試論如何提高檔案管理的質量

姚春風

摘 要：可以說，檔案管理工作不論是在企業還是事業單位都有著自身獨特的意義，不僅與人才的招聘有關，而且也關系到員工在工作中做出的貢獻與經歷，對單位制定發展計劃，展開多項實際工作都有著非常直接的關系。因此，身為檔案管理人員，我們應該意識到自身工作的獨特性和重要性，并能夠立足實際，從多方面著手，探究出更多有效的策略和方法來提高檔案管理工作的質量，以為單位更好的展開更多的工作，實現更好的發展，獲得更多的經濟效益和社會效益奠定基礎。

關鍵詞：檔案管理;現狀分析;質量提高;實現策略

明確檔案管理工作的重要性，從實際出發，探究出更多有效的策略和方法來提高檔案管理的質量是時代賦予我們行業工作者艱巨而神圣的使命，我們必須將其落到實處。但是通過相關的調查研究發現，現階段由于種種因素的影響，使得檔單管理工作仍舊存在一些問題和不足，因此，我們需要對此進行進一步的分析，并在此基礎上提出更多更具有針對性的策略和方法來提高檔案管理工作的質量。

一、檔案管理工作問題分析

通過相關的調查研究發現，現階段雖然更多的人意識到了檔案管理工作的重要性，行業工作者也在努力提高檔案管理的質量，但由于種種主客觀因素的影響，并沒有收到理想的管理效果，存在一些問題和不足，概括來講，主要體現在以下幾個方面：

第一，對檔案管理工作的投入力度不足。通過觀察發現，很多單位往往存在檔案庫房陳舊、相關設備匱乏、現有設備老化等問題，別說現代化檔案管理設備的引進，有些單位的檔案管理室連最基本的要求都達不到，這就在很大程度上影響了工作人員的管理工作，管理效果當然不會很理想。

第二，檔案管理者的綜合素質不夠高，管理能力不強。也就是說很多單位的檔案管理人員沒有及時的參加各種培訓，跟不上時代的步伐，自身的專業知識不夠豐富，很難應對現代檔案管理工作對其提出的各種要求和挑戰，此外，一些檔案管理人員的責任心較差，職業道德感不強，往往由于自身的疏忽和馬虎造成一些不必要的錯誤和失誤，進而大大降低了檔案管理工作的有效性。

第三，缺乏嚴格的檔案管理機制。通過調查發現，很多單位的檔案管理工作形式化、模式化、程式化嚴重，并沒有注入新鮮的血液，在檔案的收集與整理，檔案的借調、歸檔等系列環節中都缺乏明確的制定規范做根本的指導和約束，隨意性較大，進而就容易出現一些不必要的錯誤和失誤，降低檔案管理的質量。

二、提高檔案管理質量的策略

由上述分析可知，現階段檔案管理工作還是存在一些問題和不足，而如何緩解、解決這一問題，從根本上提高檔案管理工作的質量，本文給出了如下幾點參考建議。

第一，建立高素質的檔案管理人才隊伍。而這一方面需要管理工作者自身意識到自身工作的獨特性、責任性、特殊性、專業性，在實際工作中能夠不斷的學習，不斷的總結，樹立終身學習的理念，不斷的豐富自己的知識體系，以順利的應對接下來工作中提出的各種挑戰;另一方面，單位要給予在職人員更多接受學習培訓、學習的機會，讓他們接觸到更多更新的檔案管理動態，豐富自己的知識儲備，提高他們的管理能力;此外，還需要適當提高檔案管理工作者的準入門檻，引進更多專業知識豐富，管理能力強的復合型檔案管理人才。

第二，建立并完善檔案管理機制，并做到不斷的更新和優化。而這需要從以下幾個方面著手：一是建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度，規范歸檔材料的要求，細化制度的內容;二是根據檔案所屬類別的不同建立不同的管理辦法，明確具體的管理要求，并隨著工作內容的變化不斷的完善和優化既定的制度規范，提高制度規范的適應性和可行性;三是明確相應的監督機制，細化管理者的責任和義務，責任到個人，獎懲并重。

第三，加強對檔案管理工作的重視程度，引進現代化管理技術，提高管理的效率。現代化檔案管理設備、技術的引進和應用是檔案管理事業發展的必然趨勢，而這一方面需要加強對人員的培訓力度，讓他們有能力去操控、利用現代化技術和設備展開檔案管理工作;另一方面，要做到不斷的更新和完善，并且要做好安全防御工作，避免信息的泄露，提高檔案管理的效率;此外，現代化檔案管理設備和技術的引進要考慮到自身單位的實際情況，量力而行，避免形式化、模式化。

總的來說，檔案管理工作作為一項比較專業、重要的工作，對單位的發展有著不可小覷的重要作用。而只有提高檔案管理者自身的素質，構建科學有效的管理機制，融入現代化管理技術等方法的有效落地才能確保檔案管理工作的高質量運行，才能最大程度的減少不必要問題的發生，但要想促進其實現價值最大化，還需要在此基礎上不斷探索，不斷探究，不斷總結，相信，在更多檔案管理工作者的共同努力下，檔案管理工作一定能有質的飛躍，獲得更好的管理效果。

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