微信公眾號在基層業務檔案利用中的應用策略

李偉旭

當前，基層業務部門的檔案工作已成為基層業務部門服務公眾的窗口。基層業務部門應用微信公眾號開展檔案利用服務，能夠有效融合微信公眾服務渠道，充分發揮基層業務檔案的信息指導作用，優化基層業務檔案信息服務模式，展樹高效務實政府基層部門形象，成為基層業務工作的強大助力。

一、微信公眾號在基層業務檔案利用中的應用分析

微信公眾號因其成本低廉，傳播迅速，應用靈活，貼近民眾等特點，成為檔案利用的發展趨勢，在國內外各級檔案局（館）已有成熟應用。

（一）微信公眾號信息傳播優勢

1.成本低廉，可持續性強

微信公眾平臺的開設、維護、更新等所需的資金成本低廉，幾乎為零成本。開設后能夠持續進行信息推送或用戶服務，可長期多次使用，并且隨著用戶人數逐步增加，其影響力也逐步擴大。

2.精準定位，溝通靈活多樣

通過掃描二維碼關注公眾號的用戶，已經過初步的信息篩選，其興趣點和利用需求與公眾號主題相符，同時微信公眾平臺可對用戶進行分組，這將為信息推送圈定高精準度的用戶群體。微信公眾平臺在圖片、文字、視頻的基礎上，增加了語音傳播，在單一對外發送的基礎上，還存在強大的與用戶交流互動功能，用戶除了接收信息外，還可以使用聊天功能輸入文字、圖片、視頻及語音信息，有利于公眾號管理方接收用戶反饋和需求，并隨之調整信息推送內容及策略。

3.高效推送，多次方輻射傳播

微信公眾號通過一對多的傳播，直接將消息推送到手機，迅速完成100%的達到率，在符合用戶興趣點或需求點的情況下，消息的收看度也非常高。用戶隨時可以通過微信的“朋友圈”或轉載、轉發及“@”等功能來將內容分享給好友，無形中便將更多感興趣的用戶加入到關注群體中來。這將使具有相同興趣點的用戶不斷自主自動增加，用戶群的增長就像滾雪球一樣的呈現多次方輻射狀態。

4.貼近民眾，順應用戶習慣

智能手機和微信軟件的普及是微信傳播的硬性基礎，移動互聯網將微信的傳播優勢最大化，微信用戶群以前所未有的速度迅速增長，人們對手機媒體的依賴程度也越來越高。隨著當前生活節奏加快，微信公眾號的碎片化消息推送，符合當前用戶利用碎片化時間隨時隨地閱讀的習慣。

（二）微信公眾號檔案利用現狀分析

根據檔案學習網（www.wdjj.cn）截止到2017年8月的統計數據，已開通微信公眾號的國家和省級檔案局（館）19個，市級檔案局（館）65個，區縣級檔案局（館）38個，高校相關檔案館25個，其他（城建、學會、雜志及個人等）檔案微信公眾號27個，各類公眾號共計173個。從以上數據可以看出，微信公眾號在各級檔案局（館）中的應用已成為發展趨勢，但目前基層業務部門應用微信公眾號開展檔案利用服務仍為空白。

二、微信公眾號在基層業務檔案利用中的應用策略

（一）轉變觀念，開拓長期可持續服務陣地

基層業務部門認清形勢，轉變觀念和作風，充分利用微信公眾號的傳播優勢，明確微信公眾號在檔案利用工作中的重要作用，以微信公眾平臺的應用和推廣為主要努力方向，是優化工作方式的重要舉措。這需要結合已開通微信公眾號的檔案局（館）的成功作法，檔案主管部門從基層業務科室的實際出發，帶頭轉變觀念，與時俱進，對在微信公眾號上開展檔案利用服務提出要求，形成套路，做出示范，并在基層業務科室中予以廣泛推廣指導應用。同時基層業務科室也要積極探索微信公眾號檔案利用的工作模式，不斷創新工作方法，采取有效措施，豐富形式內容，提高基層業務檔案信息應用價值，開拓長期可持續地檔案信息服務陣地。

