簡述如何提高事業單位檔案規范化水平

李思源

摘 要：隨著經濟體制改革的深入，信息化建設步伐的加快，事業單位的檔案管理面臨著巨大挑戰。如何管理事業單位的檔案，提升檔案規范化水平，成為當前急需解決的問題。本文首先分析了事業單位檔案規范化管理的重要性，然后分析了檔案管理的原則和存在的問題，最后探討了提高檔案規范化水平的方法，以供借鑒。

關鍵詞：事業單位;檔案;規范化

在事業單位的規范化管理中，檔案管理是一項重要組成，是指對事業單位事務、人員檔案的收集、整合，從而提高單位的管理水平。從當前來看，我國事業單位的檔案管理尚存在不足之處，如何促進檔案規范化建設，是事業單位迫切解決的難題。筆者認為，在進行檔案規范化建設時，要從多個方面著手，結合單位情況科學、合理的規劃，進而提升檔案規范化水平，促進事業單位發展。

一、事業單位檔案規范化的重要性

所謂規范化管理，是指通過構建可行性、完善性的管理體系，并將其運用管理實踐中，重點是完善體系的構建。檔案管理是事業單位的基礎業務，也是單位管理質量和水平的主要表現。因此，加強對檔案的規范化管理具有重要意義，表現為：

1.為日常管理提供資料。檔案管理作為事業單位的關鍵內容，也是單位領導掌握的信息內容，規范化的檔案管理，能夠為單位各項工作提供參考。通過對數據、信息的整合、分析，全方位的了解單位員工的情況，然后按照相關方式分配人力資源，提高管理效率。

2.搞好管理隊伍建設。管理隊伍是事業單位的基礎，也是單位管理工作開展的核心，打造一支復合型、素質高的隊伍，是事業單位的發展重點。開展規范化的管理，不但能夠提高單位的管理水平，還能通過對管理隊伍的分析，做好員工的晉升、獎罰工作，促使其發揮主觀能動性，進一步提高工作質量。

二、事業單位檔案管理的原則

1.靈活性和規范性相結合。事業單位的檔案管理，必須按照國家要求和標準執行，體現檔案管理的統一化、規范化，確保檔案管理工作順利開展。但是在具體管理中，不能批量化、規模化的管理，應具體問題具體分析，基于相關問題，科學選用工作模式，設置不同的部門和環節。同時，結合單位自身的特點，建立檔案管理機制，細化管理內容和流程，促使檔案管理制度更加符合自身需求。

2.重視制度制定、執行的實效性。檔案管理工作的主要任務是，根據自身情況，探索并制定現代化的管理制度，該制度是否適應自身發展，是否能夠激發員工的工作熱情，提高工作主動性，關鍵在于相關制度執行的實效性。因此，在開展檔案管理工作時，應將重點放在制度的制定和執行上，并在日常工作中不斷完善和改進，使其更加科學和規范。

3.權益性和職責性相結合。檔案管理工作中，必須明確各崗位的職責和權限，制定工作計劃和目標，適時進行檢查。同時，還要保護工作人員的權益。因為若員工權益得不到保障，就會影響到他們的工作熱情，甚至影響單位的運營和發展。所以，在制定檔案管理制度時，要將工作職責和權益放在同等的位置。

4.動態和靜態相結合。當檔案管理制度形成或人事變動后，會在一定時間內保持穩定。但是，隨著事業單位的發展，制度也要隨之做出改變，便于更好的順應單位發展。基于此，需要確保檔案管理動靜結合，并于單位各部門協同工作。在日常管理中，還要不斷學習先進的技術和知識，結合實際工作完善現有制度。

三、事業單位檔案管理存在的問題

1.缺乏對檔案管理的重視。當前，很多事業單位并未認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理的存在旨在提高單位的運行效率，由于該工作性質特殊，短時間內不能為單位帶來效益，而且耗資大，投入物力、人力多，因此多數單位為了節約成本，常忽視檔案管理工作。另一方面，很多事業單位認為檔案管理工作只是對文字資料的儲存，工作繁瑣，也不是事業單位的核心工作，因此多帶著消極的態度工作，導致檔案資料泄露。上述問題的出現，都和事業單位不重視檔案管理工作有著直接的關系。

2.檔案管理基礎工作薄弱。在開展檔案管理工作時，大多數事業單位都存在基礎工作薄弱的問題，主要表現為：（1）缺乏完善的檔案管理制度和先進的管理方式，不利于管理工作的開展。（2）僅重視檔案的收集，忽視分類整理。檔案收集整理的目的是方便查閱，但是在實際工作中并未形成查閱體系，影響檔案利用率，降低檢索效率。（3）未開展檔案鑒定和保密工作，沒有履行相應手續，擅自銷毀應該繼續保存的檔案資料。

3.檔案管理人員專業素質低。現階段，事業單位檔案管理人員素質不同，給檔案管理工作帶來嚴重影響。這里所說的素質，主要包括兩個方面：一方面是管理人員專業技能、工作能力的高低;另一方面是管理人員對待自身工作的態度。檔案管理看似簡單，實則專業性強、工作量大，當前的管理人員要么身兼數職，要么不具備檔案管理知識。在分類檔案資料時，僅憑生活經驗劃分，沒有任何的依據，導致檔案歸類錯誤，無法真實的反映檔案內容。此外，很多檔案管理人員不了解檔案管理的重要意義，對該工作毫無責任感。

