“互聯網+”時代背景下中學文書檔案管理工作探析

摘 要：在科技的引領下，信息技術獲得前所未有的發展機會，“互聯網+”時代勢不可擋，信息技術的優勢體現在各行各業。立足檔案體系，文書檔案是不可或缺的內容，其在中學發展建設中占據重要地位，強化了對學校發展歷程的真實記錄。為此，要發揮“互聯網+”時代的優勢，重視研究中學文書檔案管理工作實踐，分析其存在的不足，構建解決策略，有效提高中學文書檔案管理水平，更好服務于學校的發展建設。

關鍵詞：“互聯網+”;中學;文書檔案;管理

前言

文書檔案是學校檔案重要構成，事關學校教育與教學。目前，信息技術的優勢被廣泛認可，中學文書檔案管理工作也積極引入。面對 “互聯網+”時代，中學文書檔案管理工作要積極探索發展全新的發展模式與發展方向，強化管理效率的提升，為學校事業的穩定與健康發展奠定堅實的基礎。

一、“互聯網+”時代背景下中學文書檔案的現實價值

1.文書檔案查詢與調取功能更加突出

針對中學時期的文書檔案，其作用主要體現在信息的查詢以及研究領域。中學文書檔案與學校發展具有同步性，學校的發展與進步是檔案豐富的根本原因。進入信息時代，學校發展迅速，檔案資料的規模不斷增大，涉獵范圍更廣。為了更好發揮文件資料的價值，需要以文書檔案為手段，進行快捷高效的查詢與調取。

基于此，文書檔案對于學校發展具有重要作用，在信息調取與查詢方面的功能更加突出。

2.文書檔案原始憑證記錄功能備受關注

對于學校文書檔案而言，結合檔案管理規定，需要向檔案管理機構進行移交，實現集中統一管理的目的，目的是為其原始憑證作用的發揮提供保障，促進文書檔案管理向著規范化與制度化的方向發展。隨著新教改的推進，中學資料規模擴大，同時，逐年遞增成為趨勢。因此，在改革進程中，需要借助資料進行呈現與記錄，以便全面記載學校在新時期的發展動態，實現對學校不同階段變化的客觀呈現。也就是說，文書檔案更顯見證性的作用，真實性與可靠性是其突出特征。

3.文書檔案促進學校事業持續可持續發展

在“互聯網+”時代，中學呈現較快的發展趨勢，尤其是在育人、管理以及科研方面都獲得成果，進步較大，更多內容都記錄在文書檔案中，更好發揮檔案回顧歷史、記錄當下以及指導未來的作用，為學校適應信息社會提供重要參考作用， 促使學校的發展能夠保持與時代同步性，合理進行規劃，為可持續發展提供更具價值的信息支撐。

二、“互聯網+”時代背景下中學文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏對文書檔案管理的深刻認識，制約工作有序開展

對于文書檔案而言，很多中學師生對其認識不到位，甚至比較陌生，將其簡單地界定為對文件資料的歸納與存檔， 對文書檔案管理工作認識不到位，存在片面性，尤其忽視系統性要求，對其完整性價值體會不深，整體認識缺乏科學性。在很多中學，檔案管理工作未實現與學校管理的同步性，與學校管理工作相脫節，導致學校管理層冷面對待文書檔案管理工作，簡單地認為其很難在較短的時間內為學校創造經濟收益。這種認識直接影響對文書檔案的投入，整體工作缺乏嚴謹性。基于此，誘發更多不良反應與問題，集中體現在管理人員工作積極性不高、信息技術應用水平不高、人員晉升機會有限等。這些不良問題勢必阻礙“互聯網+”時代背景下文書檔案管理平臺建設工作，制約整個工作的優化與完善，不利于工作質量以及效率的提升。

2.文書檔案利用率不高，信息資料價值尚未得到有效發揮

在很多中學，檔案管理機構仍延續使用傳統的檔案管理模式，檔案資料更多被嚴密保存，與外界業務交流互動較少，重藏輕用的思想根深蒂固，很難有效發揮文書檔案的作用，檔案價值尚未得到有效的體現。立足“互聯網+”時代，文書檔案管理人員創新思維嚴重不足，簡單地認為信息化的作用就是增強服務的便捷性，忽視文書檔案管理與信息技術的深度結合，制約文書檔案利用率的提升，無法發揮文書檔案的真正價值。為此，依托 “互聯網+”環境，檔案管理人員要重視信息平臺的構建，有效發揮其先進作用，以便為使用者提供更具高效性與便捷性的信息服務。

