企業檔案防震減災機制研究

陳晶　鄧穎

摘 要：企業檔案作為企業知識資產和信息資源的重要組成部分，是企業發展的歷史基礎。面對地震災害的頻繁發生，如何結合企業發展實際，建立科學的應對機制保障檔案安全，是企業檔案應急管理亟待解決的問題。本文以汶川地震中某石油銷售企業檔案搶救及災后重建為基礎，對企業檔案防震減災機制進行系統梳理，探討其發展現狀和存在的問題，并提出建設性的意見和建議。

關鍵詞：企業檔案;檔案管理;防震減災;機制研究;汶川地震

地震是一種破壞力極強的災害。自2008年“5.12”汶川8.0級強烈地震后，我國境內5級以上地震309次，7級以上6次。地震一旦發生，檔案極易因其孤本性而遭受不可挽回的損失。在現有對地震的認知條件下，為了最大限度降低地震給檔案安全造成的破壞，保護檔案的原始狀態，企業需要未雨綢繆，不斷總結經驗，制定行之有效的防震減災機制。

一、概述

企業檔案防震減災機制是企業檔案應急管理體系中一個重要的組成部分。它不僅直接關系到檔案自身的安全，更體現了企業檔案管理的綜合水平。

1.主要內容

（1）檔案信息的容災備份體系。建立檔案、檔案信息管理系統以及電子數據的備份體系，是抵御突發性自然災害破壞，保證檔案安全的一項重要措施，主要包括對重要檔案及電子文件實行異地備份和異質備份。

（2）庫房及設備具有抗震能力。檔案庫房是檔案的載體，是防范地震災害的第一道屏障。檔案庫房建筑直接影響著檔案安全。同時，檔案庫房先進的抗震設備與性能優異的檔案裝具，也能有效減少地震對檔案所造成的二次傷害。

（3）日常預防與監管。在日常工作中對檔案進行分級鑒定以及分類放置，有利于重要檔案在地震后迅速優先轉移。定期檢查檔案，對已經有破損或有破損趨勢的，提前做好修復，防患于未然。

2.特點

（1）容災備份具有雙重選擇性。企業的異地備份，既可以選擇不在同區域的企業上級檔案部門進行備份，也可以選擇將重要檔案移交至當地檔案館進行統一保管。本著屬地保管和方便利用查詢的原則，大部分企業選擇后者進行實體備份。而對于規模較大的企業來說，異質備份既可以進行數字化處理，也可以將數字化成果同時遷移到企業檔案管理系統，從而實現電子化備份。在信息共享的時代，電子化檔案備份查詢方便的優勢日益凸顯。

（2）庫房設置具有特殊性。受主客觀因素的影響，大部分企業的檔案室規模較小，沒有修建單獨的檔案樓，而是與其他辦公部門共享辦公大樓。因此，檔案庫房與辦公大樓整體的抗震要求相一致，并沒有單獨進行加固。這其中，還有部分企業的辦公樓為租賃性質，即檔案庫房面臨定期搬遷和在已規劃的辦公區域進行布置的問題，使得庫房的選址和設施設備安排具有局限性。

（3）網格化管理模式。一般來說，企業檔案防震減災機制對人員范圍進行了規定，不僅檔案部門對檔案安全負有直接責任，相關部門也負有間接協助責任;不僅責任落實到部門，還細化到崗位和人員，保證了地震時，既有頂層設計的垂直指導，又有相關部門和人員的及時到位、相互協作，體現了管理的精細化和主動化。

二、現狀分析

汶川地震后，檔案的防震減災工作開始逐漸受到重視。以處于地震帶的某石油銷售企業為例，在災后重建的10年里，檔案防震減災整體水平得到明顯提升，主要體現在：

1.建立較為完善的容災備份體系。部分受損的重要檔案經整理后，交由當地檔案館進行統一保管，提高了檔案保管的條件。同時，加大異質備份的力度，以企業檔案管理系統為載體，實現檔案的異質備份，降低檔案受損風險。

2.加大對檔案室硬件的投入力度。將以前“無關緊要”的檔案室從平房轉移到具有抗震能力的辦公大樓里，并對檔案室的水、電、氣系統進行改造，避免次生災害的發生。同時，將原有老式的檔案裝具更換為抗擠壓、抗撞擊性能的先進裝具，保證檔案存儲安全。但同時，仍暴露出一些問題：

（1）備份系統管理還需進一步提高。一方面，企業內部沒有明確符合要求的檔案臨時存放地點。一旦發生地震，可能因確定轉移地點或轉移路線等問題而延誤時間，也可能因所選擇的臨時放置地點的條件限制導致檔案受潮發霉。另一方面，企業檔案數字化率還較低，甚至無法達到70%的基本要求。

（2）檔案室的選址還不夠科學。由于檔案工作無法直接產生經濟效益，因此在多數企業的整體規劃中，仍處于不被重視的地位。一些檔案室位于辦公樓的地下位置或沒有隔離的大樓底層，導致檔案長期受潮嚴重;一些檔案室處于辦公樓相對閉塞的區域，對檔案的轉移增加了難度。

