大數據時代客戶檔案信息化管理

摘 要：在事業單位管理中，合同成為其經濟活動的重要憑證，為事業單位經濟活動提供了重要保障，作為經濟活動中各方權利和義務關系的重要憑證，是事業單位商業經濟信息記錄的直接載體，直接決定著合同檔案管理水平，對提升事業單位經濟活動水平有著積極的促進作用。在大數據時代，加強合同檔案管理應樹立正確的信息化意識，在分析加強合同檔案信息化管理重要作用的基礎上，將大數據技術應用到合同檔案管理中，改變傳統的合同檔案管理模式，全面促進合同檔案管理規范化、標準化，以便更好地服務于事業單位經濟管理活動。鑒于此，本文對大數據時代客戶檔案信息化管理進行分析，以供參考。

關鍵詞：大數據時代;客戶檔案;信息化

0 引言

“大數據”這一概念是現代社會的產物，是隨著計算機網絡以及數據計算等技術的發展應用而興起的，自其產生之日起就受到了各方面的關注，在經歷了一段時間的研究及嘗試之后，迅速在各個領域得到了廣泛應用，并發揮了重大的作用，引起了一場數據的存儲、計算及應用等方面的變革。在新興的信息時代，大數據是時代特征，也是推動生產力大發展、大進步的一大動力科技，對于社會的發展具有重要意義，作為新時代廣受重視的行業，檔案管理行業也不例外。在大數據時代背景下，檔案管理需要積極轉變管理理念，樹立大數據思維，促進行業自身的變革及進步。

1 大數據和檔案管理模式的簡述

隨著計算機存儲能力的提升和復雜算法的發展，近年來的數據量成指數型增長，這些趨勢使科學技術發展日新月異，商業模式發生了顛覆式變化。《分析的時代：在大數據的世界競爭》是2016年12月麥肯錫全球研究院（MGI）發表的一份報告。五年前MGI就指出大數據分析在基于定位的服務、美國零售業、制造業、歐盟公共部門及美國健康醫療領域有很大的增長潛力。數據正在被商業化，來自網絡、智能手機、傳感器、相機、支付系統以及其他途徑的數據形成了一項資產，產生了巨大的商業價值。在這樣的大環境下，“大數據”全球化這樣的理念第一次被提及，并隨著時代的快速發展，被創新、被深加工，數據具有了生命，變得越發鮮活起來。

2 大數據時代背景下企業檔案管理的現狀分析

2.1檔案數據方面發生了改變

在大數據時代的背景下，企業的檔案管理發生了很大的改變。傳統的企業檔案管理大多數都是紙質的，隨著時代的發展，逐漸演化為多元方式的檔案，例如視頻、音頻等電子化的數據。這樣的數據采集方式更多，數據量也更大，涉及的范圍也更廣。企業的檔案種類以及數量都有所增加，這也就加大企業對檔案的管理難度。尤其是在大數據的背景下，數據的收集發生了很大的變化，大多數來源于網絡，加上現階段網民爆發式增長，使檔案信息收集不斷平民化、廣泛化。

2.2對檔案管理進行安全創新

對于檔案管理而言，最為重要的就是確保檔案的完整，尤其是傳統的檔案文件，例如文字紙張以及膠卷等保存比較簡單。隨著社會的不斷發展，信息技術的突飛猛進，大數據技術廣泛應用，檔案資料的種類越來越多，例如視頻、音頻、電子照片等，這些都給檔案管理安全帶來一定的挑戰。對于信息時代關于檔案管理中存在的困難其中包括檔案時限以及檔案管理方式以及技術等。從檔案時限上講，對于不同檔案的管理時限都是有著明確的規定，由于種種原因許多檔案沒有到期，但是就毀壞了。從管理模式以及技術上講，傳統的檔案管理技術落后，采用信息化管理的方式不能立馬見效，同時不能確保檔案的安全性。

3 大數據時代檔案行業面臨的問題與挑戰

3.1檔案數據存儲方面面臨嚴峻的挑戰

檔案工作就是對社會方方面面產生的原始記錄進行收集、存儲、管理并促進其利用，也就是說不僅要對社會上的所有檔案信息進行搜集和存儲，還要加以管理和利用。原本我們的館藏檔案數據經過長年累月的積累其數量就十分龐大，再加上當今社會所產生的海量檔案數據，這對傳統的檔案存儲及處理方式提出了嚴峻的挑戰，原始的管理方式顯然已經不能適應當下的檔案工作。

3.2相關專業人才的緊缺問題

人才是當今社會一切競爭的關鍵所在，掌握了人才就可以掌握巨大的生產力，在競爭中占據主動地位。人才的重要性不言而喻。對于檔案行業來說，人才問題尤其關鍵，這是因為傳統的檔案管理從業人員往往并不具備專業性，而一些具備專業性的人員掌握的也僅僅是原始的檔案管理知識與技能，面對大數據視野下的檔案工作，他們往往手足無措。大數據對于相關從業人員的要求是非常高的，涉及很多領域，這一類的人才十分稀少，但要想促進行業內的大數據進程，專業人才又是必不可少的。因此，人才短缺是現在及未來很長一段時間內都要面臨的一個非常突出的問題。

