淺論如何做好信息時代電子檔案管理

王霞

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)在各行各業(yè)中都得到廣泛的應(yīng)用，尤其是在檔案管理方面發(fā)揮著重要的作用。信息時代下，檔案管理工作人員應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，充分應(yīng)用信息技術(shù)，不斷提高檔案管理的信息化水平，從而提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息時代;電子檔案;管理方法

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國慢慢步入了信息時代，信息技術(shù)在我國的各個領(lǐng)域中都發(fā)揮著重要的作用。電子檔案管理方式的出現(xiàn)可以有效提高檔案管理水平和管理效率。本文首先針對電子檔案的特點及其作用進(jìn)行分析，然后對于如何做好信息時代電子檔案管理提出幾點有效建議，希望通過本文的分析能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的積極作用，促進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展壯大。

一、電子檔案的特點及其作用

電子檔案指的是由計算機(jī)系統(tǒng)保存和處理的可以機(jī)讀的材料或者是其它形式的記錄，電子檔案儲存方法與紙質(zhì)儲存方法不同，這就為檔案管理工作帶來了一次重大的改革，檔案管理工作人員只有充分認(rèn)識到電子檔案的重要性，掌握好電子檔案管理工作，才能不斷提高檔案管理水平和效率。

電子檔案主要是在計算機(jī)的基礎(chǔ)上來進(jìn)行檔案管理工作，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的出現(xiàn)為工作人員提供了方便快捷的管理方式和手段，這就大大的降低了工作人員在整理檔案、立卷歸檔和信息使用中的工作壓力，減輕了他們的工作負(fù)擔(dān)，同時也提高了工作人員在歸檔和檢索檔案中的速度，提高其工作效率。

電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，以往人們用人工的方法和紙質(zhì)的方法來搜集檔案和立卷歸檔，儲存檔案，經(jīng)常會發(fā)生檔案丟失、文件收集不足的問題，如果要查漏補(bǔ)缺就需要拆卷重做，為檔案管理工作帶來極大的挑戰(zhàn)。但是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理工作，可以利用微機(jī)將文件進(jìn)行整理和歸檔，隨時的進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，既方便工作，又能不使文件形成堆積，占用空間，從而提高了工作人員的工作效率，保證檔案管理工作的順利開展。

檔案管理工作的信息化發(fā)展可以有效提高檔案的保密性和安全性。以往在用紙質(zhì)方法進(jìn)行檔案管理時，如果用戶需要查詢信息，就需要對整卷信息進(jìn)行打開查看，雖然用戶只是使用其中一部分的信息，但是卻可以看到整個文卷的信息內(nèi)容，這就導(dǎo)致信息的泄露，不符合檔案管理工作保密性的要求。使用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理可以有效提高檔案管理工作的保密性，保障檔案信息的安全。電子檔案可以將文件分成不同的單份，這樣用戶在查閱檔案時只需要查看他所需要的就可以，無法對其他的信息進(jìn)行查閱，這就有效的保證了檔案信息的安全性。

電子檔案有效提高了檔案管理工作的規(guī)范性。以往檔案管理工作中運(yùn)用人工的方法來進(jìn)行立卷、儲存，但是每個工作人員的工作方式和工作能力都是不同的，這就導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)誤差，不放白用戶進(jìn)行檔案信息的查閱。而使用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作可以使檔案管理工作方式進(jìn)行統(tǒng)一，使其規(guī)范化、統(tǒng)一化，不僅為工作人員帶來的方便，同時也提高了檔案管理效率，提高了檔案信息的利用效果。

二、如何做好信息時代電子檔案管理工作

（一）做好電子檔案系統(tǒng)的保密工作

電子檔案是使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行管理工作的，網(wǎng)絡(luò)具有開放性和分散性的特點，很多不法分子會通過不正當(dāng)手段來竊取和更改檔案信息，這就導(dǎo)致檔案的泄露，不利于檔案信息的保密性。因此檔案管理工作人員需要樹立較高的保密意識，在設(shè)計電子檔案系統(tǒng)時加強(qiáng)對保密程序的設(shè)置，從而提高檔案信息的保密性和安全性。

