新時代如何做好檔案工作

王忠

摘 要：信息化時代下的各種先進技術與理念得到發展，基于此對檔案管理模式與方式進行創新，有利于進一步提高管理質量、降低信息泄露風險。本文重點闡述新時代下檔案管理工作在開展過程中存在的問題以及做好檔案管理工作的方法，希望有關部門可以通過完善管理制度、提高員工素質等方法，改善管理現狀。

關鍵詞：檔案管理;信息化;員工素質

新時代要求檔案管理向信息化、精細化與動態化轉變，為了實現提高管理水平與避免信息泄露風險等目標，管理人員必須明確大數據與互聯網等技術的應用優勢，不斷豐富自身知識儲備并提升專業技能水平，采取科學合理手段對傳統檔案管理模式與方式進行革新，以此為檔案管理工作順利有序開展提供支持。

一、檔案管理工作在開展過程中存在的問題

1.相關制度、機制不完善

據調查研究顯示，大多數企業事業單位并沒有針對檔案管理制定獨立且完善的管理制度，管理人員多由其他部門人員兼職，管理體系也存在一定漏洞，導致檔案管理工作在具體開展過程中經常出現推脫責任等現象，嚴重降低檔案管理質量。另外，信息化時代的互聯網技術相對發達，若是沒有健全的保密制度且崗位機制缺失，必然會造成嚴重的信息泄露與文件流失問題。

2.管理人員能力素質有待提高

新時代對檔案管理人員的能力與素質提出了新的要求，主要原因是檔案管理工作在各種先進技術與理念的影響下越來越開放。面對黑客、病毒、木馬等惡意攻擊，為了降低檔案泄露風險，避免給企事業單位在經濟與名譽上造成不可挽回的損失，管理人員必須認識到提高自身綜合素質與增強專業能力的重要性，結合新時代要求樹立正確的信息風險防范意識，確保可以有效應對繁雜的管理工作。

3.管理與服務相脫節

目前檔案管理工作存在嚴重的管理與服務相脫節的問題，具體表現在兩方面：第一，過于重視檔案的保存而忽視了使用價值，有些企事業單位對檔案資料的認識存在誤差，不習慣利用檔案資料為單位的戰略發展規劃提供服務，這種大量信息資源空閑的現象導致工作效率較低、發展成本增加等問題發生。第二，檔案資源流失嚴重，由于企事業單位的檔案管理人員對該工作的認識不正確，所以在歸檔、分類、保存等方面并不注意，嚴重影響檔案的完整性，造成文件缺失、檔案斷代等現象。

4.基礎設施與管理技術落后

新時代背景下，各種先進技術得到快速普及發展，計算機、大數據等技術也被廣泛應用于檔案管理工作中，但有些單位在基礎設施與管理技術方面比較落后，降低了檔案管理與應用質量。比如，缺少檔案管理專用電腦、掃描儀、打印機等設備，仍采用純人工管理方式等原始手段進行裝訂與歸檔;盡管專業設備跟上步伐，但在具體應用上仍存在一定不足，管理人員不能自如使用這些現代化設備，限制了檔案管理工作的進一步發展。

二、新時代背景下做好檔案管理工作的方法

1.基于新時代特點健全相關制度機制

（1）保密制度

檔案資料對企事業單位的健康持續發展具有重要作用，部分資料與國計民生息息相關，具有極高的應用價值與保密價值，因此為了避免因信息泄露造成嚴重的損失，企事業單位必須對檔案加強管理，建立健全保密制度，增強檔案管理安全性，最大限度規避檔案文件缺失。此外，管理人員還要做好資料室的環境控制工作，通過配備空調、除濕器、監控器、氣體噴霧消防等設備的方法，確保資料室的溫度與濕度處于允許范圍內，為避免檔案資料發霉、發潮提供有力保障。

（2）登記機制

在檔案管理過程中，企事業單位應建立完善的借閱登記機制，采用分層管理模式降低資料缺失現象發生率，根據保密等級對可借閱的檔案資料進行限制，例如，基層人員只能在資料室查閱原始類資料，可以復制保密力度較弱的文件;復制類資料允許各層工作人員借閱，但需要做好登記，具體內容為資料借閱人、借閱時間、歸還時間、檔案名稱、應用目的等，同時嚴禁私自將檔案資料轉借他人。在具體借閱過程中，管理人員要針對不同借閱者提供相應服務，比如，對于工程項目，檔案管理人員應指派專門的資料員對該項目的資料借閱工作負責;對于個人借閱，管理人員要嚴格遵循借閱資料的所屬類型的審批程序，要求借閱人在規定時間內及時歸還，若是遇到長時間拖欠不還且在提醒過后仍不悔改者，將其納入失信系統，不再為其提供任何借閱服務。

