電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用

連朝霞

摘 要：做好電子檔案管理，有助于實現檔案信息化發展，切實提高檔案工作效率與質量。加強檔案信息化建設，是檔案事業應對迅速發展信息社會的必然選擇，其中做好電子檔案管理是實現檔案信息化發展的重要前提。本文基于此背景下分析探索如何實現電子檔案管理信息化建設，并提出具體的信息化建設方案。

關鍵詞：電子檔案管理;檔案工作;信息化建設

電子檔案屬于檔案工作信息化建設中的重要內容，切實做好電子檔案管理，有助于提高信息化建設可靠性和規范性，從而提高信息的處理效率。在實際生活中，各行各業的發展都離不開電子檔案管理，但是工作管理方式不同，所以本文從以下幾方面分析探討如何有效實現電子檔案工作信息化建設。

一、當前電子檔案管理工作存在的問題

1.缺乏相應標準和規范

電子檔案管理中相關的標準和規范是確保檔案信息化快速有序發展的重要保障管理規范，主要包括電子檔案的相關定義和移交整理、存儲以及安全性保障、檢索途徑與利用方式等等。在當前電子檔案管理工作運行的過程當中，由于工作人員缺乏一定的標準，在具體操作過程中，經常會導致業務范圍以及業務流程操作不當，從而出現各種違反規范性問題。業務規范主要包括數字檔案的資源描述以及術語標準、電子檔案的原數據和文件格式、數據格式標準等。

2.傳統載體檔案數字化工作任務艱巨

電子檔案來源主要有現有庫存檔案數字化、電子檔案接收。庫存檔案數字化是電子檔案的重要來源，龐大的庫存是電子檔案管理面臨的重要問題。主要體現在數字化掃描必須要購買掃描設備以及計算機設備平板掃描，價格雖然便宜但是速度較慢，無法在短期內實現數字化轉化。隨著時代的發展和進步，有關部門在改革檔案管理工作的過程中，在采購電子檔案管理設備時經費不足，很難有針對性的選取。雖然快速掃描儀能夠滿足數字化建設需求，但是價格也十分的昂貴，支持的軟件也價格不菲。對于檔案管理部門而言，購買完整的快速掃描設備與軟件具有較大的困難，再加之檔案信息掃描工作量較大，要想在短時間內進行數字化轉換，人力、物力、財力將嚴重影響著檔案信息數字化的發展。

3.業務人員素質有待提高

信息化時代下檔案管理面對的用戶并不是傳統意義上的真正用戶，所以必須要對用戶進行一定的限制，用戶管理要求相對較高，管理工作需要不斷的完善和實踐。在信息化時代下全新的服務模式能夠進一步方便客戶需求，但是用戶認可新服務模式必須要經過一段的適應過程，所以用戶也要掌握相關技能，在此過程中加強用戶培訓是極為重要的問題。業務人員是電子檔案管理過程當中的主力軍，業務人員的綜合素質會直接影響到電子檔案信息管理的科學性，所以在管理檔案的過程中，有關部門要充分的重視對業務人員的素質進行考核和引導，強化業務人員的專業素養。由于檔案管理工作是依賴于網絡與通信的全新型工作，要想實現電子化發展，必須要提高業務人員的信息化操作水平。但是根據當前的發展情況，能夠看出大部分檔案部門缺乏高技術人才，信息處理復合型人才以及檔案管理人才奇缺，現有的檔案人員信息技術操作水平偏低，甚至會存在信息技術文盲情況，盡管引入了先進的硬軟件設施也難以有效發揮作用，所以無法實現檔案信息電子化發展。

二、電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的具體應用

1.切實加強硬軟件基礎設施建設，制定推行一系列標準和規范

由于電子文件是通過電腦進行數字操作以及傳輸處理的文件，電子檔案主要是保存具有價值、已經歸檔的電子檔案以及其他相關數據。所以要想有效實現電子檔案規范化管理，必須要設置配套的硬軟件設施，必須要加強硬件環境建設以及網絡環境和系統軟件建設。網絡環境主要劃分為局域網、公眾網，實行雙網物理隔離。基礎軟件主要包括網絡設備以及檔案數字化加工設備和服務器等等各項支持設備，必須要建設大容量的數據資源庫。電子檔案管理信息系統建設過程中，特別是操作系統應用建設中，必須要秉持通用、實用、可靠成熟的發展原則，選擇當前最先進的操作系統。

系統選擇必須要具備一定的包容性和開放性，屬于可擴展的應用網絡系統，能夠在動態變化之中尋求發展之不變。應用系統可以是基本平臺，能夠提供靈活的自定義功能，可以根據檔案室的實際情況，有針對性的自定義操作模塊以及工作流程，確保檔案管理軟件具備開發潛力功能，能夠涵蓋檔案數字化加工以及信息采集、處理歸檔、應用管理等全過程。電子檔案信息化發展建設中應用到的許多關鍵技術屬于當前信息技術和計算機技術、人工智能技術中最具有發展前途的科學技術。例如，數據倉庫以及大量并發查詢、海量數據存儲與網絡安全等等各項技術有效應用于電子檔案管理過程中，能夠大幅度提高電子檔案管理系統的技術含量，進一步確保技術先進性。

