基于工作流程的高校圖書館資產管理的問題與對策

摘 要：基于資產管理的工作流程，梳理了高校圖書館資產管理存在的問題，并提出了對策。

關鍵詞：資產管理;高校圖書館;工作流程

高校圖書館資產是衡量一個高校綜合實力的重要標準，是高校開展人才培養、科學研究、社會服務和文化傳承創新工作的重要物質基礎，是高校圖書館工作正常運行和圖書館事業發展的物質保障。資產管理是高校圖書館科學管理的重要組成部分，實現資產合理、高效使用，使其發揮最大價值是高校圖書館資產管理的目標。但隨著近年來高校圖書館資產規模的不斷擴大，逐漸出現了一些問題。本文將基于從購置、驗收與入賬、日常管理到處置的工作流程梳理高校圖書館資產管理存在的問題，并提出對策。

一、高校圖書館資產管理存在的問題

（一）采購資金不足、不穩定，缺乏對購置過程的監督

采購資金不足、不穩定。紙質資源采購經費達不到教育部要求。沒有常規經費保證數字資源連續訂購，只能依托不穩定的中央和省級財政專項資金訂購，存在數字資源訂購的非連續性風險。

缺乏對資產購置過程的監督，導致部分資產無法滿足實際需求。資產購置人員在購置過程中具有隨意性，使已有資產與預算管理脫節，缺乏調查研究和全館的整體規劃和統籌安排，缺乏有效的資產購前必要性、科學性、實用性及經濟性評估論證及購后的使用效益評估，有重復購置和使用不足的現象。如個別數據庫覆蓋的學科面太窄，對館內空間規劃和測量不科學，個別家具不能滿足實際需求。

（二）驗收與入賬程序不規范

驗收與入賬程序不規范，缺乏必要的監督管理。驗收時把關不嚴，特別是圖書，難以精確到冊，只是以冊數和總金額為驗收指標。有時資產管理員不在場就驗收了，導致資產管理員不能及時掌握資產的技術參數、使用管理人、使用部門、存放地點等基礎信息。圖書按批次入賬，未核查明細。

（三）日常管理中存在的問題

1.資產管理意識淡薄

圖書館往往重視業務的發展而忽視對資產的管理。高校圖書館資產絕大部分為政府無償劃撥資金購置，屬于國家所有，所有權與使用管理權分離，又不進行成本核算和折舊，普遍存在重錢輕物、重視購置而輕視日常管理，重視資產統計數據，而輕視實物清點結果及賬物是否相符的現象。資產管理特別是文獻資產管理意識淡薄。長期以來，圖書館界對文獻資產管理的認識模糊，通常將其與館藏管理同等看待，認為文獻資產管理就是分類和排序。

2.資產的定期盤點、基礎臺賬、使用、維修、保養管理、監督檢查管理制度不健全

（1）定期盤點、基礎臺賬制度不健全

無定期盤點制度，資產家底不清，資產的領用、保管沒有健全的臺賬，或資產總賬、明細賬和實物不符。登記不規范、不及時，少登、漏登等有物無賬、賬實不符的現象時有發生。資產變更時沒有及時辦理手續，已報廢和盤虧的資產核銷賬目不及時，造成賬實不符。

（2）使用、維修、保養管理制度不健全

沒有維修、保養經費，資產缺少日常的維護、保養和管理，設備超負荷運行，使用壽命縮短，對資產折舊不能及時核算，造成賬面價值和實際價值不符。

（3）監督檢查制度不健全

資產使用維護各環節的制度建設不健全，缺乏對資產的整個工作流程全過程的監督檢查。缺少高校圖書館資產和資金的科學性以及資產投入產出效益的監督檢查，資產采購和配置不盡科學。各部門各崗位之間相互監督不足。資產管理、使用人員離任時，未核查并辦理資產移交手續，人走賬不清。