2.提高員工綜合素質與信息技術水平

現代社會是信息技術深化普及的時代，提高管理人員的專業技能與綜合素質水平是新時代提升檔案管理工作質量的關鍵，因此企事業單位要針對檔案管理員工加大培訓力度。首先，單位應改變傳統觀念，建立專門的檔案管理部門，提高檔案管理人員的地位，通過建立健全崗位責任制與獎懲激勵制為員工提供支持，確保其作用得以充分發揮;其次，企事業單位要結合信息化時代發展特點與檔案管理工作要求，制定完善的檔案管理培訓方案，重點培養管理人員的風險防范意識、計算機應用能力、檔案資料處理能力等，只有不斷提升檔案管理人員的業務水平，才能切實提高檔案管理整體質量;再者，檔案管理人員自身也要努力豐富專業知識，努力增強自身組織能力、創新能力、協調能力，采用現代方法對檔案資料進行管理與存貯，善于運用各種現代媒介提供服務，以此確保檔案文件的價值得到最大發揮;最后，管理人員要做好企事業單位內部關系協調工作，在提供服務的過程中組織好社會力量，通過團隊協作等方式促使檔案資料服務社會的功能充分發揮。

3.發揮信息技術優勢構建檔案管理系統

信息化時代，信息資料的獲取與使用皆呈現出明顯的碎片化與片段式特點，信息需求者希望能夠在有限時間內獲取最符合自身要求的內容，這就要求信息所有者提供內容時必須做到短小精悍。與之相同，企事業單位在開展檔案管理工作時，要保證提供的檔案資料直切重點，避免長篇累牘，如此才能確保檔案文件應用價值切實落實，為戰略規劃的制定提供強有力支持。隨著互聯網與大數據等技術的深化發展，企事業單位可以通過發揮信息技術應用優勢的方式構建科學性與可靠性較強的檔案管理系統，以無線網絡為前提、智能手持設備為基礎，建立安全等級高、推廣速度快、針對性強、成本價格低廉且應用效果良好的平臺。基于信息技術的檔案管理系統支持為不同群體提供針對性服務，主要原因是該系統的信息覆蓋面積較廣且目標群體明確，同時支持一對一與多對一服務，需求者可對信息進行反復閱讀、轉發、分享，對增加檔案管理人員與其他部門員工交流互動機會、提高檔案管理部門在企事業單位中的地位具有重要意義。對于檔案管理系統，企事業單位應對微博、微信等社交軟件加強重視，基于此開展個性化服務，微博與微信是目前應用人數最多的交互性軟件，具有極強的信息傳播功能，將此軟件與檔案管理相結合，能夠為實現檔案數字化、信息化、智能化、精細化管理提供強有力支持，尤其是在開通檔案管理部門的專用微博后，更能充分發揮檔案資料的應用價值。一方面，有利于促使檔案文件的應用實現高效化;另一方面，可以拉近檔案管理部門與廣大用戶群體之間的關系，對實現提高檔案管理工作質量與效率等目標具有重要意義。

4.針對基礎設施與管理技術加大投入

智能化與自動化是新時代檔案管理工作的必然發展趨勢，為了盡快實現這一目標，企事業范圍要針對檔案管理的基礎設施與相關技術加大資金、資源投入，比如，購買符合信息化時代發展要求的專業電腦、鋪設支持移動設備運行的無線網絡、升級檔案資料管理室硬件檔次等，又如，構建完善的檔案信息數據庫，做好軟件信息系統的日常維護工作等，為全面提升檔案管理現代化水平奠定堅實基礎。在基礎設施與管理技術方面加大投入，具體可以借鑒以下幾個方面：第一，根據新時代未來發展趨勢與檔案管理信息化建設要求，在物質條件方面加大資金投入，對現有各種管理設備進行優化，利用人力與信息技術相結合的方式取代傳統人工操作，為提高檔案管理提供良好基礎條件;第二，利用數字化手段構建專業性較強的檔案管理網絡平臺，若是能夠在檔案管理工作開展過程中有效落實互聯網、大數據、云計算等技術的應用價值，必然可以提升檔案管理工作整體效率，有利于推動檔案管理持續健康發展目標的實現;第三，檔案管理人員可以通過構建新型檔案資料應用系統，結合信息需求者的差異化要求為其提供針對性與個性化服務，如果想要切實實現該目標，企事業單位在設計開發檔案資料應用系統時，應確保將用戶個人資料、信息需求偏好等內容納入其中，一是為檔案資料檢索與推薦提供支持，二是為提升檔案管理水平奠定基礎。

三、結束語

綜上所述，檔案管理工作是企事業單位整體管理工作的重要組成部分，其管理質量在一定程度上影響著其他工作的開展效果，因此有關部門要對檔案管理工作提高重視，建立專門的管理組織并完善相關制度、機制，通過加大培訓力度實現提高管理人員能力素質的目的，基于信息時代發展特點構建風險預警機制。

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