淺談電力施工企業檔案工作向項目建設期延伸管理的創新措施

趙勇

一、檔案管理創新實施背景

項目文件是項目檔案的前身，貫穿工程基建項目全過程。在施工企業檔案中，項目檔案占據很大的份額，是施工企業檔案資源的重要組成部分。如何齊全、完整、準確接收項目檔案，充分發揮項目檔案可利用性和可開發性，成為施工企業需要關注、解決的重要問題。

以往傳統檔案管理只是被動接收、管理項目檔案，項目部交什么檔案，企業就接收什么檔案，至于移交的項目檔案是否齊全、完整、準確，脫離企業檔案管理人員的控制范疇，從而造成項目一味追求滿足業主需求，以移交業主竣工檔案為最終目的，忽視企業對項目檔案管理的要求，人為隔斷了項目檔案與企業檔案之間的有機聯系，影響了企業館藏檔案的質量，給館藏檔案的開發和利用制造了很大的困難。另一方面項目結束后，項目部忽視歸檔資料的管理，造成項目資料的大量流失，給日后資料查詢、利用帶來了困難。

項目文件的好壞直接影響企業檔案的質量。通過一些失敗的案例，企業逐步認識到項目檔案管理的重要性，通過檔案管理創新，整合企業檔案人力、物力資源，對項目進行合理的配置。在管理和利用館藏檔案的同時，銳意進取，開拓創新，促進企業檔案管理水平在短時間內得到提升，更好地為企業的發展提供強大的基礎支撐。

二、檔案管理創新措施

（一）工程前期

1.將項目檔案管理納入項目合同管理中

項目投標階段，公司檔案介入投標文件的編寫中。項目中標后，將項目文件管理、竣工資料要求納入施工合同中，加強源頭控制，嚴把合同簽訂關。

2.開展項目開工前的檔案技術交底工作

在項目開工前，公司對項目檔案員進行檔案技術交底，統一印制文件、圖紙發放登記臺賬，規范項目文件管理流程。宣貫國家、行業檔案管理標準、規程，提出公司檔案管理要求，從項目開始規范項目檔案管理工作。

3.建立項目檔案管理體系，為項目檔案工作提供組織基礎保障

項目部成立后，建立項目部檔案室，隸屬施工管理部，作為項目文件管理的歸口部門。從項目前期，就明確項目檔案管理工作由項目總工程師負責，并成立了項目檔案領導小組和工作小組，設置了1-2名專職檔案員，持證上崗，負責施工全過程檔案管理工作。建立健全項目檔案管理網絡，為項目檔案提供了組織保障，使項目檔案管理進程取得了全方位控制。

4.完善檔案制度建設，為項目檔案提供制度保障

為確保檔案工作有序規范開展，根據項目情況，公司先后編制《項目文件管理細則》、《項目文件管理考評細則》、《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規定》等程序文件，為項目文件的齊全、完整、準確提供了制度保障。

5.加強檔案學習宣貫，提高全員檔案管理意識

項目文件數量大，項目周期短，參建人員多，給項目檔案工作帶來了難度。項目部成立初，組織項目部全體人員進行檔案知識的培訓。通過文字、圖片、視頻等多種形式展示公司檔案工作成果，列舉以往案例，使廣大員工認識到項目檔案管理的重要性。改變以往“重建輕檔”的傳統思想，檔案意識有了進一步的提高。

6.配置檔案設施，為項目檔案管理工作開展提供物質保障

項目部確保檔案室具備獨立空間， 保證檔案室保存項目文件的區域具備防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水功能。在此基礎上， 完善落實項目文件安全責任制度， 將維護項目文件實體安全工作作為項目檔案管理的一項基礎任務。通過配備專用檔案柜、溫濕度計、空調、除濕機等設備， 滿足項目文件保管工作需求， 消除實體文件安全隱患，確保項目文件安全保管。