3.資產管理缺乏統一的管理與協調機構，管理人員不足，業務素質有待提高，管理責任落實不到位

高校普遍由后勤管理、設備管理、財務及圖書館4個部門共同管理圖書館資產。通常是后勤管理、設備管理部門及圖書館分別管理家具類、設備類、文獻資源類資產，財務部門負責資產的核算和經費的管理。沒有真正的管理主體，沒有建立資產管理人員隊伍和責任體系，使資產管理責任落實不到位，職能交叉，致使圖書館對資產的管理缺乏有效的統籌、協調、監督和控制。形式上誰都在管，實際上哪個部門也沒法真正管。沒有將資產管理責任明確到具體部門、個人。

高校圖書館的資產管理員人數不多，且大多數為兼職，普遍缺少專業人員，管理方式相對落后。而且資產管理工作涉及面廣，政策性強，審批程序嚴格，專業技術復雜，資產管理人員的業務素質難以滿足快速發展的資產管理工作的需要。

4.高校圖書館立法滯后

高校圖書館立法相對滯后。圖書館文獻資產的流失和報廢問題缺乏法律、法規保障。只有對人為造成資產流失的個人行為和部門行為追究其責任，才能使文獻資產的管理工作走上法制化道路。

（四）處置制度不規范完整

資產處置存在較大的隨意性，不經資產管理部門登記，隨報隨銷的現象時有發生。就資產類型來看，設備和家具類資產的處置制度相對規范和完整，而文獻資產處置的制度不規范和不完整。

二、高校圖書館資產管理的解決對策

（一）保證資產購置資金，加強對購置過程的監督

學校應將圖書館文獻資源類資產購置經費納入統籌考慮。完善資產購置過程的監督制度。做好資產需用量的調查研究，加強預算管理，依法采購，把好購置關。做好圖書購置的采訪工作。數字資源采購前在適用人群及經濟性等方面進行評估論證。需結合館內空間規劃和家具的技術參數，實地測量與規劃，確保家具能滿足實際需要。

積極探索資產標準化配置制度，加強全館層面的統籌規劃，實現資產的科學利用。

（二）規范資產驗收與入賬程序

驗收時確保資產管理員在場，及時掌握資產的基礎信息。入賬時將資產的基礎信息仔細錄入資產管理系統，便于后期在龐大的資產數量下區分相近資產。

（三）日常管理方面的對策

1.加強宣傳和培訓，提高資產管理認識

加強資產管理，要不斷強化資產管理的認識，充分認識到資產管理的重要性，樹立資產管理效益意識。高校圖書館資產管理，需要館領導的高度重視和各部門的大力配合，及廣大職工及師生的大力支持。因此要加大資產管理的宣傳和培訓力度，使從館領導到資產的管理者、使用者都從思想上認識到強化管理能消除混亂、保證效益，讓資產管理觀念滲入到每一個員工和師生的工作、學習中，增強主人翁意識，強化資產管理認識，真正實現對資產的有效監管。

2.建立健全并落實資產的定期盤點、基礎臺賬、使用、維修、保養管理、監督檢查管理制度

以制度建設為突破口，建立健全圖書館資產管理的規章制度，要根據學校資產管理實施辦法，結合本館實際，建立一整套包括資產的預算審批、購置、驗收與入賬、使用、日常管理、變更、清查、處置、賠償等工作流程的資產管理制度，明確每一個環節的責任部門、責任人、工作時點、工作內容等，做到各個管理環節之間有機協調，為管好用好資產提供制度保證。

（1）建立健全定期盤點和基礎臺賬制度

建立資產定期盤點制度。每年至少盤點一次，認真核對資產的數量、使用狀況及完好程度等重要信息，以保證資產的賬實相符。摸清資產實時狀況，及時與財務部門、設備管理及后勤管理部門對賬，及時上報審批資產盤盈或盤虧，做到賬實相符、賬賬相符。

建立健全資產管理基礎臺賬制度，使資產總賬、明細賬和實物相符。細化資產出、入庫的核算與管理，規范資產預算審批、購置、驗收與入賬、使用、變更、處置手續，確保資產安全。圖書資產的增減都要通過圖書總括登錄來將資產管理和館藏管理結合起來。