4 大數據環境下檔案管理的新模式

4.1利用人工智能開展信息采集

對于檔案管理過程中信息采集而言，其對于檔案來說是非常重要的，同時對于檔案的價值有著決定性作用。隨著信息技術的發展，網絡已經融入到人們的生活，改變了人們獲取信息的方式，尤其是大數據技術的發展與應用，可以更加高效的對大量的數據進行處理。所以，對于檔案信息采集來說，要充分利用現代信息技術以及人工智能技術，這樣才能對大數據進行有效篩選勘誤并整合，把有效的數據進行整理保存。移動網絡的發展，不僅改變的人們的生活，同樣也改變人們對于信息的獲取方式，人人都可以利用移動設備隨時隨地的瀏覽想要的信息，因此，合理使用人工智能設備對數據信息采集，既能提高數據采集效率，又能不斷完善補充檔案信息。

4.2加強檔案管理技術培訓

隨著科學技術的快速發展，大數據技術的成熟應用，這都進一步推動了檔案管理技術的革新，雖然采用新的信息技術極大的提高了檔案管理工作質量與效率，同樣的對于檔案管理的工作人員也提出了新的要求。對于檔案管理人員來說，其不僅要對信息技術能夠熟練的使用與操作，同時對于日常管理也要懂得維護。所以，為了進一步提高檔案管理的工作效率與質量，則必須要定期對工作人員開展技術培訓，提高其專業技術與職業素質。

4.3樹立資源共享性思維

大數據時代，除了一些特殊信息，幾乎所有的信息都是可以共享的。網絡中存儲著海量信息，任何一個用戶都可以通過自己的方式進行檢索，搜尋對自己而言有價值的信息進行利用。這種共享式的信息管理方式極大地提高了信息的利用率，檔案管理也應該樹立這樣的資源共享思維，將非機密檔案進行共享，提高信息的再利用率，發揮其價值。要想將檔案信息進行共享，最先要做的應該是為各級檔案館等建立聯系，建立共享平臺，促進檔案行業內部的信息共享;此外，應該建立相應的網站，為外部用戶建立共享渠道。

4.4要樹立檔案服務的網絡化思維

檔案服務指的就是檔案管理中的服務性工作，也就是檔案能夠繼續在社會中發揮余熱的形式。一般來說，檔案的服務性工作指供社會查詢、再利用的工作，傳統的檔案工作中因為局限性較多，查詢不便，再利用的概率及效率都比較低。在檔案工作紛紛進行數字化、網絡化的改革之后，檔案服務工作也要進行相應的轉變，樹立網絡化思維。大數據技術的應用使得信息的開發、整合以及價值信息的挖掘工作都有了很大程度的提升。檔案管理工作要注意利用網絡的便利性及普遍性推動檔案信息的再利用，不斷提高其服務社會、創造價值的能力。除了被動地提供服務，大數據時代的檔案管理工作甚至還可以通過更加積極的方式來促使檔案信息創造價值，提高其利用率。

4.5檔案管理模式的創新

信息化時代就是大數據時代，需要從事檔案管理工作的人員主動順應時代的發展趨勢，積極應對即將面臨的挑戰，在思想方面做到創新，及時打破原本檔案管理工作中出現的約束。對存在的檔案管理手段加以掌握和合理運用，這樣更好地將檔案管理工作和檔案信息技術的融合進程加以推進。對于檔案的完整率、實際利用率和有效率全面提高，實現檔案一體化的管理水平。

4.6檔案管理和思想管理的創新

從事檔案管理的工作人員在開展工作的時候，首先需要做到將思想解放，把自己的心態調整好，這樣就不會覺得大數據時代離自己很遠，這樣對于大數據的抵觸情緒就會有所消除。在日后的工作中才能做到適應時代的發展，與時俱進，更好適應時代的發展，順應時代的發展趨勢。對于在開展檔案管理工作中采取的必要手段要有足夠的認識，將大數據的意識樹立起來，將樹立的意識作為工作的指導思想，這樣對檔案管理工作起到促進作用。

4.7可以從海量的檔案信息中進行價值挖掘

信息時代的來臨給社會帶來了全方位的改變，大數據只是其中的一個時代特征。信息時代要求各行各業推動數字化、信息化的變革，檔案行業也不例外。檔案信息通過相關設備與技術變成了數字化的存儲信息，可以通過網絡進行管理。除了原本就有的檔案信息，隨著數字化系統的建立，新增信息量也在不斷攀升中，檔案信息呈現出海量的特征。

5 結束語

在大數據背景的影響作用下，檔案管理模式開始有了變化，傳統的檔案管理工作已經難以滿足新時期檔案管理工作的實際需求，基于這個情況，及時改革和創新檔案管理工作已經變得勢在必行。同時在大數據背景的促使作用下，要結合檔案管理的實際情況來對管理方案進行科學制定，促進整體管理質量和現有問題的解決能力得到全面提升。

參考文獻

[1]阮曉源.大數據視角下縣級醫院人事檔案管理與信息化建設[J].山東檔案，2018（06）：33-34.

[2]周燦.大數據背景下醫院檔案管理工作改進策略研究[J].黑龍江檔案，2018（06）：79-80.

[3]陳茹.大數據時代下檔案管理的價值提升[J].城建檔案，2018（01）：67-68.

[4]熊婧，魏萌，馬思明，裴雪暉.大數據時代對醫療衛生檔案管理發展的影響綜述[J].低碳世界，2018（01）：347-348.

[5]杜娟.大數據時代國土資源檔案管理與創新策略選擇[J].辦公室業務，2018（02）：120.

[6]梁雯.大數據視域下檔案數據管理的創新策略研究[J].科學大眾（科學教育），2018（01）：184.

[7]向前.大數據時代檔案管理模式創新的探討[J].辦公室業務，2018（01）：98.

[8]徐建.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業務，2018（01）：99.

作者簡介：

解蓉，女，漢族，就讀于東南大學經濟管理學院，研究方向：經濟管理.