未列入檔案工作計劃，更未開展進行。再次，即便是檔案專業出身的檔案工作者，也因工作任務繁重，沒有時間和精力開展檔案文化宣傳工作。

二、中職學校檔案文化宣傳的必要性

1.充分體現學校檔案的價值、作用和檔案工作的地位

學校檔案指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是社會活動的原始記錄，它可以成為查考、研究和處理問題的依據，認定法律權利、義務與責任的證據，以及政治斗爭、外交斗爭和教育人民的工具，具有強大的憑證價值;檔案是事實、知識和經驗的記錄，它的這種可靠的、廣泛的、可咨參考的特征，使它具有情報價值;檔案對現實的社會實踐活動的有用性體現了檔案的現實價值;檔案價值的時效性可以擴展到遙遠的未來，在相當長的時時間中能夠滿足社會各方面利用需要的性質體現檔案的長遠價值。檔案的作用主要表現在行政、業務、文化、法律、教育等多個方面。檔案是人類所創造的一種寶貴的精神文化財富。檔案是民族文化的集中體現，是歷史文化的積累，是歷史文化傳承的手段，是文化創新的基礎。檔案工作是學校的一項基礎性工作，檔案工作做規范、做科學、做扎實，維護了檔案資料的齊全、完整、安全，主動提供利用，大力開發檔案信息資源，才能充分發揮檔案的價值和作用，才能體現檔案工作的地位和意義。檔案文化宣傳工作是開發和宣傳檔案信息資源的體現，有利于檔案價值、作用的發揮，是檔案工作地位的充分體現。

2.有效服務于學校管理工作

檔案文化宣傳工作，在一定程度上可以理解為是對檔案、檔案工作的宣傳。檔案文化宣傳工作有效服務于學校管理工作的具體表現：首先，檔案文化宣傳工作有利于有效服務學校各項評估工作。學校開展各種綜合性評估工作，都需要以檔案資料進行佐證。檔案文化宣傳有利于師生了解學校檔案資料的基本情況，有利于在具體工作開展的過程中想到借用學校檔案室的檔案資料進行參考和憑證。通過原始性、第一手資料作為依據，有利于具體工作開展的連續性，同時也見證了相關工作的真實性，奠定了事實基礎，在見證材料中更具有說服力。因此，學校檔案管理工作是衡量學校教育教學質量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內容。其次，檔案文化宣傳工作有利于有效服務學校教育教學工作。學校教學質量評獎資料的宣傳、教研課題的宣傳、典型教案的宣傳、學校第二課堂活動資料的宣傳，有利于校領導進行學校層面的教育教學發展規劃、開展相關調研活動;有利于專業教師參考相關資料進行專業學習和業務提升，不斷提高自身的教育教學能力和智慧;有利于學生不斷融入學校這個大家庭，踴躍投入到豐富多彩的校園生活和社團活動中，得到鍛煉，得到成長。再次，檔案文化宣傳工作有利于有效服務學校宣傳工作。各類教育教學成果的宣傳、畢業生就業情況的宣傳、學校獲得的各項榮譽的宣傳，省市級優秀教師的宣傳，使社會各界了解本校的教學成績和師資力量，彰顯學校的辦學實力，在一定程度上，大大提升了學校的知名度和社會影響力。

3.激發檔案工作者的工作熱情

檔案文化宣傳工作，有利于將檔案工作者的工作重心轉移到開發檔案信息資源上來，利于檔案工作者在不斷提高檔案意識的前提下，轉變工作觀念和方式方法，有利于提高檔案工作者主動鉆研、不斷進取的積極性。同時檔案文化宣傳工作，突顯檔案的價值和作用，間接體現檔案工作的地位，有利于扭轉檔案部門一直處于“冷衙門”的狀況，大大提高檔案工作者的工作熱情。檔案工作者熱情提高了，就會激發出研究檔案工作的新思路、新方法，檔案文化宣傳的新途徑等，這樣就會形成相互促進、共同提高的良性循環。

4.提高全員檔案意識

大力宣傳檔案文化，突顯檔案價值和作用，有利于全員檔案意識的提高。一方面有利于檔案收集工作順利開展，檔案形成部門會由被動催收轉向主動移交，促進了學校檔案室檔案資料保管的齊全、完整。另一方面，檔案收集工作順利開展，節省了整個檔案工作環節的時間，檔案工作者可利用更多的時間和精力，投入到檔案信息資源開發、檔案信息化建設、檔案文化宣傳工作上來。