（2）健全使用、維修、保養管理制度

充分有效地使用資產，要避免超負荷工作和閑置浪費。要做好資產的使用維修保養工作，使資產保持良好的工作狀態，必須建立相應的管理制度。儀器設備要制定安全操作工藝技術規程，建立合理的使用和維修保養崗位責任制。

（3）完善資產監督檢查制度

有計劃、有步驟地對高校圖書館資產從預算審批、購置、驗收與入賬、使用、日常管理、變更、清查、處置、賠償等工作流程全過程、全方位，進行跟蹤檢查，加大監督管理力度，確保資產安全。強化資產、資金科學性以及資產投入產出效益的監督檢查，為及時調整和優化圖書館預算支出的方向和結構，合理配置資金和資產提供依據。注重各部門各崗位之間的相互監督，減少舞弊現象。資產管理使用人員離任時，組織核查并辦理資產移交手續，確保人走賬清。

3.健全資產管理機構，加強管理人員隊伍建設，提高其業務素質，落實管理責任

健全資產管理機構，明確分工和職責。推行從資產管理小組、部門資產管理員、直接使用人和管理人的層級管理責任制。高校圖書館成立以主管副校長為組長，館長和館資產管理員參與的圖書館資產管理小組。主管副校長負責領導和協調財務、后勤管理和設備管理部門及圖書館等機構。規定圖書館各部門配備資產管理員全面負責本部門資產管理工作，把責任細化分解，按照“誰主管，誰負責;誰使用，誰管理”的原則，將責任落實到具體部門、使用人和管理人，做到資產購置、驗收、使用、變更、處置各環節均有相關責任人負責，使資產管理工作在管理部門、使用部門、使用個人之間權責分明，最終將資產管理的責任落到實處。

重視和加強圖書館資產管理人員隊伍建設，提高資產管理人員隊伍的業務素質，以實現對資產的規范化和科學化管理。適當充實和配備高素質的資產管理人員，并加強對資產管理人員隊伍在資產管理法律法規、政策和會計、財務等業務知識方面的培訓，不斷提高其業務水平和管理能力，提升其職業道德，在日常的管理中依法辦事，依準則辦事，順利開展資產管理工作。改進管理方式，構建資產管理信息系統，努力實現資產的動態管理。明確資產使用屬性，即明確資產使用保管人、使用保管部門、和實際存放地點，實行資產信息化管理。

4.推動高校圖書館立法

全體高校圖書館人需共同努力，推動高校圖書館立法，使圖書資產處置和賠償合法化。

（四）嚴格履行資產處置程序

加強資產處置（包括報廢、盤虧）管理，嚴格履行審批手續。資產達到規定使用年限，技術參數不能滿足使用需求，確實不能再使用和修復的，應按規定予以報廢。資產報廢和報廢時嚴格履行資產處置報批程序，并做好賬目核銷工作。

三、結語

本文基于資產管理工作流程，梳理了高校圖書館資產管理存在的問題，并提出了對策。高校圖書館資產管理存在的問題主要有：采購資金不足、不穩定，缺乏對資產購置過程的監督;驗收和入賬程序不規范;日常管理中存在管理意識淡薄，資產定期盤點、基礎臺賬、使用、維修、保養管理、監督檢查管理制度不健全，缺乏統一的管理與協調機構，管理人員不足，業務素質有待提高，管理責任落實不到位，立法滯后問題;處置制度不規范和完整。與之對應的對策是：保證資產購置資金，加強對購置過程的監督;規范資產驗收與入賬程序;在日常管理中加強宣傳和培訓，提高資產管理認識，建立健全并落實資產定期盤點、基礎臺賬、使用、維修、保養管理、監督檢查管理制度，健全資產管理機構，加強資產管理人員隊伍建設，提高其業務素質，落實管理責任;推動高校立法;嚴格履行資產處置程序。以推動高校圖書館資產管理工作規范化、科學化、制度化、信息化和高效化發展。

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作者簡介：

許澤明（1988-10），男，云南華坪人，碩士研究生，助理館員，主要從事信息服務和資產管理工作。