（3）聯動機制形同虛設。盡管企業在防震減災機制中明確了相關的責任部門和責任人，但是在缺乏實戰演練經驗和檔案保護搶救的專業化培訓下，聯動機制基本是紙上談兵，對檔案的臨時轉移流程、檔案災后整理和搶救等工作不夠熟悉。

三、建議與意見

1.重視檔案室建筑的選址工作。近年來，從2008年汶川地震，到2010年玉樹地震，再到2014年魯甸地震可以看出，嚴重的地震災害損失和人員傷亡都主要源于發震斷層的同震地表破裂、近斷層的強地面運動和地基失效引起的建（構）筑物倒塌。因此，避讓活動斷層是有效減輕可能遭遇的地震災害損失的一項重要措施。美國加利福尼亞州1972年頒布了《地震斷層劃定法案》，其中明確規定活動斷層兩側需各避讓15米。因此，處于地震帶的企業檔案室建筑在選址上應符合15米的最小避讓距離。而盡管大部分企業的檔案室建筑目前都符合抗震設防的一般要求，但是對處在地震帶的企業檔案室建筑，在修建前還需要征求當地地震局，細化防震的具體標準。不僅如此，企業檔案管理人員也應參與到檔案室建筑的建設中。根據《檔案館建筑設計規范》，從防止火災或水災等次生災害對檔案的影響出發，對檔案室消防、承重、軌道預埋、樓層等方面提出專業性意見，并根據檔案室現有館藏情況和企業檔案未來發展狀況，評估檔案室建設規模，進而提出檔案室庫房的面積要求。

2.選用符合抗震要求的檔案設備和裝具。檔案室的“八防”要求，不僅可以保持檔案在正常情況下的自然狀態，更能在地震災害來臨時第一時間保護檔案安全。因此，在檔案室按照要求配備必要的“八防”設備，并做好滅火器、除濕器等器械和檔案室水、電、氣系統的定期檢查，就顯得尤為重要。而檔案裝具作為檔案保護的最后一道防線，需要從抗震靈活性出發進行選擇。常見的檔案裝具包括五節柜、密集架、鐵皮柜、開放架4種。從抗震性來看，五節柜、密集架最好，而鐵皮柜、開放架則相對較差。大部分的企業在檔案裝具布置時，常常因為檔案過多，但庫房規模較小的矛盾，而將檔案裝具排列太滿，甚至只能一人側身穿過。過于密集的檔案裝具既不利于檔案的日常保管和利用，也可能會在強烈地震中因連環坍塌變形而導致檔案無法及時搶救。因此，在檔案裝具之間應保持一定的空隙距離，留出緩沖空間也是必要的。同時，對于特殊載體檔案（如磁盤、光盤、磁帶等），需配備防磁防潮柜進行單獨放置，減少地震對載體的擠壓。

3.加快建立并完善檔案異地異質備份。在實體檔案的異地備份上，要選擇檔案異地備份地點。對處于強震區的檔案室，應將特別珍貴的檔案備份或寄存于弱震區的檔案室。除此之外，要明確檔案臨時存放地點。一旦檔案室發生墻體破壞，就需要立即將檔案進行轉移。所選擇的臨時存放地點，要防止地震次生災害對檔案的危害，尤其要預防水患淹毀檔案。同時，從檔案室到臨時存放地點的路線選擇、交通車輛的配備、臨時保管人員的確定，以及檔案在轉移和臨時保管時可能存在的載體和信息安全方面的隱患，都需要提前做好研究。在電子檔案的異質備份上，要制定數字化的中長遠規劃方案，并做好定期考核和監督。目前，光盤刻錄以其標準化的格式尺寸、兼容性的設備、快速的存儲速度等優勢，逐漸成為小型規模備份的最佳選擇。在不受電磁干擾的情況下，光盤刻錄的保存期還可以超過50年。對于系統性的異質備份，在有條件的情況下可以通過外包等多種方式進行數字化工作。不斷提高的企業檔案數字化率和數字化質量，才能真正確保檔案信息的安全。

4.完善執行聯動機制。馬克思在《關于費爾巴哈的提綱》中說，“人的本質不是單個人所固有的抽象物，在其現實性上，它是一切關系的總和?！睂τ谄髽I來說，檔案防震減災機制不是某個人、某個部門自己的事情，而是需要通過多方努力，才能共同交織成一道密集且牢固的保護網絡從而保證檔案安全。對外，企業需要與當地地震局、檔案局等相關部門長期保持密切的聯系，了解地震的相關信息，提前做好預防，將地震對企業檔案的傷害盡可能降到最低;強化檔案相關技能的學習，鼓勵企業檔案人員走出去，學習最新的檔案管理知識，尤其是檔案的震前預防和震后搶救與修復。對內，企業要配備AB崗，使檔案工作能夠在兩人或兩人以上無縫交接，確保檔案管理能夠持續順利開展。同時，要定期開展應急演練，在實踐中掌握檔案應急管理中的各個細節，提高實戰能力，并以實際經驗不斷完善相關理論，共同促進企業檔案防震減災機制更好地發展。

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作者簡介：陳晶（1986-），女，漢族，碩士研究生，中級經濟師，現就職于中國石油四川銷售分公司;鄧穎（1983-），女，漢族，本科，初級經濟師。現就職于中國石油四川銷售岷江分公司。