淺析基于本科專業評估工作對日常教學檔案的管理

摘 要：教學檔案管理對高校來說，是提高教學質量，制定教學方案重要輔助工作，因此高校需要提高對日常教學檔案管理的重視度，制定有效的措施，促進管理效果的提升。本文基于本科專業評估工作進行探究日常教學檔案管理情況，分析了其存在的問題，然后提出了有效的管理策略。其中包括提高教學檔案管理的意識，制定教學檔案管理的流程和標準，完善教學檔案數據庫，提高管理人員的綜合素質等方法，使高校教學檔案管理工作的問題得到及時處理，促進管理工作效率的大幅度提升。

關鍵詞：本科專業評估;教學檔案;管理措施

教學檔案管理工作是高校當中的重要工作，而且也會對評估工作產生較大的影響。在教育信息化快速發展的今天，高校教學檔案資源數量明顯增加，導致相關管理工作難度越來越高，以往的管理方式已經無法適應目前工作的需求，因此需要加強落實教學檔案信息化管理，如從本科專業評估工作方面做好日常教學檔案管理工作，最終促進管理效率的提高。

一、普通高校教學檔案管理的現狀

1.對教學檔案管理關注度不夠

在日常管理工作中，高校更加愿意將關注點放在如何提高教學質量，增加科研成果方面，卻沒有過多的關注教學檔案管理，對教學檔案管理工作，還沒有深刻地認識到其重要性。甚至有些教師和檔案管理人員也沒有對教學檔案保持較高的重視度，導致管理工作方面有許多的疏漏。如許多教學過程中的資金沒有及時或者完整地收集，導致教學檔案的全面性不足，影響到教學檔案的質量。高校需要在教學檔案管理方面投入更多的精力，才能使其管理更加符合現實的需求。

2.日常教學檔案管理不夠規范化

要想使教學檔案管理工作可以達到預期的目標，就需要制定完善的管理制度，提高管理方法的有效性。但是目前許多高校忽略了教學檔案管理工作的完善，不僅沒有進行科學管理，也沒有設置管理的有效評價標準。同時許多教學檔案沒有得到有效整理，不僅使檔案分散在不同的工作部門當中，也沒有依據一定的標準進行檔案收集和整理。另外高校有的部門會習慣性地保存檔案，有的部門卻沒有很好地保存，各部門參差不齊，很大程度上削弱了教學檔案的真實性。而且一些保存下來的檔案文件是復印件，沒有很好地保存原件，這充分顯示出了教學檔案管理中隱藏著許多的問題急需進行解決。

3.教學檔案管理信息化不夠全面

由于信息技術的發展，許多高校已經引入信息技術，但是在教學檔案管理工作當中，引入信息技術還比較少，導致教學檔案管理信息化遲遲無法實現。另外部分高校仍然以保存紙質的檔案作為唯一的方式，眾多檔案管理比較困難，嚴重影響到檔案管理工作的質量[3]。另外一些高校沒有配備檔案管理工作所需的計算機，也沒有購入或者研發所需的管理軟件，導致教學檔案的計算機管理效果一直得不到有效提升。而且許多高校還沒有建立教學檔案信息數據庫，使得許多信息無法在計算機當中顯示，嚴重影響人們尋找所需的檔案，導致工作效率無法滿足需求。

4.教學檔案管理人員的能力有所不足

部分高校還沒有安排有專門的崗位進行教學檔案管理，管理工作多成為院系教學秘書的附加工作，這些人員沒有專業的檔案管理知識，其在開展工作的時候，容易出現混亂，導致管理效果不夠明顯。另外這些人員還有一些自己本職的工作，因此其較少會花大量的精力和時間進行檔案管理，導致檔案管理無法滿足現實的要求[4]。同時，部分人員沒有按照規定進行還提交教學檔案，導致教學檔案不夠完整，不利于教學檔案管理的有序進行。而且而此方面也沒有完善的管理制度，導致沒有上交日常教學檔案或者檔案不完整的情況均沒有得到有效管制，最終會嚴重影響到檔案管理工作的效果。

二、基于本科專業評估完善高校教學檔案管理工作的措施

隨著高校工作的開展，其不僅需要提高教學的效果，還需要提高對教學檔案管理的重視度，使整個教學過程均可以得到有效監督和管理。通過以上對于目前高校教學檔案管理工作存在的問題進行分析，從專業評估的角度，提出完善高校教學檔案管理工作的有效措施如下。

