提高事業單位檔案管理有效性的策略探析

摘 要：由于事業單位中很多工作的開展都需要檔案作為參考資料，因此，檔案管理工作有著非常重要的作用，需要切實加強事業單位檔案管理工作的有效性。但從我國各事業單位檔案管理工作的具體開展情況來看，還存在人員素質不強、管理有效性不足等問題，需要有針對性的制定相關策略來進行改進。本文主要從當前事業單位檔案管理工作中存在的問題出發，分析如何提高事業單位檔案管理工作的有效性。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;有效性;策略

在當代社會中，檔案是各項事業歷史沿革的匯總，對未來工作的開展有著重要的指引作用，是事業單位實現更好發展的現實需求。在事業單位改革進程中，涉及到很多舊檔案的保管與新檔案的存檔整理，并且隨時可能需要查閱檔案以助推改革進程。在這樣的社會發展形勢下，事業單位要充分認識到檔案管理工作的重要性，及時發現管理過程中存在的各種問題，積極采取各種措施來優化檔案管理機制，不斷完善現有的檔案管理體系，以提升檔案管理的有效性。

一、當前事業單位檔案管理工作存在的問題

1.現有檔案管理隊伍綜合素質不強

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作信息化、數字化已經非常必要，很多的信息技術已經應用到檔案管理工作中，對檔案管理工作人員的網絡操作技術也越來越有了更多的要求。加上當前事業單位改革進程的不斷深化推進，事業單位檔案管理工作所面臨的的問題越來越復雜，但在實際的操作中，很多單位都沒有專業的檔案管理人員，即使有，也沒有加強現代信息技術培訓，對檔案管理還采取原有的傳統的管理辦法，很多單位也沒有專門的管理工作人員，專業知識不足，檔案信息化管理知識不足，不能在實際工作中適應時代對檔案管理工作發展的需要。

2.檔案管理整體水平不夠高

雖然全國檔案工作標準化技術委員會已經就檔案工作標準化改革做出了明確指示，要求做好檔案標準宣傳貫徹、信息收集以及監督評估評價工作，并且在多數事業單位已經開始引入信息化的檔案管理模式，甚至連微縮復制儲存技術都已經在具體的管理工作中出現，但是從整體的檔案管理情況來看，對先進技術的應用還存在很大的不足，已經具備的信息技術條件更多的只是用來完成信息錄入等基礎簡單的操作，浮于表面，并沒有充分發揮信息技術在信息處理上的優勢，真正運用到檔案管理中去，整體管理水平不高;雖然已經形式上實現信息化管理，但是實質上依然是傳統的檔案管理模式。

二、事業單位檔案管理工作的優化原則

1.兼顧好統一化與差異化的關系

事業單位檔案管理工作要在堅持統一的基礎上進行靈活運用的原則，一方面，為了進一步促進我國事業單位檔案管理工作的規范化與標準化發展，要嚴格遵守全國檔案工作標準化技術委員會就檔案管理工作所指定的具體制度，另一方面，為了更好的適應事業單位檔案改革實際情況的需要，要根據事業單位檔案管理的特點，結合不同事業單位的性質，有針對性的制定制度，實現差異化的制度管理。總的來說，檔案管理工作要在整體上遵循國家標準的基礎上，充分研究事業單位的性質與特點，表現出差異化的特點，結合單位的實際情況，制定出行之有效的檔案管理工作制度。

2. 協調好執行與制定的關系

我們都知道，在具體的工作開展中制度的制定對于檔案管理工作的規范化發展有著巨大的推動作用，但是如果過度側重于制度的制定，忽視了對制度執行的監管，那么再多的制度也是虛設。檔案管理工作中也是如此，需要協調好檔案管理制度與檔案工作執行二者的關系，確保制度得到落實，同時執行工作也有據可依。在具體工作中，無論是事業單位領導還是負責檔案管理的工作人員，都要對檔案管理工作制度的制定與落實給與一定的關注，建立相應的監管制度進行考核，充分調動檔案管理人員的工作積極主動性，引導其工作的開展根據檔案管理制度進行，鼓勵其在工作中不斷完善已有的制度，促進檔案管理制度的進一步完善與規范。

3.堅持檔案管理人員權益與職責的統一

檔案管理工作人員是事業單位中實際開展檔案管理工作的具體主體，其工作的主觀能動性直接影響到檔案管理工作的最終質量。而通常會影響檔案管理工作人員工作積極性的因素，主要可以分為兩大類，一類是源于檔案管理工作人員的個人權益無法得到充分的保障與落實，另一類是由于針對檔案管理工作的相關職責并沒有進行明確，讓相關工作人員誤認為自己的權益沒有受到保障。因此在具體工作開展過程中，要對從事檔案管理工作人員的工作職責與權益明文規定，以文字的形式明確下來，在劃定職責的基礎上保障其正當權益受保護。與此同時，事業單位也要面向檔案管理人員暢通反饋渠道，確保其意見與看法能夠及時被接收到，以此激發起工作熱情與積極性，全身心的投入到檔案管理工作中去。