（二）頂層設計，集約高效設立微信公眾號

基層業務科室開設微信公眾號要以集約化、精簡化為原則，一個部門原則上只開設一個賬號，或根據實際需求幾個部門聯合開設同一賬號，盡量做到“一號多用”。此舉主要目的是確保開設的微信公眾號能夠保持經常更新，內容充實，能夠長期維護開辦下去，避免因一事一號后疏于維護或內容匱乏，從而產生“僵尸帳號”或“空殼賬號”。相關主管部門要具有統籌管理，頂層設計的管理意識，將已開設的微信公眾號登記在冊，對需要新增公眾號的部門或單位予以審核。對于短期的、暫時性的檔案利用需求，以合并到現有帳號為主。

（三）規范管理，深挖檔案編研信息價值

按照“誰開設、誰應用、誰負責”的原則，由開設部門負責微信公眾號的日常管理、維護、更新，在檔案的搜集、整理、歸檔、編研、發布、利用等環節，要建立完善的管理機制，樹立責任意識，層層把關，嚴格審核，確保基層業務科室對外利用檔案信息客觀穩妥、剔除敏感信息，并嚴格遵守《檔案法》《政府信息公開條例》、保密制度等規定，在政策范圍內實現檔案信息廣泛共享。基層業務包括法制、民生、節能、環保、公眾服務等多個方面，既有滿足廣大受眾對基本知識普遍知曉的共性需求，又有面向不同受眾群體自身內在的獨立需求。基層業務科室要明確微信公眾號的功能和定位，從用戶較為集中的興趣點出發，對利用率高的檔案信息資源進行高精度編研提煉，深入挖掘信息指導價值，形成受眾喜聞樂見或常用實用的高質量對外發布信息，讓用戶產生信息依賴，培養閱讀習慣。

（四）協同聯動，提高檔案利用服務效率

以簡化工作程序和便于開展工作為主要原則，統籌整合現有資源，并根據業務部門的實際需求，予以合理分配。對于發布檔案信息涉及多個部門的，可由部門聯動，在多個帳號中同時分別發布;對于重要的更新推送信息，可提前溝通協商，在其它相關帳號中轉載，從而擴大檔案信息服務范圍和提升宣傳影響力，營造整體聯動、集體發聲、互補呼應的基層業務檔案微信公眾號矩陣體系。各基層業務微信公眾號主辦部門要按照業務對口或屬地管理原則，接受相關主管部門的業務統籌指導和宏觀管理。

（五）無“微”不至，擴展特定的檔案用戶群

基層業務部門開設微信公眾號后，要通過向公眾公布微信號或是二維碼來添加用戶。微信號或二維碼可公布在日常各級上傳下達的文件或對外公告中，由文件接收部門及有關人員按要求添加;也可以把線上和線下結合起來，通過開展形勢多樣和內容豐富的主題活動來吸引更多的受眾，如通過線下有獎掃描二維碼或填加微信公眾號等方式吸收初始用戶，通過線上有獎問答、競賽活動等不斷吸引新增用戶，積極營造用戶的參與感和融入性，不斷增強微信公眾號的凝聚力。通過以上途徑添加的用戶主要為基層業務相關人群或對檔案利用感興趣的潛在人群，而他們正是基層業務檔案利用的定向人群。

（六）分類鎖定，增強檔案利用的精準度

在基層業務檔案信息的推送服務中，要把握針對性和適用性兩個原則。目前微信公眾號已具備分組推送功能，基層業務部門可根據行業、專業等各種因素對用戶群進行分組分類，在發送消息時，發送對象可選擇全部用戶或按分組選擇，從而將信息推送給特定組別。在未分組的情況下，也可以選擇特定地域、年齡、性別等因素分類發送。基層業務部門可根據不同層次、類別的用戶，推送具有較高針對性和適用性的信息。這一強大功能成為實現基層業務部門精準化信息服務的有利條件。如面向上下級職責部門推送文件信息，面向普通受眾推送政策、知識等普及信息;面向業務群體推送專業性信息等。基層業務部門同時要保持與用戶的互動，采集歸納用戶的興趣、需求點，不斷調整信息服務手段和策略，進行針對性地信息編研和推送。從而提高基層業務檔案利用工作的精準性和適用性。

始于需求，忠于內容，止于用心。對于基層業務部門來說，準確把握基層業務檔案利用工作規律，根據用戶需求精耕細作傳播內容，通過長期經營，逐步積累，打造出優質高效可持續的檔案信息服務平臺。此項工作舉措，既是在當前新媒體環境下的低成本高效能的明智選擇，也是基層業務部門展樹高效務實政府形象的良好契機，為基層業務檔案利用拓展出新型便民服務渠道。