企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作探究

張強

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與時代的進步，辦公系統(tǒng)中電子文檔數(shù)量迅速激增，其產(chǎn)生形式、運行軌跡等表現(xiàn)出多樣式的特點，在具體實際工作中電子文件的歸檔與電子檔案管理凸顯出若干問題。本文通過介紹電子文件歸檔概念及注意點、電子檔案特點，分析電子文件歸檔與電子檔案管理中出現(xiàn)的問題，進而提出有切實針對性的解決對策。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子檔案;文件歸檔;檔案管理

一、電子文件歸檔概念及注意點

電子文件歸檔就是將有重要參考、憑證及保管價值的文件信息資源進行保存并向檔案部門提交的過程，這些電子文件是整個文件流轉(zhuǎn)過程完結(jié)且是經(jīng)過電子文件管理人員系統(tǒng)整理過的文件。電子文件歸檔大抵可以分為線上與線下兩種模式，線下這種模式需要通過人工進行拷貝再移交給檔案部門，并且在移交過程中還需要轉(zhuǎn)化某些格式、數(shù)據(jù)等;線上模式則是通過系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)電子文件的歸檔，節(jié)省人力成本同時也提高行政效率。由此可以看出線上歸檔模式更為實用、科學(xué)，為企業(yè)檔案部門可取。

電子文件歸檔特別注意的是歸檔接口，歸檔接口設(shè)置在系統(tǒng)設(shè)計伊始是難度最大且最為重要的環(huán)節(jié)。作為電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的連接環(huán)節(jié)，既要保證電子文件在形成產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)使用、管理等過程中元數(shù)據(jù)的真實可靠性，還要滿足電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后在系統(tǒng)中的各項要求。電子文件歸檔后要對文檔的永久讀取進行檢測，需要檔案人員對企業(yè)文檔系統(tǒng)進行定期維護、升級，這些在大多數(shù)企業(yè)中是常被忽略的環(huán)節(jié)。

二、電子檔案的特點

1.以數(shù)字化形態(tài)呈現(xiàn)于公眾視野中

當(dāng)前計算機中產(chǎn)生、形成、流通使用及管理的電子檔案是以數(shù)字化形態(tài)存在的，它的信息內(nèi)容與承載的載體形式是可以相分離的，電子檔案在不同計算機媒體上均可以通過數(shù)字信號的方式呈現(xiàn)出來，超越了以往的物理距離與紙質(zhì)載體原有的屬性特點。

2.依托計算機存在，與計算機有天生的依賴性

電子文檔從形成產(chǎn)生、流通使用及管理都必須是在計算機的環(huán)境中運行才得以實現(xiàn)。電子文檔依賴計算機的表現(xiàn)是在軟硬件、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代技術(shù)等上。

3.使用便捷、資源共享、存儲數(shù)據(jù)信息量大

計算機自身具有運行速度快、計算效率高等特點，使得在辦公環(huán)境下電子文檔的處理變得快捷便利化。計算機依托互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以實現(xiàn)信息資源的共享、開發(fā)，實現(xiàn)信息資源跨越物理距離、紙質(zhì)載體等障礙共享共用，同時計算機可以通過安裝硬盤等存儲設(shè)備提升計算機的存儲密度，容納海量龐雜的數(shù)據(jù)。

4.篡改性、穩(wěn)定與安全性

電子文檔是依托計算機而存在的數(shù)字編碼信息，有別于紙質(zhì)文檔材料，它本身信息內(nèi)容與計算機載體是可分離的特點就會使得電子文檔存在著易被修改、篡改的風(fēng)險。由于計算機更新?lián)Q代比較快，存儲設(shè)備又是層出不窮，電子文檔的穩(wěn)定性在永久讀取方面上就存在著隱患，在安全性上也是靠著日新月異的信息計劃與檔案學(xué)思想還使隱患降至最低。

三、企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作中存在的若干問題

1.電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)中有關(guān)檔案管理功能設(shè)置不完備