四、提高事業單位檔案規范化水平的方法

1.提高對檔案規范化的重視度。首先，向單位員工介紹檔案規范化的重要性。領導發揮模范帶頭作用，重視上級單位的指導，端正工作態度，這對于提升檔案整理的規范化水平而言意義重大。其次，加大檔案規范化管理的宣傳力度，通過宣傳法規、制度等內容，提高工作人員對檔案管理的重視度。利用各界的力量，維護檔案管理，提升規范化水平。最后，由于檔案規范化管理工作特殊，無法在短時間內為單位帶來利潤，因此，管理者必須放眼未來，加大經費、人力的投入，完善基礎設施的建設，優化管理流程，提升管理水平。

2.完善基礎工作

第一，完善檔案管理制度。為了提高事業單位的檔案管理效率，必須結合自身情況，制定科學、規范的管理制度。實踐中，對相關細節做出明確的規定，比如電子設備、檔案用紙、歸檔方法等。同時，保證格式規范，明確工作職責和管理的目標，根據目標設定安排工作，避免人心渙散。建立長效的考核機制，提高工作人員的責任感。

第二，做好檔案歸檔。檔案管理工作復雜，需要進行系列工作，其中檔案分類是一項重要工作。實際工作中，按照檔案的先后順序、內容，對檔案進行分類，便于查詢、提取和使用檔案。為保證歸檔質量，預防檔案資料丟失，事業單位應建立相應的規章制度，從而明確檔案的歸檔、調取流程，減少歸檔問題的出現。

第三，加強檔案保密工作。檔案規范化管理過程中，應強調檔案管理的安全性。由于檔案具有可復制的特征，為預防檔案資料外傳，必須做好檔案的保密工作。首先，按照國家的相關要求和標準，建造專門的檔案室，區分檔案人員辦公室、檔案存放庫房。為了預防偷盜現象的出現，需要加固檔案室的門窗。其次，安排專人開關檔案室，禁止無關人員進入。最后，做好涉密檔案資料的保管，采用合適措施預防檔案泄露。因為重要的檔案一旦泄露，就會危害國家利益和安全。此外，保證檔案的存放時間，嚴格控制存放室的溫濕度，以及歸還、借閱流程。

3.加強管理人員的職業道德建設。管理人員是事業單位檔案規范化管理的主要人員，此工作是否順利、規范，取決于管理人員的素質和態度。首先，減少管理人員的調換，重視優秀人才的選拔，確保選拔的人員德才兼備，具有工作責任心。其次，加強管理人員的教育培訓，幫助其樹立正確的價值觀。培養管理人員的信息化技能，注意向技術型人才轉型。一方面，培養管理人員的安全意識，注重繼續教育，提高其對檔案規范化管理的重視度。另一方面，向管理人員介紹計算機知識，幫助其了解新型的技術和管理手段，促進檔案管理向電子信息化轉型。最后，給予管理人員一定的支持，比如，時刻和管理人員溝通，實行獎罰制度，讓每位管理人員感受到來自領導的關心和關注，營造良好的工作氛圍，提升檔案管理水平。

4.建立現代化的管理系統。紙質檔案在查閱、存放等方面，存在一定的局限性。隨著科學技術的發展，檔案管理部門要解放勞動力，加快管理設備和手段的更新，減少人為操作帶來的工作失誤，提高工作效率。比如，構建檔案借閱系統，預防人工登記造成口誤或筆誤。再比如，建立電子檔案，通過信息錄入的形式，將檔案信息存放于計算機內，通過網絡技術和各部分相連，規范檔案管理行為，積極促進檔案規范化建設進程。

五、小結

綜上所述，檔案管理是一項復雜、繁瑣的工作，重視其規范化管理，能夠為事業單位的日常工作提供參考資料，可以有效提升檔案利用率，對加快檔案管理人員隊伍的建設大有裨益，從另一方面也真正體現了檔案的價值所在。目前，檔案管理還面臨著各種機遇和挑戰，且存在諸多不足，比如，不重視檔案管理工作、基礎工作薄弱、管理人員素質低下等，降低檔案管理水平和效率。為了實現檔案的規范化管理目的，需要提高對檔案管理的重視程度，建立科學、完善的管理制度，做好檔案的歸檔和保密工作，建立現代化的管理系統，提高管理人員的職業道德和工作素質，從而提高檔案的使用率，推動事業單位健康穩定的發展。

參考文獻：

[1]王 亮.如何提高事業單位檔案規范化水平[J].中國管理信息化，2016，19（2）：174.

[2]曾曉燕.事業單位登記檔案管理規范化探索[J].辦公室業務，2018，12（2）：113，155.

[3]高 娟.推進事業單位檔案管理工作規范化、標淮化的策略研究[J].中國集體經濟，2018，22（9）：50-51.

[4]姚 峰.事業單位檔案管理規范化路徑探討[J].卷宗，2019，9（9）：150.

[5]王秋菊.事業單位檔案規范化管理問題探討[J].辦公室業務，2017，30（5）：98.

[6]馬云霞.如何推進事業單位檔案的規范化管理[J].卷宗，2018，26（6）：94.