檔案館檔案接收工作存在的問題及解決對策

王天珍

摘 要：現階段，如何將檔案征集工作做好是每一位檔案工作人員應值得重視的問題。為此，筆者結合自身工作實踐，就做好檔案征集工作的必要性和重要性做了簡要論述，詳細探討檔案館如何優化檔案征集工作，以推動檔案管理工作更好開展。

關鍵詞：檔案館;檔案征集;必要性

檔案征集是檔案館補充檔案收集的重要途徑，其對檔案館規模的逐步擴大以及館藏的不斷豐富極為有利，為檔案資源建設奠定了堅實基礎，同時也是檔案館的職能所在。唯有對檔案資料進行不斷征集和收集，才能夠讓館藏檔案變得越來越多，豐富其內容，并不斷完善館藏結構，最終使檔案館與時俱進，更好地服務于經濟建設。所以，衡量檔案館基礎工作、管理利用工作如何，便可看檔案資料的征集工作開展得怎樣。

一、做好檔案征集工作的必要性和重要性

（一）進一步強化征集工作和人民群眾生產生活的需求相一致。檔案直接記錄經濟社會，使人民群眾的利益得到有效維護。人民群眾生產生活必需的要求就是將覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系給建立起來。因為受人力、物力、財力等多方面因素的影響，所以傳統檔案工作的收集對象均為機關或者企事業單位，方式為行政，以資料為主，一般情況下，很少關注貼近百姓生活的檔案資料。所以，現階段的重要任務就是借助檔案征集對檔案資源體系予以豐富和完善，并積極收集和密切關注部分價值較高的檔案，包括一些保存價值較高的檔案資料以及一些和國計民生有關的檔案資料，進而使檔案工作更好地服務于廣大人民群眾。

（二）加大征集工作的力度可以更好地保護歷史文化遺產。“一個城市若缺少了文化，其必然是空洞的，而沒有回憶更是蒼白的。”檔案將一個城市的發展過程真實展現了出來，其除了是歷史文化的積累外，更是文化遺產的載體，是一筆珍貴的社會財富。近年來，雖然社會快速發展，城市化進程也越來越快，但因為沒有深刻認識到歷史文化保護的重要性，所以導致民間街巷散落著很多歷史檔案，面臨隨時被損壞的風險。因此，迫切需要利用檔案征集這一方式將其收入館中，使歷史文化得到有效保護，讓其可以永久地使用。

二、檔案館檔案征集存在的問題

（一）對征集工作的認識不夠。首先，檔案工作人員尚未充分認識到征集工作的重要性，重接收、輕征集的現象十分普遍，同時因為上級檔案部門在對下一級展開考核的時候，通常不會對征集工作進行考核，或工作考核的評分只占據了很少的分數，造成了征集工作重要性不強。如縉云縣檔案館每年都會發出一個征集檔案資料的文件或對上級部門相關征集檔案資料的通知進行轉發，但因為部分單位領導和社會群眾不理解、不支持、不配合征集工作，導致我們的發文通常難以落到實處，效果很不理想。

（二）檔案征集的體制、機制不夠完善。《檔案館通則》第10條明確指出：“檔案館要加大征集歷史檔案、資料的征集。省級以上檔案應對專門機構進行設立或由專門人員展開征集”。就省級以下的檔案則未作出規定，導致基層檔案館沒有專門的征集機構甚至沒有配備專門的人員對征集工作予以負責，通常都是由保管利用科對這一項工作負責。科室具有很重的任務，缺少充足的工作人員，造成征集工作的正常開展難度較大。一些檔案館盡管對征集工作網絡構建了起來，但開展活動的頻率很少，作用無法發揮。