3.文書檔案管理人員專業能力有限，綜合素質有待提升

鑒于對文書檔案管理工作的忽視，在滯后的思維理念的影響下，中學文書檔案管理工作在人才建設上凸顯不足，尤其缺乏更多高學歷、專業化的檔案管理人才，很難引進更多集檔案業務與網絡信息應用技術于一體的綜合性人才。具體講，當前中學很多檔案管理人員來自于行政人員，有些身兼多職，專業知識不足，工作熱情不高漲，無法準確預估文書檔案管理未來發展方向，很難實現對工作的動態調整。另外，在中學文書檔案管理工作實踐中，經費嚴重不足，無法支撐從業人員進行專業的培訓與教育，制約其知識與能力的提升。基于以上因素，文書檔案管理人員很難獲取較高的專業技能，經驗嚴重不足，尤其是互聯網思維嚴重缺乏。基于信息社會，文書檔案管理與先進的網絡技術的結合毋庸置疑，更顯數據化、信息化與共享化發展方向，而從業者也面臨新的標準，一旦不能跟上發展節奏，忽視能力的提升以及觀念的更新，勢必與新時代的文書檔案管理工作不相適應。

三、“互聯網+”時代背景下如何促進中學文書檔案管理工作的順利開展

1.積極轉變思維，增強文書檔案管理工作的認同感

對于中學文書檔案，有效發揮見證性與記錄性的作用，實現對其發展歷程、教學理念以及文化類型的多面呈現。依托文書檔案，促使廣大師生能夠對學校形成較強的認同感。為此，文書檔案管理工作要將宣傳工作落到實處，應用多種宣傳手段，增強高層對其工作的認同，以便給予價值上的肯定。同時，落實文書檔案管理工作的組織與管理，構建開放性與共享性合作觀念，加快領導結構與協調機制的構建，尤其重視文書檔案信息資料建設，重視統籌與協調，為文書檔案信息資源共享平臺建設創造條件，加強數據庫優化，拓展網絡工程建設，促使中學各個部門之間開放性文書檔案信息的高效利用。

2.加快文書檔案信息化建設，提升檔案資料的規范化與標準化水平

立足當前中學文書檔案，紙質資料仍占據主體地位，信息加工處理模式較為滯后，因此，要加快文書檔案信息化與數字化建設，緊跟網絡化發展步伐，構建高水平文書檔案信息數據庫，以“互聯網+” 為時代背景，強化中學文書檔案信息化建設水平的全面提升，構建開發利用的針對性策略。具體來講，就是為了加快傳統載體資料數字化進程，中學要發揮傳統載體圖像文字識別技術的作用，結合自動著錄、標錄技術，切實提高文書檔案中傳統載體資料數字化建設速度與效率。對于檔案管理機構，要將數字化與資源共享作為目標與方向，實現規范化與標準化發展，構建專業能力強、素質過硬的檔案管理團隊，依托完善設置，實現對文書檔案類型的合理劃分，發揮統籌作用，全面提升全過程的規范化，與信息化相結合，以便充分挖掘文書檔案中的價值，切實提升文書檔案資源利用效率。

3.提升文書檔案管理人員專業能力與綜合素質，強化對新時代管理工作的適應

在“互聯網+”時代，文書檔案管理工作的有序推進離不開高素質的管理團隊。鑒于文書檔案自身的專業性，管理人員面臨更高標準，素質與能力必須達到較高水準。具體講，專業的文書檔案管理人員是信息化建設的關鍵，有效發揮連接性的作用。因此，要結合新形勢，千方百計提升文書檔案管理人員專業水平，同時，將信息技術應用作為主要工作來抓。基于此，中學要重視文書檔案管理人員培訓教育工作，增強計劃性與組織性，促使管理人員能夠掌握檔案管理領域的專業知識。另外，要引導管理人員構建新媒體觀念，以便有效提升其進行多媒介管理的能力，擴大檔案資源應用范疇，充分發揮網站、微信公眾號等作用，有效擴大文書檔案的影響力。除此之外，要重視新知識、新技能的宣傳，營造良好的學習氛圍，貫徹邊學邊用基本原則，以便發揮理論指導實踐的作用，全面提升管理人員業務能力與綜合素質。

四、結束語

綜上所述，立足“互聯網+”時代，中學文書檔案管理工作進入新的發展時期，其規范化、系統化與信息化水平成為衡量中學管理的重要依據。因此，作為新階段的中學，要重視轉變思維，正視文書檔案管理的價值，構建完善的信息數據庫，依托高素質的管理人員，全面提升檔案資源利用效率，促使中學文書檔案管理工作在“互聯網+”時代實現質的飛躍。

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作者簡介：鄧美英（1974-），女，大專文憑，單位：河源市河源中學，檔案館員。