檔案數字化業務外包規范化管理探析

孟慶閩子

摘 要：隨著電子信息技術的發展，檔案管理也朝著數字化的方向發展。在檔案管理、檔案調動和檔案查閱上，電子檔案有著紙質檔案所無法比擬的優勢。因此，紙質檔案數字化成為了檔案管理的新趨勢。紙質檔案在我國時間悠久，檔案種類繁多，這也給紙質檔案數字化工作帶來了嚴重的負擔。為了減輕工作人員的負擔，不少檔案管理部門選擇將檔案數字化業務外包到專業的檔案轉化公司，由專業的公司完成檔案轉化工作。然而，在轉化的過程中存在諸多不規范因素，這些因素也成為了影響檔案安全和轉化質量的關鍵。為了保證檔案轉化的安全性、規范外包行為，本文就檔案數字化業務外包規范化管理的注意事項進行分析。

關鍵詞：檔案;數字化;業務外包;規范化管理

如今，隨著檔案管理流程的優化，檔案數字化管理已然是大勢所趨。不論是事業單位還是人力資源市場都有專門負責檔案管理的部門。由于檔案管理部門的人力資源有限，并且將紙質檔案轉化為數字檔案需要較強的專業性，因此，為了優化檔案管理行業的管理，檔案外包成為了越來越多檔案管理部門的選擇。然而，檔案不同于普通文獻資料，檔案對保密性的要求很高，檔案泄密將會完成嚴重的不良后果。在檔案數字化業務外包過程中，保證檔案的絕密性和安全性是基礎。

一、檔案數字化外包業務

1.檔案數字化外包定義、內涵和外延

檔案數字化可分為狹義和廣義兩種。狹義的檔案數字化是指通過一定的技術手段將存儲在傳統載體上的、以模擬形態存在的檔案信息轉化為以數字形態存在的、計算機可以識別處理的信息的加工過程。廣義的檔案數字化，是在狹義的基礎上對信息進行存儲、組織、檢索、維護的過程。

從定義中可以看出，檔案數字化外包業務包涵了具體的檔案數字化過程和檔案管理數字化兩個層面。在實際操作中，服務業務外延不斷拓展，檔案數字化的外包業務從基礎的檔案整理服務、檔案數字化服務，延伸到了檔案數字化以后的管理服務、檔案管理咨詢、檔案開發利用等各個層面。

2.檔案數字化外包技術的必要性

隨著檔案管理行業的發展，在未來，紙質檔案勢必會被電子檔案所代替。越來越多的檔案管理部門開始著手將紙質檔案轉化為電子檔案，這也就是檔案數字化過程。為了維持檔案室的正常運行，為了讓珍貴的紙質資料得到永久保存，檔案電子化刻不容緩。使用電子檔案能夠最大限度的降低檔案管理過程中的人力浪費，同時免除了紙質檔案被自然因素損壞的風險。將檔案數字化交付給專業的檔案轉化公司進行處理，能夠在保證速度的同時，保證質量，節省檔案管理人員的工作負擔。

3.檔案數字化業務外包公司有著獨特的優勢

不同于檔案管理部門，檔案數字化外包公司是在當前特定的歷史時期下，成立的專門負責檔案數字化業務的機構，其專業性和效率不言而喻。外包公司具備專業的采集設備，在檔案數字化處理上有專業的工作人員負責，工作流程進行協調，正是憑借著各方面的優勢，檔案外包業務開始在全國范圍內火爆。

4. 檔案數字化外包業務的繁瑣性、多樣性

由于檔案數字化外包業務范圍拓展，催生了檔案數字化外包業務的多樣性，從而使外包服務企業對于人力資源管理、團隊專業性、基礎設備需求、國家法律法規和當地規章、標準、客戶的需求，對檔案服務過程的監督、管理能力等方面都在不斷提升。

二、檔案數字化業務外包的弊端

1.檔案管理人員電子管理水平下降

電子檔案管理水平下降主要表現為習慣了紙質檔案管理流程的工作人員不適應電子檔案的管理模式。對電子檔案管理系統缺乏了解。許多檔案管理人員并沒有真正參與到檔案數字化轉化的業務中，因此工作人員對電子化的檔案容易存在排斥心理。在專業技術上，工作人員并沒有在第一時間掌握檔案管理的核心技術，對于電子檔案管理系統的漏洞不能及時的發展和解決，電子檔案系統的安全性完全依賴于檔案外包公司，這種長期的信息依賴關系不利于我國檔案管理的持續發展。

2.檔案安全存在隱患

我國的檔案都是有專門的負責人進行管理，在檔案借閱和運輸上都有嚴格的標準。將檔案外包給檔案轉化公司加大了檔案信息泄露的風險。尤其是意義重大的核心檔案，一旦在外包公司手中發生資料丟失或檔案買賣將會嚴重危害個人、企業乃至國家安全。檔案外包公司的工作人員并不固定。不同于事業單位，檔案管理都是有專業的工作人員負責，工作人員的職業操守和責任意識毋庸置疑。紙質檔案存在著易于損壞的風險，因此在轉換過程中務必小心謹慎，稍有不慎就會造成紙質原件的損壞。現在信息技術的發達增加了檔案信息泄露的風險。在檔案轉換途中，外包公司復印、拍照、保留備份等行為不易察覺?，F代信息技術加大了外包工作工作人員作案的概率。

