淺論如何做好信息時代電子檔案管理

王霞

摘要：隨著科學技術的不斷發展，電子信息技術在各行各業中都得到廣泛的應用，尤其是在檔案管理方面發揮著重要的作用。信息時代下，檔案管理工作人員應該順應時代發展的潮流，充分應用信息技術，不斷提高檔案管理的信息化水平，從而提高檔案管理工作效率和質量。

關鍵詞：信息時代;電子檔案;管理方法

隨著科學技術的不斷發展，我國慢慢步入了信息時代，信息技術在我國的各個領域中都發揮著重要的作用。電子檔案管理方式的出現可以有效提高檔案管理水平和管理效率。本文首先針對電子檔案的特點及其作用進行分析，然后對于如何做好信息時代電子檔案管理提出幾點有效建議，希望通過本文的分析能夠充分發揮信息技術在檔案管理中的積極作用，促進檔案管理工作的不斷發展壯大。

一、電子檔案的特點及其作用

電子檔案指的是由計算機系統保存和處理的可以機讀的材料或者是其它形式的記錄，電子檔案儲存方法與紙質儲存方法不同，這就為檔案管理工作帶來了一次重大的改革，檔案管理工作人員只有充分認識到電子檔案的重要性，掌握好電子檔案管理工作，才能不斷提高檔案管理水平和效率。

電子檔案主要是在計算機的基礎上來進行檔案管理工作，網絡系統的出現為工作人員提供了方便快捷的管理方式和手段，這就大大的降低了工作人員在整理檔案、立卷歸檔和信息使用中的工作壓力，減輕了他們的工作負擔，同時也提高了工作人員在歸檔和檢索檔案中的速度，提高其工作效率。

電子檔案與紙質檔案不同，以往人們用人工的方法和紙質的方法來搜集檔案和立卷歸檔，儲存檔案，經常會發生檔案丟失、文件收集不足的問題，如果要查漏補缺就需要拆卷重做，為檔案管理工作帶來極大的挑戰。但是利用網絡系統來進行檔案管理工作，可以利用微機將文件進行整理和歸檔，隨時的進行查漏補缺，既方便工作，又能不使文件形成堆積，占用空間，從而提高了工作人員的工作效率，保證檔案管理工作的順利開展。

檔案管理工作的信息化發展可以有效提高檔案的保密性和安全性。以往在用紙質方法進行檔案管理時，如果用戶需要查詢信息，就需要對整卷信息進行打開查看，雖然用戶只是使用其中一部分的信息，但是卻可以看到整個文卷的信息內容，這就導致信息的泄露，不符合檔案管理工作保密性的要求。使用信息技術來進行檔案管理可以有效提高檔案管理工作的保密性，保障檔案信息的安全。電子檔案可以將文件分成不同的單份，這樣用戶在查閱檔案時只需要查看他所需要的就可以，無法對其他的信息進行查閱，這就有效的保證了檔案信息的安全性。

電子檔案有效提高了檔案管理工作的規范性。以往檔案管理工作中運用人工的方法來進行立卷、儲存，但是每個工作人員的工作方式和工作能力都是不同的，這就導致檔案管理工作出現誤差，不放白用戶進行檔案信息的查閱。而使用計算機技術來進行檔案管理工作可以使檔案管理工作方式進行統一，使其規范化、統一化，不僅為工作人員帶來的方便，同時也提高了檔案管理效率，提高了檔案信息的利用效果。

二、如何做好信息時代電子檔案管理工作

（一）做好電子檔案系統的保密工作

電子檔案是使用網絡技術來進行管理工作的，網絡具有開放性和分散性的特點，很多不法分子會通過不正當手段來竊取和更改檔案信息，這就導致檔案的泄露，不利于檔案信息的保密性。因此檔案管理工作人員需要樹立較高的保密意識，在設計電子檔案系統時加強對保密程序的設置，從而提高檔案信息的保密性和安全性。