其次，為順應信息時代檔案管理工作革新的要求，配備計算機、復印機、掃描儀、文件服務器等設備，實現項目文件的電子化管理。

（二） 施工階段

項目文件收集與施工同步性是項目檔案管理工作所面臨的一個主要問題。在公司的直接指導下，項目部在完善規章制度和程序文件的基礎上，會同各專業，即時對項目文件進行跟蹤、記錄、統計和同步性審查， 保證項目文件管理與項目施工進程同步。

1.制定《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規定》程序文件

通過制定《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規定》程序文件，確定項目文件的收集范圍、方式、時間以及項目文件的整理、組卷、裝訂、移交辦法。制定《項目文件管理細則》程序文件，細化對外發文、收文、圖紙管理流程，利用信息集成管理系統中的“收文”、“圖紙管理”、“對外發文”三模塊，實現對外發文的紙質分發和對外發文的電子登記。收文、圖紙的電子分發和登記。建立項目文件的索引，便于施工過程中的查找和利用。

2.制定《項目文件管理考評細則》程序文件

通過制定《項目文件管理考評細則》對項目檔案管理進行檢查、督促。檢查方式有兩種。第一、通過查詢信息集成管理系統中“收文”、“圖紙管理”、“對外發文”三模塊中上傳文件數量及內容，實現對項目文件管理的網絡檢查。第二、通過深入項目部，對項目文件管理實行實地檢查。

3.實行檔案信息月報制

每月5日前，要求各項目部將上月各項目施工進度、項目文件管理情況、參與的主要施工生產活動、竣工資料編制情況等信息以及需要協調問題以月報的形式匯總到公司。便于公司對項目檔案管理實現全程掌控，并及時解決項目存在問題。

4.集中、分類管理項目文件、保證項目文件安全

針對項目文件因人員流動、文件存儲地點、方式的改變等因素造成大量流失的現狀，以及項目文件經常返工的現象，公司在各項目部配置文件服務器，作為項目文件的存儲空間。要求各項目部將掃描的和可編輯的電子版文件按來源、類別和專業存儲在文件服務器上，集中存放，分類管理、設置權限。這樣就可杜絕因人為或設備原因造成的項目文件丟失現象，同時在項目文件需修改的情況下，及時提供原始的可編輯電子文件，縮短項目文件的修改時間。而且配置文件服務器還便于項目文件在局域網和互聯網的查詢和利用。文件服務器具備備份功能，保證項目文件的存儲安全。

5.加快項目文件的編制速度，保證項目文件的形成質量

公司采購了《筑業云資料管理軟件》，提供項目部使用，加快項目文件的編制速度，保證項目文件的形成質量。 筑業云資料管理軟件是按照國家、行業、各省市規范標準，同時考慮到施工中的實際情況，將工程中涉及到的資料表格：A類工程準備階段文件，B類監理資料，C類施工資料，D類竣工圖，E工程竣工文件等，一一制作了模板，并填寫了范例，以方便廣大的工程技術人員使用和參考借鑒。

6.實行項目文件按單位工程收集

按DL/T241《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》標準，竣工資料以單位工程為單位進行組卷。在施工過程中，公司要求項目部在項目文件的收集方式上同樣采用以單位工程為單位進行收集。公司編制土建、安裝《竣工資料目錄》，發放給項目部，項目部根據本項目的實際情況，對《竣工資料目錄》進行識別，形成本項目的《竣工資料目錄》，作為施工過程中項目文件收集的依據。通過此方法，可根據施工進度，對照《竣工資料目錄》，查漏補缺，實現項目文件收集與施工同步。每月5日之前，項目部編制《單位工程資料完成情況一覽表》報送至公司，公司對其進行匯總，提出好的方面，指出不足之處，全面掌控項目文件收集情況。

7.加強對項目檔案人員業務培訓，提高檔案人員自身素質和工作能力

公司通過每年的檔案集中培訓班，邀請中電協、檔案局等資深檔案專家對項目檔案人員進行標準、規范的宣貫，指出項目檔案管理的通病及解決方法。通過優秀項目部代表介紹本項目的先進管理理念，拓展項目檔案員的視角。項目檔案員借集中培訓契機，共同探討，獻計獻策，完善項目檔案管理方式，提高項目檔案管理水平。

