探究如何優化信息系統項目管理

韓英慧

摘 要：優化信息系統項目管理是現代項目管理的重要內容，也是對信息系統的更新重要方式。現在信息技術應用到各個領域，信息系統的實施對提高其工作效率，完善其工作職能的重要方法，信息系統的項目管理對實施其科學有效的進行優化是全面提升信息系統管理的基本保障。本論文從不同方面闡述優化信息系統項目管理，希望為研究信息系統項目管理優化的專家和學者提供理論參考依據。

關鍵詞：優化信息系統;項目管理;研究

在信息時代的大背景下，信息在社會中會發揮越來越重要的作用，信息系統已經成為社會的基本建設項目，因此信息系統的項目管理也被社會進行重點關注。項目的整體管理就是項目在執行管理過程中的一項具有全局性的管理類工作，這樣可以對預期、潛在的問題進行發現，并且可以在問題嚴重之前就做好相關的預案。另外在項目系統協調的過程當中，需要對相關的人員進行合理的分配，只有這樣才能更好的確保項目的實現。

1 信息系統項目管理模式

為什么在解決了企業信息化領導重視、信息化認識普遍提高、資金有保障、信息化總體規劃等問題之后，一些企業信息系統項目的成功率還是這么低呢？重要原因就是缺乏與企業管理相適合的信息系統項目管理模式明行之有效。

1.1成立公司信息化主管領導為組長的項目領導小組

現在建設的信息系統項目所涉業務往往跨多部門、全業務鏈，涉及業務流程的優化，管理職能的調整，多業務部門配合，資源保障等需要公司領導層協調、決策的工作，沒有領導的參與，信息系統項目很難成功，因此有必要成立公司領導牽頭的信息系統項目領導小組。

細化一下領導小組的職責，一是主持需求報告、功能確認、模塊驗收、項目總驗收等方面的會議，簽發會議紀要;二是隨時聽取項目組匯報，及時協調解決項目執行過程中的問題;三是負責與公司領導班子通報、交流項目的執行信息;四是項目資源保障;五是宣貫項目標、意義。

1.2成立以信息部門牽頭、各業務部門參與的執行項目組

項目組應該考慮整個系統的所有業務內容，考慮系統所有功能的實現;要有公司的站位，不能各自為政;要統一項目的協作配合，協調溝通，整體管控，集中集成;要對信息化有

充分的認識，項目的關鍵點、難點、著力點明晰，能把控項目策劃、計劃、程序驗證;要熟悉系統所涉業務。要達到這些要求，項目組成員的構成就必須將信息部門和業務部門的骨干納入項目組，這是信息化與業務深度融合在項目組織上的體現，否則信息系統建設很難成功。

2 信息系統項目整體管理的過程

項目的整體管理包括制定項目章程、制定初步的項目范圍書、制定項目管理計劃、指導和管理項目執行，監督和控制項目、整體變更控制和項目收尾等過程，在實際操作中會貫穿啟動、計劃、執行、監控和收尾等階段。項目的整體管理能夠促進各項任務安排的協調發展，最終讓項目可以在整體上獲得最優的效果。

2.1項目啟動階段

對于項目的啟動階段來說，召開項目啟動大會是首要的內容，要對相關的人員進行項目環節的介紹，另外還要注意對項目章程進行頒布，讓項目得到正式的授權。對于項目的啟動來說，還需要一定的人力資源進行支持，因此注意對人力的布設。根據相關的合同和說明書等，對要完成的項目事項進行確認，形成正式的文檔，為之后的工作打下基礎。

2.2項目計劃階段

在進行項目計劃的時候，要先進行一定的調研之后對項目范圍說明書進行明確，進而按照相關的要求對項目管理計劃進行確定。對于項目計劃來說，它需要對有的文檔進行搜集和協調，進而對整個項目的執行和管理的整體性進行保證。項目計劃的制定要注重實用性，在必要的時候可以使用一定的工具和技術進行編制，如果涉及到的人員較多，需要根據實際的情況選擇合適的方式進行編制。

2.3項目執行階段

項目產品主要是在項目實施階段進行生產的，因此整個項目的大部分開支和實踐都會集中在這個階段。在這個階段，通過對預先制定的計劃進行參照，然后利用組織機構和工作程序來展開各項工作，并且對各個利益相關者的關系進行協調和管理，才能保證項目計劃的成功實施。

2.4項目控制階段

對項目的實施過程進行監控是進行項目控制的重要環節，在進行具體實施的時候要與項目管理計劃進行一定的對照，然后對項目的績效進行評價，通過一定的預防措施來對項目實施的效果進行保證，同時也要對變更等行為進行一定的管理，做好整體的變更控制。進行質量控制的時候，相關的開發人員和測試人員要進行積極的配合，因為只有對評審的過程進行全面的配合和跟進，才能進一步對完成的時間進行保證。

2.5項目收尾階段

項目收尾階段就是正式結束項目的階段，具體的工作就是對已經完成的項目進行移交，或者是對不合適的項目進行取消。收尾階段需要對項目進行一定的集成測試，通過系統試運行和項目文件整理來進行主要的測試，同時還要對項目的完成情況和質量進行一定的評估，進一步的對項目活動中的經驗教訓進行總結，進而對項目活動進行收尾。

總之，信息系統項目都涉及到業務流程優化、再造等問題，不可避免地要觸及到業務流程的規范、變革與重組。這樣做的好處是，第一，這些工作只有主管業務部門最清楚、最有發言權和最終決定權;第二，建設信息系統，關鍵不在建設，而在于應用，是為業務創造效益，建設的目的就是應用，讓業務部門從一開始就參與進來有利于充分調動積極性;第三，能充分調動業務部門對信息化建設的積極性，提高信息化的認識，承擔業務需求、流程優化、推廣應用等相應的職責，避免信息部門單打獨斗，系統建設起來了，業務部門應用不積極，最后落個吃力不討好的局面。因此從成立執行項目組開始就將業務部門主要負責人或骨干納入進來是必要的。

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