企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策

韓洪云　張景川　王亞麗　張永波　陳文強(qiáng)

摘 要：信息化建設(shè)是做好企業(yè)檔案工作的根本途徑。企業(yè)檔案保存著一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)重要的資產(chǎn)，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，存在很多問(wèn)題，應(yīng)有相應(yīng)對(duì)策，建立檔案信息化系統(tǒng)，解決企業(yè)信息查詢(xún)服務(wù)，克服紙質(zhì)檔案的單一性，從而助推企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案信息化建設(shè);問(wèn)題;對(duì)策

1 引言

目前，隨著信息社會(huì)的迅猛發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已不能滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是十分必要的。信息化建設(shè)是企業(yè)檔案工作的必由之路。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

所謂企業(yè)檔案信息化，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)。加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，以協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和決策，是十分必要的。筆者認(rèn)為：實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)主要應(yīng)從如下幾方面入手。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策

3.1加強(qiáng)企業(yè)檔案部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施投入以完善區(qū)域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

企業(yè)應(yīng)加大資金投入，加強(qiáng)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還用于庫(kù)房的管理，以助推企業(yè)的快速發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，它需要企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)及所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重，與企業(yè)其他部門(mén)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)企業(yè)。

從目前看，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，有計(jì)劃有組織地進(jìn)行培訓(xùn)，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作達(dá)到質(zhì)的飛躍。

3.3 檔案信息化建設(shè)的組織管理和具體操作方法

檔案信息化建設(shè)并不是簡(jiǎn)單的使用信息化硬件和軟件問(wèn)題，要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理關(guān)鍵在于做到“五化”。

領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)化。加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，形成 “一把手掛，成立檔案管理工作小組，切實(shí)提高管理效能，從人財(cái)物等各方面給予保障。

隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化。定期組織檔案管理人員參加繼續(xù)教育和檔案信息化管理培訓(xùn)，開(kāi)展學(xué)術(shù)交流、現(xiàn)場(chǎng)參觀、知識(shí)競(jìng)賽等活動(dòng)，促進(jìn)檔案管理人員自覺(jué)提高自身業(yè)務(wù)水平。

管理規(guī)范化。認(rèn)真完善檔案管理規(guī)范，制定操作性強(qiáng)的的檔案管理細(xì)則，制定相應(yīng)的檔案人員崗位責(zé)任制度，另外，還要注重設(shè)備的規(guī)范化。及時(shí)對(duì)信息化軟件設(shè)備進(jìn)行更新，保證防火防盜、防蟲(chóng)害。

使用便捷化。根據(jù)企業(yè)的具體需求建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。首先把文件及目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，然后用掃描儀等設(shè)備對(duì)原文進(jìn)行錄入，利用信息化軟件的功能對(duì)信息的收集整理和檢索網(wǎng)絡(luò)化。建立企業(yè)檔案網(wǎng)頁(yè)。需要借閱時(shí)，可以在網(wǎng)頁(yè)上申請(qǐng)。

運(yùn)行安全化。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)挑選專(zhuān)業(yè)的檔案人員進(jìn)行相應(yīng)的安全技術(shù)培訓(xùn)，另外，為了避免不可能不可抗拒的自然災(zāi)害對(duì)檔案的破壞，還要做好重要檔案的異地異質(zhì)的備份工作。由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害。

檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化。

近及年企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高瞻遠(yuǎn)矚，克服資金短缺和人才短缺的雙重困難，紛紛啟動(dòng)了檔案管理的信息化建設(shè)項(xiàng)目。公司的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員，都親身參與公司檔案信息化的建設(shè)工作。檔案信息化管理成功上線(xiàn)。

聚銀公司是銀光集團(tuán)首家實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理單位并領(lǐng)跑西北。公司各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、公司檔案管理人員以及各部門(mén)兼職檔案管理人員互相協(xié)作，加速了檔案信息化的進(jìn)程并提高了檔案的信息化管理水平，從而服務(wù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

公司在檔案信息化過(guò)程中，成立檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，從注重檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r(shí)注重檔案信息化建設(shè)管理，從人、財(cái)、物各方面給予保障。

公司先后購(gòu)買(mǎi)了電腦和掃描儀等設(shè)施，加強(qiáng)了公司檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和區(qū)域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為了提高檔案管理人員的信息化管理水平，公司多次派檔案管理人員到全國(guó)檔案信息化管理先進(jìn)單位參觀培訓(xùn)，并且也多次邀請(qǐng)專(zhuān)家對(duì)公司所屬各單位兼職檔案員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，分別采取集中培訓(xùn)和一對(duì)一培訓(xùn)方式。公司檔案管理人員以及各部門(mén)兼職檔案員的信息化管理水平得到了大大的提高，公司檔案信息化建設(shè)進(jìn)程和水平達(dá)到了質(zhì)的飛躍。

公司檔案信息化建設(shè)工作正在蓬勃發(fā)展，提升公司檔案的服務(wù)效能。檔案信息化建設(shè)的成果，提高了公司檔案管理員和兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)以及管理水平，提高了檔案的服務(wù)效率，從而服務(wù)于企業(yè)。爭(zhēng)取在未來(lái)的兩年里達(dá)到兵器一級(jí)數(shù)字檔案信息化管理單位。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)不是一兩天的事情，要在探索中不斷完善，企業(yè)應(yīng)積極尋求適合自己的檔案信息化之路，從而使檔案工作適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展步伐，以助推企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]齊虹：《知識(shí)管理及其對(duì)檔案管理的啟示》，《21世紀(jì)的社會(huì)記憶中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇論文集》中國(guó)人民大學(xué)出版.

[2]張海燕：《企業(yè)檔案的信息化管理》《機(jī)電兵般檔案》2009年第一期.

[3]崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》《當(dāng)代經(jīng)理人》2006年第? 6期.

作者簡(jiǎn)介：

韓洪云（1968-），男，漢族，籍貫：遼寧大連，單位：甘肅銀光聚銀化工有限公司，學(xué)歷：研究生，職稱(chēng)：高級(jí)工程師，研究方向：檔案管理.