另外公司要求項目檔案人員改被動收發的傳統工作方式，為主動提供服務的工作態度。不僅要求熟練掌握檔案管理專業知識、操作技能，還要不斷擴展學習視野，努力學習電力建設施工所涉及到的其他專業基礎理論知識，尤其是信息化文件管理工具的使用，做到電力建設行業整體流程步驟了然于心，有利于項目檔案員了解項目文件內容，提高項目檔案員自身素養，培養出項目檔案工作亟需的復合型人才。

8.建立全員參與的項目檔案管理體系

要求項目檔案員拋棄傳統的“閉門造車”的工作方式，積極“走出去”，加強與業主方、監理方、總包方的聯系，了解他們對項目檔案管理的要求，取得他們對項目檔案管理工作的支持，保證項目檔案的質量。同時加強與項目部各部門和協作單位的合作，起到上傳下達，承前啟后的作用。積極參與到項目管理工作中去，落實“四參加”制度。一是參加與工程管理相關會議及質量檢查， 這有助于幫助檔案管理人員了解現場施工整體進度， 從而制定項目檔案控制節點目標， 做到全程關注、超前管理， 同時也能夠加強檔案員與項目部領導的溝通， 讓領導了解檔案管理工作情況及出現的問題， 做到及時發現問題解決問題;二是參加重要設備、儀器開箱活動， 檔案員在開箱工作中參與設備檔案驗收工作， 并及時填寫開箱驗收單進行登記造冊;三是參加項目建設竣工驗收工作， 在驗收工作中發揮檔案員的職權， 對項目檔案的完整性、真實性、準確性、系統性進行把關， 確保項目檔案竣工移交工作順利進行; 四是參加項目科研成果的審定， 項目生產過程中所有的科研課題材料都是項目知識成果的重要組成部分， 檔案員可以從知識管理的角度更好的對其進行開發利用， 做好項目檔案編研等開發利用工作。

加強項目部其他部門管控項目文件的職責。項目文件管控工作并不僅是檔案室的責任，同時也與其他部門密切相關。項目文件格式的規范性屬于檔案室的職責范圍， 而文件內容的規范性由不同業務部門負責。這就使得不同的文件類型有著不同的責任主體， 例如材料、設備文件的控制主體為物資管理部門，施工記錄的控制主體為施工管理部門各專業和專業公司。因此， 要想實現項目文檔的全過程控制， 僅僅依靠檔案員的努力還遠遠不夠， 項目部其他部門工作人員要接受全員參與、全員管理的文件管理理念， 予以積極的協調與配合。

9.加強施工過程資料的管理

針對公司出現的工程決算糾紛，項目施工過程資料管理顯得尤為重要。為進一步增強證據意識，防范風險，規范施工過程資料收集、整理、移交、保管、利用、銷毀工作，公司制定《施工過程資料管理辦法》程序文件。除需移交業主和公司的竣工檔案外，其余在施工過程中產生的，由檔案室收發的項目文件原件、圖紙以及收發臺賬必須移交公司，作為資料保管。作為經濟糾紛的憑證。待項目所有債權債務處理完畢，即可銷毀。

（三） 竣工驗收

1.提前介入項目竣工檔案編制、移交工作

項目竣工前，公司深入項目部，對竣工檔案編制工作進行交底，會同業主、

監理對竣工檔案模板進行會審，確定竣工檔案的格式及內容，并推廣執行。公司要求項目部制定竣工檔案編制計劃。將單位工程竣工檔案的初步組卷時間、完成時間、責任人一一落實，責任到人，建立竣工檔案編制、移交獎懲機制，促進竣工檔案編制、組卷速度。