三、中職學校加強檔案文化宣傳的建議

1.領導重視

領導不斷提高檔案意識，加強對檔案工作的領導，重視檔案文化宣傳工作，將檔案文化宣傳工作列入議事日程，加大對檔案文化宣傳工作的支持和投入。這是檔案文化宣傳工作順利開展的前提。加大對檔案工作的宣傳力度，全方位、多角度、立體式地向全員深入宣傳檔案和檔案工作的重要性。首先，圍繞學校中心工作，有計劃、有目的地開展檔案文化宣傳，服務學校發展大局。領導有指示，下級有方法，齊心合作，上下同心，其利斷金。以我校今年60周年校慶為例，校領導高度重視，花心思制作了《建校60周年紀念畫冊》，里面包含豐富的檔案資料信息，如學校的歷史沿革、校風校貌的今夕對比照片、歷任領導任職一覽表、學校歷屆工作人員名單、辦學特色、校企合作、高效就業、國際交流、歷年獲獎（學校、教師、學生）、校友錄等。前期準備工作需要校領導、各部門及檔案室的相互協助、互相配合。各部門提出需求，檔案室協助提供檔案資料信息。在各方的密切合作下，紀念畫冊的制作圓滿完工。通過校慶活動及之后的紀念畫冊派發，有效服務了學校的整體宣傳工作，增加了學校的知名度。這種檔案文化宣傳方式，更有效宣傳了學校的檔案文化。其次，應保障檔案文化宣傳工作的經費。將檔案宣傳工作經費列入學校年度預算，經費到位，專款專用，是檔案文化宣傳工作順利開展的保障。

2.提高檔案工作者的綜合素質

檔案工作者的專業素質、綜合素質，直接影響檔案工作的質量。可以引進檔案專業高素質人才、加大對檔案工作者的專業培訓和綜合素質培訓，提高檔案工作者的素養，既具備過硬的專業知識，又具備愛崗敬業的職業道德，堅持底線，堅持原則。注重收集、開發檔案信息資源，提供多方式、多途徑的利用，有意識地進行檔案文化宣傳工作。關注國家時政、學校中心工作、學校重點推進工作，根據學校檔案室的檔案資源，發現宣傳點，確定宣傳方式，必要時可請求其他部門支持與配合，抓準時機宣傳檔案文化，提高宣傳效果。

3.多措并舉

（1）宣傳檔案法律法規

《檔案法》是我國檔案工作的根本大法，是進行我國檔案檔案法規體系建設的重要依據。因此進行檔案法律法規的宣傳工作，首先應宣傳《檔案法》。可以通過全校教職工大會或是學生集體活動宣傳《檔案法》，還可以通過印制、張貼、OA平臺對《檔案法》進行宣傳。通過宣傳檔案和檔案工作、檔案機構及其職責、檔案的利用和公布，了解法律責任，不僅有利于強化全員法律意識和檔案意識，增強全員法制觀念，更有利于實現“依法治檔”。檔案法律法規是檔案文化宣傳的重要內容，同時檔案文化宣傳工作也應在檔案法律法規規定的范圍內進行。

（2）舉辦多種檔案講座

中職學校可以針對教職工、專兼職檔案員、在校學生分別開展檔案方面的講座。針對教職工和在校學生的講座可以體現在宣傳檔案、檔案工作、檔案的作用和價值、學校檔案室檔案保管情況、檔案利用實例及效果、檔案信息資源開發利用等;針對專兼職檔案員的培訓可以重點講述檔案信息資源開發、檔案宣傳手段和宣傳內容、檔案宣傳人才隊伍建設、檔案宣傳如何圍繞中心服務大局、檔案宣傳工作創新等。有針對性的檔案講座，不僅有利于提高全員檔案意識，也是檔案文化宣傳的一種途徑。

（3）參加檔案專業培訓

學校專兼職檔案員可以積極參加省、市檔案局組織的專業性檔案培訓，不斷提高自身的理論修養、了解檔案事業發展趨勢、緊跟檔案事業發展潮流。根據培訓內容，結合學校發展現狀和檔案信息資源實際，有側重地研究檔案文化宣傳的新途徑、新方法。可借助培訓的機會，與各界同行相互溝通、交流，互相切磋、探討，借鑒好的檔案管理模式和有效的檔案文化宣傳方式方法。

（4）舉辦展覽

舉辦展覽是檔案文化宣傳最直接、最有效的方法。通過學校校門、校園新舊照片的對比，一步步了解學校的發展變遷;通過學校歷史沿革，認識學校建校至今的發展歷程;通過學校不同階段各專業的設置情況，了解學校專業發展的整個過程;通過學校開展各種綜合性評估統計，展示學校的辦學成果;通過展出學校各種技能競賽的獎牌、獎杯，展示學校的教學業績;通過實物展覽（比如歷屆畢業證）展示學校的教學發展過程;通過學校教師的科研成果，展示學校的教育教學實力。舉辦展覽的優勢在于顯而易見、通俗易懂，師生在觀看的同時，對學校的歸屬感和認同感油然而生，也是社會認知學校最快捷、最有效的途徑。

（5）編制豐富的編研材料

中職學校可以根據學校檔案室的庫存檔案情況，編制有特色、有意義的編研材料。例如，編制畢業生就業情況統計表，通過就業率體現學校畢業生的就業情況;編制學校各種技能競賽獲獎情況，增加師生的自信心和榮譽感;編制學校在校生人數，了解學校不斷發展壯大的過程;編制學校不同階段在職教師統計表（包括人數、職稱情況、學歷情況等），體現學校師資力量不斷提高;編制學校發展規劃，為校領導進行頂層規劃提供參考。編制豐富、形式多樣的編研材料，不僅是服務學校管理的需要，也是檔案文化宣傳的需要。