檔案管理工作與基層單位記憶控制關系研究

摘 要：在現代環境下，檔案的重要性在不斷提升，可謂是已經達到和建構社會記憶的同一高度，檔案與社會記憶之間的關系也因此而變得越發的緊密，而基層單位作為現代社會發展的重要構成，檔案管理工作與基層單位記憶控制之間的關系又是怎樣的呢？本文也是對這一問題進行了分析，希望以此來更好地探討基層單位檔案管理與基層單位記憶控制之間的關系，從而促進基層單位檔案管理工作的有序實施。

關鍵詞：檔案管理;基層單位;記憶控制;關系

檔案記憶是一種全新的檔案學科理念，是在社會記憶屬性下衍生出來的一個概念，檔案記憶在很大程度上為基層單位記憶控制與發展提供了全新的視角。基層單位檔案管理就是對單位生產運行、教學研發、經驗與管理等活動過程中所形成的各種形式和載體的歷史記錄進行保存與利用，并且越來越受到重視。而檔案從本質上來說就是人類有意識控制的拼爭信息，從價值工具這一點來分析的話，其與基層單位控制之間也具有一定的邏輯關系。尤其是在20世紀90年代之后，世界記憶工程在不斷推進，社會上存在越來越多的檔案信息需要進行管理，越來越多的人投身于檔案“記憶”研究之中，為了更好地對其進行分析，筆者進行了如下研究：

一、檔案管理工作與基層單位記憶控制的關系

記憶控制也可以稱之為經驗控制，屬于一種應用較為廣泛的控制方式，具體而言就是將由隨機控制而得到的結果用于下一次控制指導之中。在記憶控制過程中，其最為重要的就是經驗的可靠性、必然性以及真實性。記憶本就屬于一種抽象的東西，所以需要借助于一種實物來對其進行固化，也正是因為這一特征決定了檔案就是將其進行固化最為有效的載體，也是記憶控制最為有效的手段。基層單位要想有效發展其記憶，將過去、現在以及將來的記憶進行固化，自然需要構建出專屬于自己的檔案，這也能夠很好地體現出檔案管理工作與基層單位記憶控制之間十分緊密的關系，而為了更好地對其進行概述，筆者進行了如下分析：

1.基層單位記憶控制是檔案管理工作存在的根源

基層單位之所以要構建出專屬于自身的檔案信息，其主要的目的還是因為檔案自身的價值，即檔案憑證以及信息參考價值。檔案本身就能成為基層單位經濟發展與決策的指導，也能成為競爭者對簿公堂的重要手段，亦或者是與人交談以及分享的寶貴經驗，所以檔案管理工作現在為人所重視的外在原因。從內在原因進行分析的話，基層單位檔案管理工作的實施，關鍵還是因為基層單位對于記憶控制的要求需要其構建出相應的檔案管理工作。基層單位展開檔案管理工作，就能以單位主流意識以及需求作為導向，通過將基層單位檔案信息展示與提供出來，就能形成符合單位主流意識形態以及占據主導地位的單位記憶，從而有效控制單位員工意識與思維，讓基層單位內部形成良好的單位秩序以及文化，促進基層單位得以良好發展與提升。由此可見，記憶控制的存在也是檔案管理工作存在的根源，也是因為基層單位具有記憶控制這一內在要求，才會出現基層單位檔案管理工作。基層單位在發展過程中，自然會形成較多的文件資料，而這些資料本身就很好地體現出了單位的發展以及存在，所以在單位發展到一定程度的時候，單位管理人員自然會意識到單位記憶需要進行有效控制，因為這樣才能將其有效的應用于今后發展與指導之中，這也進一步體現出檔案管理工作與基層單位記憶控制之間的關系。

2.檔案管理工作是基層單位記憶控制最佳方式

檔案管理工作與基層單位記憶控制之間的關系，還表現為檔案管理工作是基層單位記憶控制最佳方式這一點上。要說什么才能讓基層單位后來工作人員近距離感受到企業的整個發展歷程，單位檔案管理可謂是較為有效的手段，畢竟記憶之門只有參與過的人才能打開，而且因具備了一定的主觀因素而無法進行客觀評價，而檔案卻能將單位整個發展榮辱史直觀的呈現出來，所以說基層單位檔案管理工作才是有效控制基層單位記憶的最佳手段，也是延續記憶的最佳方式。基層單位在發展過程中也是需要被銘記的，若是忘記過去就好比是背叛，而檔案管理工作就是為了能夠更好地銘記過去、展望將來，所以從這一點來分析的話，檔案管理工作是基層單位記憶控制最佳方式，這也是兩者之間關系的體現。

二、研究檔案管理工作與基層單位記憶控制關系的意義

為更好地把握檔案管理工作與基層單位記憶控制之間的關系，研究兩者之間關系有如下之意義：

1.能夠更好地明確檔案管理的重要性

從記憶這一角度來對檔案管理工作進行分析，就能讓基層單位管理者和員工對檔案功能、屬性、價值等多方面形成良好的認識，對基層單位檔案管理工作的重要性形成良好的把握，同時了解要使用哪一種方式以及原則來進行檔案管理，畢竟基層單位檔案管理工作本就與其發展具有較為緊密的關系。為此，基層單位管理人員一定要意識到檔案管理的重要性，站在歷史以及文化的角度來尋求檔案管理發展。

