知識管理理論在高校檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：在我國新課改之后，（新課改和高校檔案有沒有關(guān)系？）我國高校檔案管理也隨之改革，其管理模式更加向現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展。但是在實(shí)際應(yīng)用過程中，仍然存在一些問題，影響了檔案管理效果，造成了一定的影響。基于此，本文將探究在知識管理理論下，高校檔案管理的應(yīng)用措施，旨在提高高校檔案管理水平，從而讓高校檔案管理為高校后續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：知識管理;高校檔案管理;應(yīng)用措施

高校在逐步發(fā)展過程中產(chǎn)生了高校檔案，其中充滿了高校歷史記錄以及思想結(jié)晶。高校檔案管理具有重要的作用，不僅是學(xué)校檔案工作的職能部門，還是存放檔案科學(xué)文化的事業(yè)機(jī)構(gòu)，若是想要辦好學(xué)校，就必須重視高校檔案管理。但是，在目前管理中，由于各種原因，導(dǎo)致高校檔案管理并不能實(shí)現(xiàn)其效能。因此，需要將知識管理理念融入其中，弘揚(yáng)高校傳統(tǒng)與科研文化。

一、知識管理理論

1.發(fā)展歷程

于20世紀(jì)60年代，美國彼得·德魯克提出知識工作者及知識管理概念，并指出現(xiàn)在已經(jīng)步入了知識經(jīng)濟(jì)社會(huì)，資本已經(jīng)不再是經(jīng)濟(jì)資源，知識才是社會(huì)發(fā)展的源動(dòng)力。之后80年代，其發(fā)表相關(guān)論文，開拓了知識管理工作，提出未來企業(yè)應(yīng)當(dāng)以知識為基礎(chǔ)進(jìn)行管理。90年代時(shí)，美國教授托馬斯·H達(dá)文波特對于知識管理實(shí)踐工作作出拓展，構(gòu)架了知識管理模型，在知識管理實(shí)踐中發(fā)揮了重要作用。與此同時(shí)，日本教授中郁次郎對西方管理專家提出的知識管理注重技術(shù)對隱形知識有所疏忽的理論提出質(zhì)疑，對知識管理中隱性知識及顯性知識之間的區(qū)別系統(tǒng)性論述，提出了知識管理創(chuàng)新的新途徑。并在之后的發(fā)展中，越來越多的專家提出隱性知識的重要作用，為知識管理的應(yīng)用提供了理論基礎(chǔ)。

2.知識管理

基于知識管理理念存在的知識管理，是一種更為靈活的管理模式，能夠?qū)⑷伺c知識有效結(jié)合，人可以豐富知識內(nèi)涵，而知識也可以豐富人的世界。在管理中，知識管理屬于新型概念，與一般管理模式不同，其主要是在組織中構(gòu)建出質(zhì)化與量化的知識系統(tǒng)，從而通過分享、創(chuàng)造、整合、創(chuàng)新等過程讓組織在不斷的知識回饋中獲得新的個(gè)人與組織的智慧循環(huán)，有助于組織在市場變遷中作出合適的決策。可以將其定義為：知識管理就是對知識創(chuàng)造及應(yīng)用過程的管理規(guī)劃活動(dòng)。

3.檔案知識管理

知識管理理念下的檔案知識管理，主要是在檔案中融入知識管理理念，在原有的信息化檔案實(shí)體管理基礎(chǔ)上，更加重視構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)知識流，并建立起檔案利用者更為滿意的檔案知識服務(wù)體制。原有檔案管理人員的工作也發(fā)生一些改變，從實(shí)體檔案的保管者轉(zhuǎn)變成知識提供者，將數(shù)據(jù)庫向知識庫轉(zhuǎn)變，由此數(shù)據(jù)的傳遞也就變?yōu)橹R的傳遞。而在高校管理中，主要是在實(shí)踐中落實(shí)管理經(jīng)營理念，對于舊有模式已經(jīng)更新。在以往的管理之中，工作重心重點(diǎn)落在構(gòu)建知識系統(tǒng)中，落實(shí)服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)體系。因此，在目前的檔案管理之中，需要強(qiáng)化管理人員的管理力度，逐漸從傳統(tǒng)檔案管理模式向知識管理過度。

二、知識管理與高校檔案管理之間的關(guān)聯(lián)