（二）提高電子檔案信息的權威性

對于各行各業而言，電子檔案系統中的信息都是十分重要的，很多信息內容和數據都是不對外開放的，要想有效保存電子檔案信息，就需要提高檔案信息的準確性和有效性，在記錄信息數據時保證每項記錄的準確性。

（三）電子檔案管理工作中需要遵循一定的原則

首先是規范性的原則，電子檔案管理工作中需要保證所有的檔案信息都能夠按照統一的技術模式、文本格式以及工作標準來進行管理，條件允許的情況下可以采用國際通用的標準形式。電子檔案主要是使用網絡的方法來對信息傳遞和儲存方式進行管理的，對電子檔案管理方式進行統一和規范，可以有效提高信息的利用效率，以免因文件格式、軟件平臺的不同而造成信息資源的浪費。

其次是可靠性的原則，工作人員在開展電子檔案管理工作時需要提高檔案信息的可靠性，保障檔案信息的準確性。處理對電子檔案管理工作進行規范外，還需要建立完善的信息保障制度，并嚴格按照電子檔案管理制度來對檔案信息進行管理，保證檔案信息的真實有效。在輸入、保存、復制和整理檔案信息時需要嚴格按照操作流程來進行，可以對檔案信息進行備份，從而提高檔案信息的安全性和可靠性。

最后是高效率的原則，檔案信息管理工作也是一項工作量大、工作程序多的工作，因此需要不斷提高電子檔案管理工作的工作效率與效益。工作人員需要根據電子檔案管理工作的實際情況選擇科學合理的管理方法和電子系統使用技術，從而提高電子檔案管理工作的工作效率。

（四）加強對電子文件全過程的管理

電子文件與紙質文件在收集和保存信息方面存在很大的不同，在保存電子文件時，需要根據原文件的具體情況來決定原文件的去留，如果原文件沒有正式文件的功能，那么就可以不用保留原文件，如果文件保存中有需要對文件進行修改的需要，這可以對原稿進行收集和儲存，對于那些有輔助作用的和正式作用的文件則可以及時的進行收集和處理，電子文件與其相對應的紙質文件之間需要有特殊的標識，方便進行查閱。同時還可以在收集文件的過程中制作紙質拷貝件，避免系統出現意外導致文件的丟失。

（五）選擇合適的信息保護技術

電子檔案管理工作中需要做好檔案信息的保護工作，可以在檔案系統入口、傳輸和使用三個方面來提高對電子檔案信息的保護。為了有效避免檔案信息出現丟失、竊取和被更改的現象，保護網絡系統不受病毒、黑客等侵入，可以使用簽署技術、加密技術、身份驗證技術以及檔案備份等方法，或者是使用防火墻、殺毒軟件等設備來達到保護檔案信息的作用，只有這樣才能保證檔案信息在傳遞、儲存的過程中能夠有效保證電子檔案內容的真實性和可靠性，提高電子檔案信息的安全性，從而促進電子檔案管理工作的順利進行。

結語：

隨著科學技術的不斷發展，我國各個領域都加大了對信息技術的應用，尤其是在檔案管理工作中，信息技術發揮了重要的作用。檔案管理工作信息化改變了以往的檔案信息管理模式，不僅降低了檔案管理工作的難度，還提高了檔案管理工作水平和效率。工作人員要想做好電子檔案管理工作就需要提高檔案信息安全意識，保證電子檔案管理工作的規范性、可靠性和高效性，并通過加強對電子文件全過程的管理以及選擇合適的信息保護技術等有效措施來提高電子檔案管理水平，保證電子檔案信息的安全性和可靠性，從而促進電子檔案信息管理工作順利進行。

參考文獻：

[1]趙海漪.芻議如何做好信息時代的電子檔案管理[J].科技創新與應用，2012（24）：319.

[2]朱玉燕.做好信息時代的電子檔案管理的措施[J].黑龍江科技信息，2012（05）：184.

[3]傅義興.關于如何做好信息時代電子檔案管理工作的思考[J].廣東科技，2011，20（24）：86-87.