1.樹立正確的教學檔案管理意識，提高管理的效果

在高校本科專業評估當中各個工作人員需要需要意識到教學檔案對高校教學工作開展的重要性，而且高校領導也需要看到教學檔案管理對學校內部管理的作用。因此需要做好相關管理工作的準備。第一，在高校內部需要確定每個部門人員在教學檔案管理工作當中需要承擔的責任。比如可以把學校領導確定為第一責任人，全面掌控教學檔案管理工作;而部門領導則確定為第二責任人，負責本部門的教學檔案管理工作;各個部門的人員則是第三負責人，主要承擔教學檔案的收集和整理工作。經過確定每個層級人員的工作責任之后，可以使教學檔案的管理和監督工作得到有效完善，滿足教學檔案管理的需求。第二，每個部門的人員都需要以本科專業評估為基礎，做好相關的宣傳工作，使師生均可以了解到教學檔案管理對教學工作的作用，從而使其在工作和學習中做好相關的管理工作，加強檔案的整理，為管理工作提高有效的支持。第三，需要使教學檔案管理人員明確其工作的重要性，在管理工作投入更多的精力和時間，使管理工作可以得到完善。

2.制定有效的教學檔案管理標準化，促進管理的規范

高校需要按照教育局提出的要求，在融入自身的工作情況當中，進行建設具有現實意義的工作標準，然后進行規范化管理，提高管理工作的有效性。同時也需要制定合理的工作流程，使每個工作細節可以得到有效管控，以達到教學檔案管理的目標。第一需要確定高校教學檔案信息化管理的制度，尤其是進行對檔案的格式、數據的處理方式等均需要進行詳細規定，使教學檔案可以順利收集和整理，并且將工作效果和績效考核進行聯系，有助于提高管理人員的工作積極性，完成教學檔案管理工作的要求。第二，需要加強檔案的分類，如可以按照功能分成日常教學、實訓、學生學籍、教師個人信息等方面的檔案，經過合理應用信息技術，使分類做好檔案的整理，并且保障信息的準確度，使教學檔案可以完整收集和整理，提高教學檔案管理工作的效率。第三，需要使紙質文件和電子文件在信息上保持一致，做好檔案保存工作，方便高校人員進行取用。

3.建設教學檔案信息數據庫系統，加強檔案的管理

就本科專業評估工作來說，需要涉及多種指標，如果需要輔助評估工作的進行，就需要進行尋找歷史的檔案，找到自己所需的資料，此項工作具有一定的難度，因此其工作效率一直比較低。對于這種情況，高校各院系需要完善教學檔案管理機制，做好檔案的分類，然后進行建設專業的教學檔案數據庫，需要調用數據的時候，很快從數據庫當中獲得所需的檔案信息。其次，高校需要設立電子數據庫之后，及時將紙質檔案的信息輸入到數據庫當中，并且合理應用信息軟件，完整記錄檔案的情況，確定檔案的動態，有助于人們更快地進行尋找檔案資料。最后，高校之間可以就一些教學方案的信息進行共享，建設高校可以互相應用的數據庫系統，不僅可以有效擴大教學評估工作的效率，也可以使教學檔案管理更加有效的發展。

4.積極進行教學檔案管理人員的培訓，提高其能力

高校教學檔案管理工作具有一定的難度，而且細節方面的工作比較多，因此高校各相關部門需要按照具體需求安排專業的管理人員。進行教學檔案整理需要花費大量精力和時間，而且在歸檔的時候也需要按照不同的要求進行整理，這對管理人員來說是一個不小的挑戰。因此高校不僅需要安排專業的檔案管理人員，還需要做好相關的監督工作，使管理人員可以按照要求進行操作，使教學檔案管理可以更加有序。同時高校需要鼓勵管理人員進行自我提升，多學習專業的檔案管理知識，使自身的能力可以滿足工作的需求。另外高校也需要給管理人員進行培訓，使其了解如何在教學檔案管理工作當中應用信息技術，然后將信息技術應用于實際檔案管理工作當中，使教學檔案可以順利輸入到數據庫當中，并且做好相關的維護工作，使教學檔案的作用得到充分發揮。

三、結語

本科專業評估可以為高校進行建設完善教學檔案管理系統提供有效的不足，經過針對性本科專業評估，高校可以意識到教學檔案的作用，并且加強對檔案的管理，促進教學工作的完善。所以高校領導需要積極吸取先進的建議，了解目前教學檔案管理當中存在的問題，確定有效的工作計劃，完善管理工作。同時在實際工作中，需要樹立良好的管理工作意識，做好規范化管理的準備，建設檔案的數據庫，提高管理人員的能力等，使高校教學檔案管理工作的質量得以有效提升。

參考文獻：

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[3]張仙玉，李 鵬.本科教學評估視域下高校教學檔案信息化管理探析[J].佳木斯職業學院學報，2016，12（9）：162-163.

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作者簡介：麥惠芳（1975-），女，海南海口人，大學本科學歷，海南醫學院助理館員，長期從事檔案管理工作。