新時代企業檔案工作創新研究

劉本珠

摘 要：隨著國家經濟轉型發展、科技日新月異，推動企業檔案工作創新發展既是檔案事業發展的內在要求，也是提升企業管理水平促進企業發展的需要。本文闡述了企業檔案工作創新的重要意義，分析了企業檔案創新發展面臨的問題，并結合企業實際，思考解決問題的對策建議，以供參考。

關鍵詞：新時代;企業檔案;創新

企業檔案是企業在經營管理等活動中形成的所有檔案的總和。記錄了企業的發展歷程，是維護企業和職工利益的重要憑證依據。企業檔案工作是企業管理工作的基礎，隨著經濟社會的轉型發展，企業加強創新實現自身轉型是提高企業市場競爭力的必然要求，做好企業檔案工作創新對于促進企業發展具有重要意義。

一、企業檔案工作創新的重要意義

1.有利于更好的服務企業發展

企業檔案記錄了企業經營管理活動中的情況、經驗及教訓等內容，包含了過往的經營信息等，能夠為企業領導進行企業重大事項決策提供重要參考，對制定企業發展計劃、總結企業經營情況、推廣先進管理經驗等都是重要的參考資料。充分利用企業檔案信息，對促進領導科學決策，推動企業發展具有重要意義。

2.有利于提升企業檔案管理水平

創新是企業檔案工作發展的動力和源泉，是突破檔案管理自身發展瓶頸、增添檔案工作自身發展新動能的重要舉措。隨著市場經濟的發展，大數據、數字化時代的到來，傳統的檔案管理理念落后、管理方式陳舊，已經無法適應現代企業轉型發展的需要，只有不斷推動檔案工作創新，促進檔案管理水平提升，才能有效發揮檔案工作在企業發展中的作用。

3.有利于更好地進行企業宣傳

企業檔案較全面詳實的記錄了企業發展歷程，具有歷史性、系統性、直觀性等特點，是企業宣傳的生動素材。做好企業檔案編研工作，通過檔案工作創新，多渠道充分介紹企業發展歷程，增強職工尤其是新職工對企業的認識、了解，提升職工凝聚力，齊心協力共同為企業發展作貢獻。

二、企業檔案工作中存在的問題分析

1.重視不夠，檔案意識薄弱

由于企業檔案工作不直接為企業產生經濟效益，在短期內也不會產生顯著工作成果，企業領導通常對檔案工作重視程度不夠。企業員工整體檔案意識薄弱。檔案從業人員認為自身所處邊緣地位，崗位工作業績不受重視，主動自我學習和主動服務的意識薄弱，未認識到做好企業檔案工作對于企業發展的重要意義。

2.制度缺失，管理不夠規范

一是受企業發展階段、發展規模、經濟條件、領導重視度等各種因素影響，企業存在檔案制度缺失、不健全情形。企業檔案工作缺乏制度依據。二是未建立完善的檔案工作機構，沒有明確的崗位職責分工，也未建立有效的檔案工作網絡，沒有為檔案工作開展提供有效的組織保障。三是激勵約束機制不健全。檔案工作一般不直接產生經濟效益，在企業考核中占比較低或甚至有的企業不予以考核，由于缺乏激勵約束機制，無法調動企業檔案從業人員工作積極性。

3.設施落后，信息化水平較低

檔案工作在企業中不直接產生效益，處于邊緣地位，企業檔案基礎設施建設落后。檔案的收集、整理、保管等基礎工作不規范、不及時，這些基礎工作的薄弱嚴重制約了企業檔案信息化建設工作的開展;企業檔案管理部門受經費、技術等條件限制，數字化、信息化水平較低，也嚴重制約了企業檔案信息資源的利用。

4.人才不足，專業隊伍建設待加強

企業領導重視度不夠，認為檔案工不需要太高專業度等原因，目前很多企業的檔案從業人員都非檔案專業科班出身，檔案理論知識相對欠缺。多數企業未對檔案從業人員進行崗位知識培訓，且由于人手短缺，檔案從業人員常常身兼數職，對檔案收集管理政策、歸檔文件要求等業務鉆研不夠，對檔案工作投入時間和精力不足，業務水平有待提升。

三、關于新時代企業檔案工作創新的思考

1.健全檔案工作機構，集中統一管理檔案

企業領導應高度重視檔案工作，把檔案工作納入重要的議事日程，與企業其他各項工作同部署、同檢查、同落實。企業領導班子成員思想統一，認識一致，目標明確，從人力、財力、物力等方面予以保障，解決檔案工作實際問題。企業應成立檔案工作領導小組，由企業領導班子成員分管檔案工作，各部門負責人任成員，設立檔案室，配備兼職檔案員，各部門指定人員兼職檔案工作，形成上下貫通的檔案工作網絡體系，做到檔案工作自上而下層層落實，確保統一領導、統一機構、統一管理。同時，將檔案管理工作納入年度崗位目標責任考核，落實了檔案人員崗位責任制，并在工作中嚴格執行，獎懲掛鉤。