3.溝通環節存在信息傳遞困難

由于行業不同，在專業認知上存在差異。具體表現為檔案管理人員不了解外包公司的業務流程和檔案處理方式，在具體要求的提出上，并不能提出有針對性的意見。換言之，檔案管理人員和外包公司之間的信息對接不夠完善。在業務范圍上，檔案公司對檔案轉化的要求和格式并不熟悉，而檔案管理人員不熟悉外包公司的工作模式和工作內容。雙方在檔案協商和管理上存在溝通的誤差，這就導致檔案轉化工作完成后，外包公司的工作成果不符合檔案管理部門的要求。

4.電子檔案格式缺乏統一

不同的檔案外包公司有著不同的管理制度和工作模式，在文檔格式和系統的設計上或多或少存在一定的差異。這種差異就會導致電子檔案在傳輸過程中產生錯誤。電子文檔不同于紙質檔案，其順利傳輸和使用有賴于正確的格式和查閱軟件。因此，保證電子檔案的文件格式全國一致是基礎。在電子檔案管理系統上，不同的外包公司制定的管理系統內容不一，這就增加了電子檔案管理的難度。只有使用統一的電子檔案管理系統才能保證數字化檔案的安全性。在后期投入使用的過程中也能夠降低檔案系統維護的成本，提高電子檔案的安全性。

三、檔案數字化業務外包規范化管理的策略

1.國家立法規范檔案外包行為

檔案外包公司的興起源于檔案業務發展的需要。國家在肯定這種外包公司存在的同時，也應當立法保護這種行為。對于檔案外包過程中出現的意外事故進行法律的規定，通過完善的法律法規讓檔案外包工作真正實現規范化、高效化。檔案安全小到個人大到國家，在事關國家安全和人民幸福的重要項目上，不論是政府還是企業高層都應當引起重視。針對國家發布的電子檔案管理辦法，下級機關應當立刻行動起來，規范檔案外包行為。嚴肅整頓檔案外包行業就是在促進檔案行業的正常發展。

2.規范檔案外包公司

對市場上現存的檔案外包公司進行資質審核，政府有關部門應當成立專門的審核小組，制定全面的考核標準，從公司資質、工作人員資質、人員聘用制度等多個方面考察外包公司的業務能力和法律意識。取締不規范、法治不健全的公司。鼓勵規范檔案外包公司進入市場。于此同時，加強檔案外包公司的管理，成立檔案外包公司必須經過國家有關部門的批準，同時必須經過定期考察，對其資質進行審核。檔案外包公司也應當加強行業之間的信息交流，制定統一的行業規范。在檔案轉化的參數上統一化。在檔案管理系統上與相關部門進行溝通，研發出政府滿意、人民滿意的電子檔案管理系統。在未來，努力將檔案外包行業納入檔案管理系統。

3.外包工作專人監督

外包公司的檔案轉化工作應當接受專人監督。在檔案管理上仍然有該檔案的負責人進行管理。并嚴格記錄檔案借閱和使用人的個人信息、借閱時間、歸還日期。檔案借閱應當精細化管理。在紙質檔案數字化過程中，檔案管理行業應當派遣專業人員全程參與。這一舉動既能夠監督檔案轉化的行為，同時檔案管理人員也能夠熟悉檔案管理系統開發和運行的整個流程，為電子檔案管理系統的順利投入運行提供技術保障。有效的監督是保證檔案數字化工作安全合法的有效途徑。

4.規范檔案外包制度

在檔案數字化外包時，檔案管理方和外包公司方應當簽訂協議，保證雙方的正當權益，規范檔案外包行為。就檔案外包公司而言，應當遵守行業規范和道德操守，履行保護檔案秘密的義務。在檔案數字化轉化過程中，保證規范合法，及時滿足檔案管理部門的正當需求。就檔案管理部門而言，應當積極配合檔案外包公司的工作，向檔案外包公司提出自己的合理需求。

5.嚴格檔案外包公司的用人考核制度

保護檔案安全的主體是個人，因此，加強檔案外包公司工作人員的管理是第一步。只有完善用人考核制度，對工作人員嚴格管理，強化法制教育才能讓檔案數字化工作真正實現安全高效。定期對工作人員進行法律宣傳和法律教育，在人才選拔過程中，將工作人員的品格納入考核標準。對于危害檔案安全的行為交由司法部門嚴懲，對于自身過錯造成紙質檔案原件損壞的嚴肅處理。加強檔案行業工作人員的法治教育，讓業內人員知法、懂法、守法。

四、結束語

檔案數字化是時代的需要，是大勢所趨。要不斷規范檔案外包公司的工作流程，加強法治建設，提高員工法律意識，讓檔案數字化外包工作真正規范化、科學化。在我國，紙質檔案數字化處理和檔案數字化建設還有很長一段路要走，在這一過程中，需要檔案外包公司的參與和幫助。

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