2.能夠激發單位員工對于檔案的關注熱情

現如今，檔案界早已意識到檔案管理工作對于保護人類共同記憶，以及對于民族、個人身份起到的作用性認識，同時也明確了檔案管理工作在社會記憶保存上的價值。首先，檔案管理工作人員在記憶控制中的重要性是毋庸置疑的，其能夠很好地控制社會記憶，成為直接的主導者。在這種現狀下，基層單位工作員工對于檔案的關注熱情自然也就無法提升，在這個時候單位工作人員就可以結合實際來對檔案管理工作進行監督與質疑，從而促進單位記憶控制質量，為之后單位管理工作發展奠定良好的基礎與保障。

3.能夠促進檔案管理工作與單位文化的友好互動

對檔案管理工作與基層單位記憶控制關系形成良好的把握，就能逐漸意識到基層單位檔案管理在記憶控制中的重要性，這對于有效推進檔案管理工作與單位文化的友好互動也有著良好的效果。

三、記憶控制下基層單位檔案管理工作措施

在上述分析中，我們主要是檔案管理工作與單位記憶控制之間的關系以及研究兩者之間關系的意義進行了分析，而為了能夠將其意義更好地發揮出來，筆者也就記憶控制下基層單位管理工作措施提出了如下建議：

1.重視檔案收集工作，構建完善的單位組織記憶

基層單位組織記憶可謂是單位所有工作人員對于本單位發展的一個認同表現，也是企業檔案管理過程中較為重要的一點，所以在管理過程中相關人員一定要使用有效的措施來繼續傳承基層單位記憶，而這就需要檔案管理作為載體。為此，基層單位在發展過程中，一定要意識到檔案管理工作的重要性，對單位內部檔案信息進行全面且系統化的收集與整理，這樣才能確保基層單位檔案內容的完整性以及檔案空間上的連續性。在對基層單位檔案信息進行收集的時候，為了能夠有效實現對單位有價值信息內容的收集與整理，在檔案管理過程中最好是從多方面、度角度來進行收集，積極鼓勵相關人員也參與到其中，這樣才能構建出較為完整的單位組織記憶，從而實現有效基層單位記憶控制。

2.科學且合理的鑒定基層單位檔案信息

在社會不斷發展過程中，信息技術也在檔案管理中得到了較為廣泛的使用，現代檔案管理信息在這一過程中不斷增加，處在這種環境之下，基層單位要想有效實現記憶控制，一定要做好單位檔案信息鑒定工作，這樣才能將其價值有效的發揮出來。針對這一點，在進行單位檔案鑒定的時候，一定要和基層單位整體發展戰略相一致，這樣才能有效提升基層單位管理工作質量，讓基層單位得以良好發展與提升，從而真正實現有效的檔案管理。除此之外，在鑒定過程中最好是將其與單位文化有效結合在一起，這樣才能更好地促進單位得以發展，同時積極借助于新型技術來進行基層單位檔案信息鑒定，這樣不僅能夠有效突破傳統檔案管理工作方式，還能幫助相關人員工作意識得以提升。

3.做好基層單位檔案分類整理

基層單位要加強對單位檔案的分類整理，以此來實現有序的循序漸進，同時讓收集組織記憶的人來進行全面且規范性的分類與整理，這樣就能有效確保檔案管理數據的真實性以及科學性，從而有利于學生的整理以及分類，最終真正有效發揮出檔案管理工作與基層單位記憶控制關系之間的意義。為此，基層單位在發展過程中一定要意識到檔案分類與管理的價值，結合實際進行合理分類。

4.做好檔案信息開發與利用，充分發揮企業檔案集體記憶作用

基層單位記憶控制過程中，還需要做好檔案信息開發與利用，這樣能夠充分發揮企業檔案集體記憶作用，從而有效提高單位員工認同感以及效益性。基層單位在發展與經營過程中，最好是結合單位檔案價值來體現出集體記憶，同時在企業具體內容管理的時候，一定要結合實際來進行有效整合，亦或者是借助于相關技術來進行詳細的分析，從而真正有效提升基層單位檔案管理工作質量。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作與基層單位記憶控制之間的關系本就十分的緊密，檔案管理本就是基層單位重要構成，同時也是控制基層單位記憶最佳的方式，能夠讓基層單位更好地完善檔案管理工作，同時形成良好的單位文化與記憶，讓基層單位得以更為良好的發展。為此，基層單位在發展過程中，一定要意識到檔案管理工作與基層單位記憶控制之間的關系，結合實際來進行合理的檔案管理，同時有效落實基層單位記憶控制工作。

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作者簡介：劉媛（1980-），女，漢族，江蘇省泰州人，南京理工大學泰州科技學院，檔案管理，館員，從事民辦高校（獨立學院）檔案管理研究。