2.做好竣工檔案的審查、跟蹤工作

竣工檔案的審查工作包括技術審查和檔案審查。 技術審查應對竣工資料的完整性、準確性、有效性進行審查， 由專業技術人員負責。審查應符合下列要求： （1） 按工程管理程序、施工程序審查施工文件形成的完整性;（2） 依據現場施工實際情況審查施工記錄內容的真實、可靠程度;（3） 依據國家、電力行業現行標準、規范審查施工文件的用表、施工文件的質量和有效性進行審查。檔案審查應對竣工檔案的齊全、完整、成套、系統整理、歸檔文件的質量和有效性進行審查， 由檔案員負責。審查應符合下列要求： （1） 參照歸檔范圍審查移交竣工檔案的齊全、完整、成套及歸檔文件質量情況;（2） 按系統整理要求審查竣工檔案分類的科學性， 組卷、排列的合理性， 編目的規范性等;（3） 按文件的質量和編制要求審查文件形成、編制等質量情況。竣工檔案組卷完成后，項目部必須進行檔案和技術自檢，自檢通過后填寫《竣工檔案案卷質量審查簽證》，交監理和業主審查。審查過程中填寫《各專業綜合文件卷及單位工程卷竣工資料組卷情況跟蹤表》，對竣工資料完成流程做一標記。

3.抓好竣工檔案數字轉化和錄入關

對于項目檔案的竣工移交工作來說， 除了需要將項目建設過程中形成紙質版檔案原件向業主和公司移交，還需將紙質檔案數字化同步上傳到業主和公司要求的檔案管理系統中。從硬件保證方面，公司配備專業的檔案掃描設備，用以保證A3、A4幅面紙質檔案的數字化需求。其次，在數字化工作階段，充分利用項目部人員協助完成數量巨大的掃描工作，提高檔案數字化的工作效率。在完成基礎檔案數字化掃描工作后，還需要按照相關的標準要求對掃描后的電子格式檔案開展檢查工作，一是要保證數字化檔案的內容和數量與紙質檔案一一對應，確保檔案數字化工作的完整性。二是掃描后的電子文件需保證格式的統一性，紙質檔案全文掃描的文件一般以PDF圖像文件為通用格式，掃描范圍包括案卷中的文件、圖紙等在內的所有文檔， PDF文件需采用200dpi 分辨率掃描; 照片檔案掃描格式應為JPEG圖像文件， 采用100dpi，24位色深分辨率掃描， 以大于80dpi的圖像質量保存。在實際工作中，具體掃描格式也可根據業主單位的要求確定。三是需要對完成掃描后的檔案進行編目工作， 以案卷為單位通過數字形式進行編號，并同步錄入到業主、公司檔案管理系統中。業主和公司的分類號有差別。業主是以“8大類-基本建設（自身建設）”進行編目的;而公司是以“6大類-產品（工程）”進行編目的。保管期限也不同，要區別對待。

三、檔案管理創新取得的效果和影響

2018年，公司對庫存檔案進行梳理，將長年積壓的項目竣工資料進行整理、編目、編檔，上架。將案卷目錄輸入信息集成管理系統科技檔案管理庫中，建立目錄檢索。共完成6個項目竣工資料的整理、編檔、上架工作;為防止項目竣工資料的積壓，公司還編制了項目檔案移交公司規定。對移交公司項目檔案的范圍、技術要求及歸檔紙質文件和電子版文件份數等做了詳細的規定，要求項目部在移交竣工資料后，及時進行整理、編檔、上架工作，同時在信息集成管理系統歸檔平臺中建立項目竣工檔案案卷目錄和卷內目錄，對重大項目，逐條掛接電子版，建立全文索引。共完成6個項目竣工檔案的整理、編檔、上架工作，其中1個項目實現了項目檔案的全文索引。這樣有利于公司檔案的保管和利用。

公司館藏檔案在項目建設和生產過程中為實際工作提供參考和借鑒。經合理、有效的開發利用，為公司的經濟糾紛提供憑據 （2018年全年共調閱檔案419次， 給5個項目的經濟糾紛提供憑據）; 與此同時，館藏檔案也為項目創優活動提供有力的支撐， 成為公司自身知識資源的重要組成部分， 為公司類似項目的建設提供可借鑒的有效經驗， 推動公司整體管理水平的提高。

經培訓和實踐，各項目部涌現出大量復合型檔案管理人員。他們不僅能夠熟練掌握自身專業知識和操作技能，還對電建施工其他專業有所了解，能夠勝任項目檔案管理工作。