三、做好檔案征集工作的幾點思考

（一）強化宣傳，增強社會檔案意識。利用形式多樣的宣傳手段和諸多有關檔案的法律法規，重點強調征集工作的重要性。使群眾主動向檔案館捐贈或移交一些檔案資料;并且，可以對檔案館提出要求，讓其代管那些不在國家所有范圍的檔案資料，或向其出售。在檔案的各個環節不斷提高開放度，包括形成、積累、收集、管理、開放、利用等，通過各種各樣的形式讓檔案和社會展開密切合作，使之真正和人們的社會生活相融合，在區域歷史文化、公眾物質、精神生活中占據重要位置。要真正把發現需求、研究和解決問題當作重點工作，對社會需求多加關注，把檔案功能和社會的結合點找到。與此同時，還需要積極地把檔案館規范、專業的保管條件宣傳給廣大群眾，讓其積極密切配合征集工作，加大支持力度，使群眾積極主動參與到檔案征集之中，創設一個對檔案征集工作有利的環境，提高公眾把檔案資料捐贈給檔案館的主動性，順利開展檔案征集工作。另外，還需將檔案征集工作放進文化建設的大局中，利用多種形式展開宣傳，如電視、網絡、報紙等，積極開展檔案展覽與編研，使民眾對檔案征集的重要性有一直觀感受，促進社會檔案意識的提高，形成文化合力。不斷將征集接收范圍擴大，真正收集社會關注、需要的檔案，包括各級黨政機關與企事業單位在長時間的工作中所形成的載體檔案，如照片、書畫題詞、榮譽牌匾等。鼓勵各級領導與各類名人將其私人檔案捐贈出來，使整個社會記憶更加豐富。

（二）完善檔案征集體制、機制，為征集工作提供政策支撐。第一，進一步強化和征集相關的法律法規的建設，對檔案征集予以規范，以保證征集工作的順利開展。第二，把征集工作納入檔案館的日常工作中，在內部將專門的機構建立起來，并由專門的人員負責，以此促進檔案征集工作的順利進行。第三，積極構建征集網絡，將各個方面的社會力量納入其中，特別是諸如藝術家、教授、民間收藏愛好者等社會各界知名人士，經常召開會議，確定征集主題，布置征集任務，從精神和物質兩方面獎勵對征集工作具有貢獻的人員，進而充分調動起大家的積極性，充分發揮出征集網絡的集體效用，使之形成合力。

（三）提高征集人員素質。征集工作的主體是征集人員，所以檔案館應在征集崗位上安排具有較高政治素質、較強業務能力和過硬工作作風的人員，并將相應的宣傳工作做好。而征集人員也應不斷提高自身素質，首先是對檔案收集工作的方針、政策與法規進行熟悉，并學會靈活運用。其次是公關協調能力要強，會征集心理學。再次是具備較強的責任感與事業心，擁有默默無聞的奉獻精神，作風踏實，能夠積極主動參與到工作中，并這一此項工作當作自己的終身任務。最后是業務水平與文化知識要高，除了要將檔案專業知識與業務技能掌握外，歷史學、語言學、文學、現代科技知識等學科的知識也必不可少，以更好地識別征集的檔案，促進自身鑒賞能力的提高。能夠鑒別真偽，尤其是要掌握一些鑒賞常識，包括文物、古籍、書畫等。最后是要具有敬業精神，應相信付出總會有收獲，征集工作一定會從困境走出，獲得成功。另外，一定的社交能力也必不可少，擁有公關意識。要有誠心，以誠感人。要有耐心，不能操之過急。要有信心，不能遇到困難就退縮。

四、結語

總之，檔案征集工作是檔案工作中非常重要的一個環節，作為檔案館的立館之本，其為檔案工作提供了資源保障，館藏檔案材料的價值高低與豐富程度均由其決定，諸多散落在民間的檔案得到了很大的保護，同時緊隨其后的其它各個環節的工作成效也受其直接影響，在實現檔案工作最終目標上作用巨大。所以我們應繼續采取有效措施，加強檔案征集，進一步建設檔案館檔案資源。

參考文獻

[1]趙春麗.對綜合檔案館推進檔案征集工作的一些思考[J].蘭臺世界，2012（9）：123.

[2]姜曉江.對檔案館檔案征集工作的認識[J].檔案天地，2014（1）：44-45.

[3]賈曉娟.檔案館檔案征集工作存在的問題與對策——基于薊縣檔案館征集工作實踐的思考[J].天津檔案，2015（3）：38-39.

[4]王鑫.如何做好檔案征集工作[J].蘭臺內外，2014（4）：75.

[5]金雯婷.淺談公共檔案館征集檔案工作改革[J].蘭臺世界，2014（26）：9-10.

[6]姬海琳.檔案館的征集工作現狀與思考[J].黑龍江檔案，2017（5）.

[7]李琦.做好檔案征集工作之我見[J].黑龍江檔案，2014（3）.

[8]陳利.關于檔案征集工作的幾點思考[J].黑龍江檔案，2013（2）：105.