企業(yè)電子文件業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)大多是由外包的系統(tǒng)開發(fā)公司制作的，基本上是根據(jù)IT信息技術(shù)使用角度來進行開發(fā)的，很少會有甲方單位（使用系統(tǒng)單位）的文檔人員參與系統(tǒng)的開發(fā)。檔案管理人員在使用企業(yè)電子文件系統(tǒng)時僅會根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)公司的使用指南進行操作，對系統(tǒng)重新優(yōu)化、功能進行完善缺乏相關(guān)專業(yè)知識，這就造成即使在電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)檔案功能設(shè)置不完備也無能為力。電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)是IT技術(shù)人員單方面開發(fā)的，就會出現(xiàn)在電子文件歸檔細(xì)節(jié)上出現(xiàn)一些細(xì)小問題，如，歸檔后的電子文件不能自動備份至所在的分類目錄中，需手動進行復(fù)制粘貼，且不能批量操作。

電子文件系統(tǒng)在設(shè)計初始僅僅是考慮文件的邏輯歸檔設(shè)置，而未對電子文件的物理歸檔進行設(shè)置功能，從表現(xiàn)上來看確實是減少了檔案管理工作人員的工作量，提升工作效率，但是如若出現(xiàn)計算機被外界病毒入侵或者癱瘓等情況，則全部數(shù)據(jù)庫信息便會付之一炬，造成不可估量的損失。企業(yè)電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)在開發(fā)之初，一定要有檔案人員參與其中進行設(shè)計，因為IT技術(shù)的實現(xiàn)要依托一定的檔案學(xué)思想與內(nèi)涵，不然就不會有行業(yè)、領(lǐng)域的針對性。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新?lián)Q代使得電子文檔永久讀取與保存存在風(fēng)險

為提升現(xiàn)代辦公行政效率、滿足文檔一體化工作要求，當(dāng)前企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持上更迭速度迅猛。對于企業(yè)電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)中簽章的設(shè)置更是出現(xiàn)“與時俱進”，文件中人物、單位的公章可以根據(jù)需求進行個性化制作。為了保證電子文檔中所使用各類編碼數(shù)字信息的安全可靠性，IT人員會使用SQL數(shù)據(jù)庫等，從而達到同一份電子文檔的信息內(nèi)容在不同地址存放的效果。以上這些現(xiàn)代信息技術(shù)的更新?lián)Q代速度之快，且均是沒有統(tǒng)一制式標(biāo)準(zhǔn)，就會造成電子文檔的信息內(nèi)容永久讀取與保存存有風(fēng)險隱患。

四、解決企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理中若干問題的對策

1.制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的電子文件歸檔與管理的制度辦法

關(guān)于企業(yè)電子文件歸檔與管理工作必須要由相關(guān)部門統(tǒng)一統(tǒng)籌規(guī)劃，只有保證在電子文件輸出輸入格式形式一致、技術(shù)處理方式統(tǒng)一、所對接使用軟硬件設(shè)施設(shè)備相同等，才可以促使電子文件在相互共享與共用上無障礙。電子文件歸檔與管理工作上實現(xiàn)信息暢通、無障礙，才可以進行下一步信息的互聯(lián)互通，進一步地推進電子文件歸檔與管理的高效科學(xué)發(fā)展，同時對于有效管控電子文檔管理工作中出現(xiàn)一系列問題也有一定助力。只有統(tǒng)一、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度是推進電子文件歸檔與管理工作的重要一步。

2.加快建設(shè)系統(tǒng)化、多元化的檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案信息數(shù)據(jù)庫是運用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對現(xiàn)有檔案信息資源進行科學(xué)、合理地管理，以此讓檔案信息利用工作更加便利化。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是一項艱巨且漫長的工作，需要數(shù)據(jù)信息由少量向眾多、由無序向有序化邁進的過程，是檔案專業(yè)業(yè)務(wù)知識與IT信息技術(shù)思想的整合產(chǎn)物。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是一定要以原有數(shù)據(jù)信息完整性、準(zhǔn)確性為前提，信息資源內(nèi)容的完整、穩(wěn)定與安全是數(shù)據(jù)庫的重要保障。只有這樣才能建設(shè)出信息覆蓋面全、承載元素多元化且方便快捷，具有標(biāo)準(zhǔn)化、實用性的檔案信息數(shù)據(jù)庫。企業(yè)在建設(shè)系統(tǒng)化、多元化檔案信息數(shù)據(jù)庫上應(yīng)更多注重深層次挖掘自身檔案室（館）藏資源，充分利用自身優(yōu)勢與特色資源開發(fā)特色數(shù)據(jù)庫，使藏于“深閨”的資源動起來，要以用戶利用為導(dǎo)向。系統(tǒng)化、多元化檔案信息數(shù)據(jù)庫就是利用至上的重要基礎(chǔ)。