知識管理屬于新型管理理念，與高校檔案管理揩油（揩油什么意思，用在這里合適嗎？還是手誤打錯(cuò)了？）密切的聯(lián)系，主要有以下幾方面：

1.知識管理的基礎(chǔ)是檔案管理

知識管理具有其他管理模式?jīng)]有的優(yōu)勢，就是認(rèn)識到知識是組織發(fā)展中的重要資源，而文檔形式能夠永久對組織知識保存。所以，文檔管理是知識管理中重要組成部分，并且文檔管理也能夠處理顯性知識，是知識管理中的基礎(chǔ)。

在高校檔案管理中，其中內(nèi)容包含了教育教學(xué)、招生、科研等原始活動(dòng)記錄，其中類別有行政、基本建設(shè)、教學(xué)、學(xué)生、科研等，檔案中記載著學(xué)校發(fā)展歷程，教學(xué)科研過程及經(jīng)驗(yàn)，學(xué)校學(xué)科發(fā)展知識等，不僅包含了原始高校信息，更是學(xué)校發(fā)展中的關(guān)鍵知識資源。高校是知識密集組織，檔案中存有數(shù)量眾多的知識信息，尤其在實(shí)施收集中，文檔（教學(xué)成果、學(xué)術(shù)論著等）管理是基礎(chǔ)，因此，高校顯性知識的檔案管理，能夠?yàn)橹R管理的實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。

2.知識管理與檔案管理具有目標(biāo)同向性

在檔案管理中，其與知識管理功能本質(zhì)相同，都是利用有價(jià)值的信息為組織服務(wù)。檔案管理工作能夠?qū)n案進(jìn)行有序管理，提供利用者需要的信息、知識等，實(shí)現(xiàn)組織價(jià)值最大化。而知識管理主要是識別、獲取知識等，提高知識利用率，從而提升個(gè)人及組織知識管理能力，兩者在目標(biāo)上具有同向性。

3.知識管理和檔案管理都能加工人類社會(huì)實(shí)踐認(rèn)知

這兩種管理方式都是對人類社會(huì)中產(chǎn)生的信息進(jìn)行加工、收集、傳遞、存儲(chǔ)利用的過程，在知識深加工過程中，需要清除信息管理中的主要內(nèi)容，不僅是知識外在形態(tài)特征，還有知識內(nèi)在特征。同時(shí)，這兩種管理加工只是個(gè)過程，與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，檔案管理實(shí)施電子文件、全程管理離不開信息技術(shù)的支撐，而知識管理是多層次復(fù)雜的管理流程，需要在技術(shù)操作中使用推拉、群件、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)。

三、知識管理理論在高校檔案管理中應(yīng)用存在的問題

1.歷史因素

由于教育行業(yè)本身存在特殊性，高校大多數(shù)人對于知識管理理念并不清楚，將其看作是信息化管理的“新外衣”，并且，高校中處于主導(dǎo)地位的是教師以及教研人員，并不能像普通企業(yè)一樣進(jìn)行知識管理，若是將金融資本核心理念融入到高校管理中，將會(huì)對高校的發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

2.文化因素

我國知識分子中，更多的是“文人相輕”的意識，對于知識共享存在著一定的抵觸心理，在人才引進(jìn)中還有可能出現(xiàn)嫉賢妒能等情況，學(xué)術(shù)領(lǐng)域中還有論資排輩、評審不公正等現(xiàn)象，都會(huì)對知識創(chuàng)新利用造成影響。

3.管理水平低下

高校管理中對于知識管理推廣普及環(huán)境存在一定的限制，并且高校管理層中并沒有能夠承擔(dān)整個(gè)學(xué)校進(jìn)行管理的部門，高校學(xué)院之間經(jīng)常是各自為政，沒有統(tǒng)一安排，不同院系的教職工也缺少交流，學(xué)習(xí)氛圍接近于無，高校管理中更多的是少數(shù)人工作，對于大部分師生員工的積極性造成了影響，并且缺少團(tuán)隊(duì)合作精神，違背了知識共享理念。

4.管理流程不規(guī)范

在高校中應(yīng)用知識管理，其主要在于知識收集、應(yīng)用、交流、創(chuàng)新這一流程，實(shí)現(xiàn)知識運(yùn)用的良性循環(huán)，但是，在目前的高校檔案管理中，卻并沒有將知識管理流程循環(huán)起來，忽略了其中知識應(yīng)用及交流的流程，影響了知識管理在高校檔案管理中的應(yīng)用。

