有效解決檔案管理工作中存在的問題的思考

于薇

摘 要：檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的。隨著人們對信息量的要求越來越大，為了滿足當(dāng)前的需要，檔案管理就顯得尤為重要了。在實(shí)踐中，檔案管理具有一定的專業(yè)性和復(fù)雜性。同時由于檔案的數(shù)量龐大，種類繁多，所以想要做好檔案管理工作并不是一件容易的事，它需要工作人員有一定的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)，同時也要有足夠的耐心。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)對檔案管理中所存在的問題進(jìn)行了思考，并提出了相應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;解決辦法

引言

依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際來編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運(yùn)行。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作看似枯燥、乏味、對社會發(fā)展沒有顯著作用，但是從深層次上看，實(shí)施檔案管理工作不僅可以使人們了解國內(nèi)外的發(fā)展態(tài)勢，明確我國處于何種發(fā)展境態(tài)之下，以此為基礎(chǔ)人們可以快速、準(zhǔn)確的選取相關(guān)檔案，為各個行業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。檔案館以及檔案室只有緊跟時代步伐，最大限度處理不斷發(fā)生變化的信息，并且不斷提高檔案管理水平才能促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化發(fā)展，滿足國家以及檔案事業(yè)本身的發(fā)展，達(dá)到服務(wù)社會的目的。

人事檔案是組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記述和

反映人員經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。人事檔案是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是企業(yè)歷史地、全面地考察了解和正確選拔人才的重要憑證，是企業(yè)合理配置人力資源的重要依據(jù)。

若想進(jìn)一步提高檔案管理水平，必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，既要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業(yè)務(wù)檔案，以及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理;強(qiáng)化服務(wù)意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這也是檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）整理不規(guī)范

檔案整理是檔案管理工作中重要的環(huán)節(jié)，只有確保檔案整理的規(guī)范性，才能夠?yàn)闄n案信息資料的高效利用提供有利的依據(jù)。而檔案工作涉及到辦理退休，查詢父子母子關(guān)系證明，參軍證明等諸多方面，勞動量較大，工作對象較多，內(nèi)容比較繁瑣，所以需要非常的認(rèn)真細(xì)致。但是在實(shí)際操作的過程中，由于單位的重視程度不高以及工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，所以檔案整理不規(guī)范，出現(xiàn)分類不清、資料不全、編目不明等現(xiàn)象，直接影響到檔案管理質(zhì)量。

（二）重視程度不夠

一些企業(yè)把精力集中在業(yè)務(wù)的拓展、利益的擴(kuò)大、客戶的培養(yǎng)，缺乏對檔案管理部門技術(shù)的重視。致使檔案工作出現(xiàn)雜亂、零散、導(dǎo)致一些有利用價(jià)值的檔案卻不為人知，遇到需要時又要重新收集新檔案，這樣不光費(fèi)時費(fèi)力，在一些人事信息方面也有搜集不到的可能。非常不利于檔案管理工作發(fā)展。所以不健全的檔案管理制度會阻礙著單位的健康發(fā)展，弱化的檔案管理意識則會嚴(yán)重延誤單位的命運(yùn)。

（三）信息化程度不高

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)在很多單位中實(shí)施，并且取得了較好的效果，工作效率有所提升。但是在大多數(shù)單位中實(shí)行的檔案信息化管理僅僅局限于對檔案資料的處理這一方面，工作面較窄，還沒有真正意義上的發(fā)揮出檔案信息化的本質(zhì)意義。檔案信息化管理應(yīng)該是在單位內(nèi)部實(shí)行的具有廣泛意義的信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，但是實(shí)際操作中卻沒有發(fā)揮出信息化的內(nèi)涵。所以檔案信息化管理程度不高，制約了檔案管理水平的提升。

三、檔案管理工作中問題的解決對策

（一）規(guī)范檔案整理

主要領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作。把它放在單位建設(shè)發(fā)展的高度來對待，并將其納人到年度工作計(jì)劃。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、完善檔案管理制度。加強(qiáng)對檔案管理工作重要性的宣傳教育工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，加快推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化建設(shè)。檔案管理部門也要積極爭取主要領(lǐng)導(dǎo)的支持。做好檔案管理設(shè)施的更新。要采用專業(yè)設(shè)施，制定相應(yīng)安全措施，加大資金投人，配備先進(jìn)管理設(shè)備、以及相應(yīng)的管理軟件，以此提高工作效率和延長檔案壽命。

（二）形成現(xiàn)代管理理念

要想形成現(xiàn)代管理理念需要實(shí)現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變，管理觀念的轉(zhuǎn)變，管理理念的轉(zhuǎn)變。管理觀念是檔案管理工作現(xiàn)代化的精髓，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化必須實(shí)現(xiàn)管理觀念與思想的現(xiàn)代化。在實(shí)際工作中，相關(guān)的檔案管理工作人員要緊跟時代步伐，形成現(xiàn)代管理理念，樹立科學(xué)管理、高效率管理的觀念，改變過去重視管理、忽視檔案利用的觀念，改變過去等客上門的觀念。將檔案管理工作推向時代發(fā)展的大潮中，由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，由消極服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極服務(wù)，促進(jìn)檔案管理工作面向世界、面向未來、面向現(xiàn)代化。

（三）完善檔案管理信息化建設(shè)

檔案信息化管理應(yīng)該是一個廣泛意義上的信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，不僅僅是局限于對檔案資料的處理、而應(yīng)該更加充分的發(fā)揮出檔案信息的潛在價(jià)值，為單位的發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。所以在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作中，要在單位內(nèi)部創(chuàng)建--個局域網(wǎng)，將整個單位的運(yùn)行狀況都囊括進(jìn)來，而從檔案資料的收集、錄入、整理、傳輸以及開發(fā)利用等形成一個系統(tǒng)性的網(wǎng)絡(luò)覆蓋面。各個部門在開展工作的過程中，對于具有利用價(jià)值的資料可以傳送給檔案管理部門，這樣一方面可以確保檔案收集的及時性，另一方面可以在各部門與檔案部門之間形成互動。創(chuàng)建檔案信息共享平臺，提高檔案資料的開發(fā)利用水平，通過信息共享平臺的創(chuàng)建，可以有效的提高檔案信息資料的利用程度，從真正意義上挖掘檔案信息資料的內(nèi)在價(jià)值。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用，企業(yè)應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案管理工作再上新的臺階。

參考文獻(xiàn)

[1]毛英女.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].傳播力研究，2018，v.2;No.030（18）：226.