2.建立健全規章制度，落實檔案管理職責

實現檔案規范化、標準化、科學化管理，落實管理職責，加強檔案法規建設，建立健全檔案管理制度，規范檔案管理流程，在檔案工作中認真開展檔案管理流程規范化、技術規范標準化、實體整理專業化工作。結合企業實際，對各門類檔案進行科學合理分類，建立和完善檔案管理工作的各項標準，對形成的文件材料及時進行歸檔。檔案整理工作中，嚴格要求歸檔文件材料完整、準確，擬定檔案案卷題名規范，目錄、備考表填寫完整，案卷封面書寫正確，歸檔文件制成材料符合質量要求;做到檔案柜排列整齊，檔案存放位置索引醒目，貼有識別標簽，符合規范;建立檔案管理基本情況統計臺賬;加強計算機檢索，形成完整的文件級檢索目錄，提高文件查閱利用速度;檔案電子數據及時進行備份，保證數據的安全性，真正實現檔案管理的科學化、規范化。

3.完善檔案保管設施，認真做好檔案保護

企業應在財力和物力上給予充分保障，確保檔案的安全完整，切實做好檔案保管工作。檔案庫房、業務技術用房、閱覽室“三分開”，采用標準檔案裝具和合格的整理工具、材料，配備齊全檔案保護設備和技術設備，定期備份檔案數據，堅持檔案借閱登記，并認真做好檔案保密、檔案安全利用和日常維護保管工作，杜絕出現失泄密現象和檔案損毀現象。企業應配備專門的檔案庫房，并配備電子監控系統、滅火器、防蟲藥物、日光燈、避光窗簾、溫濕度計等;應配置標準檔案柜、防磁柜、除濕機等。通過硬件設施的配備，確保檔案整理工作和檔案保護工作的正常開展。

4.積極運用現代化管理手段，促進檔案信息化建設

重視檔案資源的開發利用，將檔案工作列入現代化管理計劃并同步發展，以此加快檔案信息化進程。加強檔案管理軟件應用，提高辦事效率，節約大量的人力，節約時間成本。對企業各門類檔案實現全部的案卷級和文件級目錄的計算機存儲和檢索，并且對企業重要的、永久保管的檔案進行掃描和掛接，實現全文存儲。對于企業生產經營過程中形成的電子文件進行光盤刻錄保存，音像檔案也實施數字化管理，制成光盤和錄像帶等載體進行防磁保管。為建立企業檔案信息網絡、實現檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化奠定基礎。

5.認真進行編撰研究，積極發揮資政作用

企業檔案管理部門認真開展編研工作，努力為其他各部門工作提供服務，為領導決策提供可靠依據，為各類專項審計、項目調查、工作查考等提供利用做好檔案的編撰研究。編寫全宗介紹、大事記、基本情況匯編、組織機構沿革、部門職能職責匯編、規章制度匯編、檔案開發利用材料匯編、領導班子沿革、領導職責分工沿革，以及年度工作總結與發展規劃、人事變動、機構設置撤銷、獲得榮譽表彰等專題文件目錄，發揮檔案的資政作用。

6.加強檔案業務學習，提高檔案人員水平

在認真抓好檔案業務工作的同時，企業應注重加強員工檔案知識的學習，強化員工檔案意識，積極組織檔案人員參加檔案業務培訓學習及研討會。檔案工作人員經培訓上崗，了解企業工作職能，熟悉業務，政治素質好、責任心強、愛崗敬業，檔案工作應做到無責任事故發生，無履職不力現象存在。企業還應通過召開會議、制度匯編印發、上掛企業網站、自學輔導（考試）等方式在領導和員工中開展檔案法律法規及有關文件精神的學習宣傳活動。注重對檔案形成部門的檔案業務指導，積極加強與檔案形成部門的溝通與交流，將檔案工作納入各部門年度目標考核，認真按照檔案法律法規從檔案管理機構的設立、檔案管理制度的健全、檔案經費的投入、檔案裝具及保管設備的配備、檔案收集整理的規范和檔案的有效利用等方面實施檢查考核，提升企業檔案工作水平，更好地為企業經營管理服務。

綜上，隨著市場經濟的轉型發展，面對日益激烈的競爭和變化，企業應深刻認識到檔案創新對于促進企業發展的重要意義，正視企業檔案管理中存在的不足，積極創新管理理念和方式，推動企業檔案工作創新發展，為企業長遠發展提供保障。

參考文獻：

[1]張 幸.新時期企業檔案工作創新發展的途徑探討[J].企業改革與管理，2019（1） ：43.

[2]吳 警.企業檔案管理思路創新與對策[J].蘭臺世界，2017（9）：120.

[3]劉澤珊.新時代企業檔案創新管理探討[J].檔案管理，2018（11）：44-45.