要想進一步加強電子檔案管理工作，必須要制定科學完善的電子檔案管理標準以及規范制定相關的電子文件，必須要根據國家的相關標準以及電子文件產生的實際情況，分析電子檔案管理的基本規律和計算機技術的特點，制定完善的電子檔案管理機制。檔案管理機制中應當包括電子檔案的形成、積累以及整理鑒定、歸檔應用與統計保護等各項內容，明確規定電子檔案的歸檔范圍以及方式、保管要求與注意應用事項等等，并且要劃分具體的范圍貫徹落實好責任人以及責任部門。通過明確要求電子檔案的歸檔方式以及整理要求、歸檔時間、相關程序等等，制定相關業務的檢驗標準，明確檔案的歸檔手續和格式目錄等等。

2.切實推進數字信息資源庫建設，大力加強電子檔案歸案工作

加強數據信息資源庫建設，必須要做好以下幾方面工作：第一，是對本單位的相關電子檔案以及自發文件歸檔時，必須要將電子檔案掛入新的檔案管理數據庫。第二，對上級以及外單位來文資料歸檔時，必須要對原文掃描形成電子檔案，然后掛入數據庫。紙質檔案庫存量相對較大，必須要采用數字化管理模式，所以對于原有的庫存檔案數字化工作，可以采用分步進行方法先甄別檔案，所以這步驟需要有經驗的管理人員進行操作，根據時間順序將利用率較高，并且具有較高價值的檔案進行分類挑選，將這些檔案進行數字化處理，同時應當實現單位調節，可以對用戶急需的檔案進行優化處理，確保檔案的利用效率。

由于電子檔案涉及問題較為寬泛，受限制的因素相對較多，如果只依靠檔案部門難以獨立完成，所以在電子檔案歸檔時，必須要對形成部門以及管理部門、計算機部門、信息管理部門進行有效結合。由于電子檔案形成部門不僅要熟悉管理業務，也需要了解電子檔案的歷史聯系和形成規律，屬于電子檔案歸檔工作主要責任者，所以在工作鑒定時最具有發言權。檔案管理部門必須有效掌握管理技巧和方法，能夠了解當前的全局發展情況，切實做好把關以及統籌工作。

3.加強培訓力度，加大人才隊伍建設步伐

目前辦公現代化以及網絡化的發展趨勢不斷推進，當前檔案人員中存在某些不適應情況，所以必須要切實加強檔案管理人員的教育培訓力度，提高檔案人員的業務素養。通過提高檔案人員綜合素質，采用全方位、多元化的方式，可以選用“請進來、走出去”的結合發展原則，通過專題講解以及個別輔導有效結合的方式進行共同教育。也可以組織檔案人員進行外出參觀學習，能夠開拓檔案人員的視野，切實做到取長補短，提高檔案人員的業務水平，為單位發展提供準確的數據支持以及便捷的信息服務。

在具體的工作中，檔案管理人員必須有效掌握計算機操作知識以及檔案管理術語，了解運行程序的相關步驟，同時要對工作人員進行面對面的具體指導，確保每一位受訓者能夠弄懂每一個問題。電子檔案體現的是全新的技術，必須要加強新設備的支持，所以電子檔案管理人員不僅要掌握檔案管理知識，也需要掌握計算機網絡知識。檔案人員應當提高自身的知識更新速度，有效調整現有的知識結構，從而適應信息化時代的發展需求。

在此過程中，根據信息化發展建設檔案部門必須要打造知識全面且一專多能、具有敏銳的信息判斷能力和開拓精神的復合型人才。檔案管理人員不僅要具有文書方面知識，同時也要具備綜合分析以及信息技術能力，能夠懂得相關技術的專業知識，切實實現文理雙通、文理復合。根據當前的基層檔案工作人員的發展情況，能夠看出具有大專學歷以上的從業人員數量相對較少，人員結構較為單一，所以嚴重制約著電子檔案管理工作的開展，為了進一步實現信息化發展需求，必須要加強檔案人才的隊伍建設，可以結合公務員招錄以及人才選拔機制，有效改善隊伍素質結構，使檔案管理人才適應新的工作發展需求。

三、結束語

當前電子檔案管理工作缺乏相關的標準和規范，存在不健全或者是不適應情況，電子檔案在眾多方面不同于紙質記錄，所以電子檔案規范管理工作中也面臨著眾多的挑戰和機遇。所以相關單位必須要切實加強用軟硬件設備的建設，提高檔案人員的信息技術操作水平以及綜合素養，才能夠有效推動電子檔案管理信息化的有效建設與發展。

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