三、新時期事業單位檔案管理工作的優化策略

1.做好信息化檔案與傳統檔案管理方式的銜接

雖然說信息化技術已經在在社會各個層面得到有效普及，但是依然有部分事業單位檔案管理采用紙質化管理形式，但是在檔案管理工作越來越重要的今天，合理使用信息化技術能夠有效提升檔案管理工作的整體質量與效率。面對當前紙質化檔案與電子化檔案并存的現狀，不能采取消極的態度進行抵抗，而是要更積極主動的去應對這種現狀，用實際行動推動檔案管理信息化的建設與發展，逐步改變傳統的信息收集方式，將信息錄入到電腦中，借助信息技術輔助開展信息的處理與分類，形成電子文檔。雖然電子設備為管理的效率帶來很大的提升，但是如果遇到電子設備發生故障，那么很可能會傷害到檔案信息的安全，因此要切實做好電子檔案數據與信息的安全保護工作。一方面，要重視對檔案管理工作人員的信息技術培訓工作，提升其信息素養，即使遇到電子設備故障情況，也能夠靈活處理，及時應對，采取相應的補救措施，避免損失過大;另一方面，事業單位要重視在檔案管理電子設備上的投入，對于老舊的電子設備要及時進行更換，確保電子設備能夠成為檔案管理工作的有效支撐，而不是累贅。為了適應信息技術的應用，事業單位要處理好檔案管理中每一個環節工作的開展，及時發現問題，確保信息技術能夠更好地服務于檔案管理工作。

2.結合事業單位改革具體情況不斷拓展檔案服務內容

隨著社會的不斷發展，事業單位也需要隨著技術的發展不對對自身已有的檔案管理形式進行改進與更新，以更好的適應新形勢的管理需要，提高管理的時效性。作為當前社會應用程度最高的技術，信息網絡為檔案管理工作帶來了更多的便利性，無論是檔案資料的收集還是整理與保存，都變得更加便捷，以此為契機加強檔案信息化管理相關機制，有條件的事業單位可以聘請專門的設計人員根據單位的實際需求設計檔案管理系統，切實提升檔案工作效率，為檔案管理工作提供完善的系統基礎。

3.對現有的檔案管理制度不斷完善

目前在原有的檔案管理機制上國家針對電子檔案的歸檔管理、移交接收、檔案的編制規則、檔案裝裱、檔案應急管理等多方面的內容都有針對性的在廣泛征集意見的基礎上制定了行之有效的管理細則，但是每個事業單位由于機構性質的不同，在具體落實中可能存在偏差，需要根據自身的實際情況進行再細化，提高各項管理制度的針對性，確保能夠充分發揮出制度的規范與監管作用。

4.用全面發展的眼光看待事業單位檔案管理工作

總的來說，無論是什么事業單位，都需要進一步認識到檔案管理工作的意義所在，加強對檔案管理工作的重視程度。具體到實際工作中，真正要讓檔案管理工作得到各方面的重視，就需要從單位管理隊伍著手，從領導抓起，讓領導發揮出帶頭示范作用，引導單位上下重視檔案管理工作的開展。將檔案管理工作納入到績效考核中去，定期不定期嚴格按照相關規定進行檢查。與此同時，事業單位要分析自身檔案管理工作表現出的特點，有針對性的制定行之有效的檔案管理考評機制，將檔案管理工作與員工的績效以及評優評先進等相掛鉤，根據考核結果采取漲薪升級或者降薪降級的方式來倒逼員工重視檔案管理工作。事業單位要在確保自身健康可持續發展的基礎上針對檔案管理工作的質量建立起科學合理的評價體系，對具體工作落實中遇到的問題如何解決等進行明確，規范檔案管理工作。

時代是進步，用發展的眼光看事業單位檔案管理工作，進入事業單位改革深水期，檔案管理工作必然也會存在各種問題，需要主動開展研究，以更積極地態度去應對，不斷彌補管理中存在的缺陷，切實提升檔案管理的有效性。只有這樣，檔案管理工作才能夠真正成為事業單位各項工作開展的重要數據支撐，為各項決策與方案的制定提供依據，在推動事業單位改革進程中充分發揮出檔案的作用，需要作為工作的重點來抓。

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作者簡介：李曉華（1972-），女，專科，工作單位：南充市勞動人事爭議仲裁院，原職稱：小學高級教師，現轉職稱：檔案專業館員。