四、知識管理理論在高校檔案管理中應(yīng)用措施

1.檔案流程的管理革新

在目前高校檔案管理中，若是想要將其與知識管理理念相結(jié)合，就需要對現(xiàn)有管理模式逐步更新，加強(qiáng)在檔案管理中知識管理的內(nèi)容，提高管理人員對知識管理的效率，在此基礎(chǔ)上，將檔案管理制度逐漸更新調(diào)整，符合高校發(fā)展理念，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、細(xì)致化知識收集管理。可將知識管理分為：知識為管理對象以及知識為應(yīng)用目的這兩種，建立知識庫。并且，在逐步將檔案管理向知識管理模式轉(zhuǎn)變的過程中，管理人員不僅要重視知識收集整理，還要轉(zhuǎn)移管理重心，把舊有管理模式向知識管理模式轉(zhuǎn)移，豐富檔案內(nèi)容。同時(shí)，管理過程中還需要明確高校檔案文件信息，讓檔案使用者反饋落實(shí)，從而達(dá)到科學(xué)化檔案管理，完善檔案管理體系。

2.創(chuàng)建完善的管理制度

需要在遵循國家法律的基礎(chǔ)上構(gòu)建檔案知識管理，在以此為基礎(chǔ)前提的情況下，提高相關(guān)高校領(lǐng)導(dǎo)知識管理的重要性認(rèn)知，作出良好的榜樣，對檔案管理人員進(jìn)行督促，科學(xué)合理的完成檔案收集、開發(fā)、獲取、利用等工作內(nèi)容，做到有章可循，依法辦事。目前，我國為了能夠更好地提高高校檔案管理水平，根據(jù)實(shí)際檔案管理經(jīng)驗(yàn)頒布了《檔案法》與《高校檔案管理辦法》，需要高校在此基礎(chǔ)上讓檔案管理工作更加科學(xué)合理。并且，高校領(lǐng)導(dǎo)也要在檔案管理向知識管理轉(zhuǎn)化過程中履行自身責(zé)任，明確檔案管理內(nèi)容及制度，讓檔案管理人員能夠依照高校檔案管理制度進(jìn)行管理，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息泄露等情況。

3.提高檔案管理人員綜合能力素質(zhì)

若是想要在高校檔案管理中落實(shí)知識管理模式，其主要是提高檔案管理系統(tǒng)的工作效率，滿足用戶對知識獲取的需求。因此，不僅需要高校創(chuàng)建完善的檔案管理制度，更重要的是提高管理人員的綜合能力素質(zhì)，管理人員的素質(zhì)與檔案管理工作質(zhì)量有著重要聯(lián)系。高校可以開展定期檔案管理人員培訓(xùn)活動(dòng)，讓管理人員對知識管理理念有所了解，認(rèn)識到知識管理的重要性，還可以在工作中制定檔案管理內(nèi)容，讓工作人員逐步提升自身管理水平及工作效率。同時(shí)，開展檔案管理交流會(huì)，與其他高校聯(lián)合交流檔案管理方法，吸收更多先進(jìn)知識，完善檔案管理模式，提高自身檔案管理水平。另外，在人員管理過程中，為了制約管理人員的不當(dāng)行為，需要制定相應(yīng)的管理制度，營造良好的檔案管理氛圍，提升檔案管理效率。并且，重新分配檔案管理人員，招聘新員工，為現(xiàn)有的高校檔案管理工作帶來新的活力。

隨著時(shí)代的發(fā)展，目前已經(jīng)成為了知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，需要在激烈的競爭環(huán)境中突破創(chuàng)新，才能推動(dòng)高校檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。傳統(tǒng)的高校檔案管理方式已經(jīng)不能滿足知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理需求，檔案管理不僅是對檔案的參考，還需要發(fā)揮其組織知識以及創(chuàng)造利用等價(jià)值，利用原有舊知識創(chuàng)造出新知識。需要高校在檔案管理過程中改變過去的管理模式，融入知識管理理念，從而提高我國高校檔案管理水平。

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作者簡介：牛函娟（1981-），女，漢，陜西咸陽，本科，館員，高校檔案管理。

基金項(xiàng)目：陜西省教育廳專項(xiàng)科研計(jì)劃項(xiàng)目（18JK0831）