淺議檔案管理中的問題與對(duì)策

李進(jìn)衛(wèi)

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門的領(lǐng)導(dǎo)已認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。不僅在硬件的配置上而且在軟件的提升上都給予了充分的重視，同時(shí)對(duì)資源和專業(yè)人才的配備都給予了相對(duì)的傾斜。當(dāng)今社會(huì)電腦、打印機(jī)、掃描儀、專業(yè)管理軟件、多功能保管柜（架）以及監(jiān)控設(shè)備等基本能正常配備，為檔案管理的新常態(tài)提供了保障。在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向電子信息化管理轉(zhuǎn)換過程中，一些人不能與時(shí)俱進(jìn)改變認(rèn)識(shí)，認(rèn)為紙質(zhì)儲(chǔ)存才是檔案，電腦儲(chǔ)存失去了檔案的原始意義。這給檔案管理工作的改進(jìn)創(chuàng)造了必要的條件。要對(duì)檔案管理進(jìn)行改革就要對(duì)檔案管理作出正確的認(rèn)識(shí)。

一、當(dāng)前檔案管理存在的問題

（1）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理不重要，只要有人管就行，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費(fèi)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)它缺乏應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致檔案管理工作落后。

（2）檔案管理的信息化管理滯后。隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在我國(guó)各領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用，然而，我國(guó)部分單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒有將信息技術(shù)充分融入到管理工作中去，檔案管理的信息化跟不上時(shí)代步伐，導(dǎo)致單位一些工作難以保持同步，極大削弱了單位管理工作的反饋機(jī)制，并且還造成了檔案管理高成本，非常不利于當(dāng)前檔案管理工作的順利開展。

（3）檔案管理人員專業(yè)水平相對(duì)較低。我國(guó)單位大部分檔案管理人員在檔案管理方面都是比較有經(jīng)驗(yàn)的，使單位檔案管理工作能得到順利開展，對(duì)單位的發(fā)展起到一定促進(jìn)作用，但有小部分檔案管理人員不是專業(yè)出身，他們的專業(yè)文化水平相對(duì)比較低，缺乏相關(guān)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。因此單位檔案管理人員的水平參差不齊。因此相關(guān)單位面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。

二、針對(duì)以上幾點(diǎn)問題，我認(rèn)為加強(qiáng)檔案管理可以采取以下對(duì)策

（1）建立健全檔案管理制度。由于單位檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，工作量較大，為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來(lái)，建立相對(duì)完善的檔案管理制度，增強(qiáng)管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性，對(duì)單位文件進(jìn)行編制歸檔，對(duì)單位檔案管理做到有案可循，盡最大可能發(fā)揮檔案管理作用。

（2）在檔案管理中實(shí)施檔案一體化管理。由于單位檔案管理工作的開展通常會(huì)涉及到多個(gè)部門，為確保所有檔案的完整性，單位管理人員必須加強(qiáng)檔案管理一體化，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。在檔案管理工作中，人才、資金、技術(shù)、培訓(xùn)等多方面的投入必不可少，沒有專業(yè)性人才，信息化工作就無(wú)從談起。而缺少資金的保障，就無(wú)法采購(gòu)新設(shè)備、新技術(shù)。因此加強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)，實(shí)施檔案一體化是檔案管理工作的重要保障。如果沒有培訓(xùn)保障，檔案人員就不能更好地接受新知識(shí)、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導(dǎo)，調(diào)動(dòng)人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵(lì)機(jī)制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級(jí)單位和部門，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養(yǎng)，檔案存儲(chǔ)場(chǎng)地和管理設(shè)備的配置等。

（3）加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度。單位必須加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度，用低成本方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的具體運(yùn)行，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完美融合到事業(yè)單位檔案管理中，促進(jìn)我國(guó)單位檔案管理工作的順利開展，為單位的全面發(fā)展打好基礎(chǔ)。建立完善的檔案信息化管理體系是開展檔案管理各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。一是要建立完善的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系。對(duì)檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)要求進(jìn)行明確的規(guī)定，以保障檔案信息化管理能夠有方向性的指導(dǎo)和必要的約束。二是要建立完善的開發(fā)利用體系。對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)及信息咨詢服務(wù)等一系列流程進(jìn)行有效規(guī)范，開發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具。三是要建立規(guī)范運(yùn)作的制度保障體系。要確保工作規(guī)范有序開展，提高信息化管理的技術(shù)水平，從而在有效實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。

（4）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的改變，檔案管理工作越來(lái)越趨于科技化管理模式，管理模式的轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理人員的自身素質(zhì)水平提出了更高的要求。相關(guān)單位必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，他們必須具備專業(yè)文化知識(shí)、科技化管理手段以及正確的癥狀傾向。同時(shí)還必須加強(qiáng)與其他各部門之間的溝通，了解每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，隨時(shí)根據(jù)工作進(jìn)度來(lái)調(diào)整工作流程。單位的檔案管理人員是單位檔案管理工作的重要組成部分。因此，他們必須不斷提高自身專業(yè)水平，努力順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能真正促進(jìn)我國(guó)單位的發(fā)展。

綜之，檔案管理工作至關(guān)重要，因此單位須將檔案管理納入工作重點(diǎn)內(nèi)容。每個(gè)人都要對(duì)檔案工作加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，提高檔案宣傳意識(shí)，建立相對(duì)完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入工作重點(diǎn)、注意檔案管理工作，及時(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，多對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，實(shí)施檔案管理一體化，加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的力度，從而達(dá)到提高單位檔案管理工作的有效性，從而提高工作效率。