（二）提高電子檔案信息的權(quán)威性

對于各行各業(yè)而言，電子檔案系統(tǒng)中的信息都是十分重要的，很多信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)都是不對外開放的，要想有效保存電子檔案信息，就需要提高檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性，在記錄信息數(shù)據(jù)時保證每項記錄的準(zhǔn)確性。

（三）電子檔案管理工作中需要遵循一定的原則

首先是規(guī)范性的原則，電子檔案管理工作中需要保證所有的檔案信息都能夠按照統(tǒng)一的技術(shù)模式、文本格式以及工作標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行管理，條件允許的情況下可以采用國際通用的標(biāo)準(zhǔn)形式。電子檔案主要是使用網(wǎng)絡(luò)的方法來對信息傳遞和儲存方式進(jìn)行管理的，對電子檔案管理方式進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范，可以有效提高信息的利用效率，以免因文件格式、軟件平臺的不同而造成信息資源的浪費。

其次是可靠性的原則，工作人員在開展電子檔案管理工作時需要提高檔案信息的可靠性，保障檔案信息的準(zhǔn)確性。處理對電子檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范外，還需要建立完善的信息保障制度，并嚴(yán)格按照電子檔案管理制度來對檔案信息進(jìn)行管理，保證檔案信息的真實有效。在輸入、保存、復(fù)制和整理檔案信息時需要嚴(yán)格按照操作流程來進(jìn)行，可以對檔案信息進(jìn)行備份，從而提高檔案信息的安全性和可靠性。

最后是高效率的原則，檔案信息管理工作也是一項工作量大、工作程序多的工作，因此需要不斷提高電子檔案管理工作的工作效率與效益。工作人員需要根據(jù)電子檔案管理工作的實際情況選擇科學(xué)合理的管理方法和電子系統(tǒng)使用技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的工作效率。

（四）加強(qiáng)對電子文件全過程的管理

電子文件與紙質(zhì)文件在收集和保存信息方面存在很大的不同，在保存電子文件時，需要根據(jù)原文件的具體情況來決定原文件的去留，如果原文件沒有正式文件的功能，那么就可以不用保留原文件，如果文件保存中有需要對文件進(jìn)行修改的需要，這可以對原稿進(jìn)行收集和儲存，對于那些有輔助作用的和正式作用的文件則可以及時的進(jìn)行收集和處理，電子文件與其相對應(yīng)的紙質(zhì)文件之間需要有特殊的標(biāo)識，方便進(jìn)行查閱。同時還可以在收集文件的過程中制作紙質(zhì)拷貝件，避免系統(tǒng)出現(xiàn)意外導(dǎo)致文件的丟失。

（五）選擇合適的信息保護(hù)技術(shù)

電子檔案管理工作中需要做好檔案信息的保護(hù)工作，可以在檔案系統(tǒng)入口、傳輸和使用三個方面來提高對電子檔案信息的保護(hù)。為了有效避免檔案信息出現(xiàn)丟失、竊取和被更改的現(xiàn)象，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不受病毒、黑客等侵入，可以使用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證技術(shù)以及檔案備份等方法，或者是使用防火墻、殺毒軟件等設(shè)備來達(dá)到保護(hù)檔案信息的作用，只有這樣才能保證檔案信息在傳遞、儲存的過程中能夠有效保證電子檔案內(nèi)容的真實性和可靠性，提高電子檔案信息的安全性，從而促進(jìn)電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。

結(jié)語：

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國各個領(lǐng)域都加大了對信息技術(shù)的應(yīng)用，尤其是在檔案管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮了重要的作用。檔案管理工作信息化改變了以往的檔案信息管理模式，不僅降低了檔案管理工作的難度，還提高了檔案管理工作水平和效率。工作人員要想做好電子檔案管理工作就需要提高檔案信息安全意識，保證電子檔案管理工作的規(guī)范性、可靠性和高效性，并通過加強(qiáng)對電子文件全過程的管理以及選擇合適的信息保護(hù)技術(shù)等有效措施來提高電子檔案管理水平，保證電子檔案信息的安全性和可靠性，從而促進(jìn)電子檔案信息管理工作順利進(jìn)行。

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