3.充分保障電子文件的真實性與有效性

當(dāng)前企業(yè)在對待電子文件的真實性方面大多依托現(xiàn)代信息技術(shù)，利用專門的技術(shù)以此保證電子文件真實性。如，個性化簽章、專門的數(shù)字編碼印章等簽批處理技術(shù)。關(guān)于企業(yè)電子文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化格式，是必須可以反映出電子文件的生成者、生成時間、傳輸流轉(zhuǎn)信息及相關(guān)信息，還應(yīng)充分保證電子文件管理工作的連續(xù)不間斷性，這些均是保證電子文件真實性的重要基礎(chǔ)。在保證電子文件的有效性上，要在系統(tǒng)設(shè)計伊始就將產(chǎn)生電子文件的元數(shù)據(jù)進行設(shè)置，對電子文件從產(chǎn)生、歸檔及管理等各個環(huán)節(jié)進行“留痕”，凡修改、使用、標(biāo)注等都會在原有電子文件上留有痕跡，使以后的人對電子文件的歷史一目了然。對文檔的管理還要做到雙套制，既保有紙質(zhì)載體的文檔，還要對電子文檔進行歸檔保存，最大程度的保證檔案信息資源的完整性。

4.做好電子文檔在流通使用、保存管理過程中的安全工作

運用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段全面提升電子文檔在流通使用、保存管理中的安全性，對企業(yè)檔案館（室）藏信息資源的安全保護做到全覆蓋。對于電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等設(shè)置專人進行管理，定期進行補丁修復(fù)、網(wǎng)絡(luò)維護等，對防止病毒入侵、防止網(wǎng)絡(luò)攻擊等防火墻設(shè)施要進行24小時全天候在管控狀態(tài)下。檔案信息資源線上的共享共用、訪問等要規(guī)范程序，設(shè)置相對應(yīng)的訪問與管理權(quán)限。企業(yè)檔案部門的網(wǎng)絡(luò)、計算機等硬件設(shè)施設(shè)備要及時定期進行維護、維修，到老化期后適時就要進行更換，確保硬件設(shè)施的使用不落伍。企業(yè)要切實從軟硬件上下大工夫，保證電子文檔在流通使用、保存管理過程中的安全。

5.優(yōu)化檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)

企業(yè)電子文檔管理工作不同于以往紙質(zhì)檔案管理，僅需要傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)知識就可以，電子信息時代下的文檔管理既需要檔案管理知識又要具備IT、電子等現(xiàn)代信息技術(shù)等業(yè)務(wù)知識。優(yōu)化企業(yè)現(xiàn)有的檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)要從兩方面來抓：一是對現(xiàn)有檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將計算機、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)維護及檔案管理相關(guān)專家請到公司內(nèi)部進行業(yè)務(wù)大講堂，同時也鼓勵企業(yè)成員在線上進行充電;二是招聘現(xiàn)有亟需的專業(yè)人才，這就節(jié)約了企業(yè)的培訓(xùn)人才成本，也能使現(xiàn)有招聘人才更快、更好投入工作。企業(yè)電子文檔管理工作人才隊伍一定要轉(zhuǎn)變原有單一人才結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)向多元化、綜合性人才結(jié)構(gòu)。只有多元化、綜合性合理科學(xué)的人員隊伍結(jié)構(gòu)才能使電子文檔工作效率更高、管理利用工作更加實效化。

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