基于數字化管理模式的醫院基建檔案管理分析

李業

[摘要]信息時代的主導內容為數字化，數字化管理模式近年來被廣泛推廣于各個行業中，采用數字化管理模式對醫院基建檔案進行管理。不僅可以有效推動變革，還可以使其發揮自身的最大價值。本研究主要對數字化管理意義。醫院基建檔案管理實現數字化面臨的問題及實踐途徑進行探究。

[關鍵詞]數字化管理;醫院基建檔案;管理策略

[中圖分類號]R197.3;G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號H 2096-5249（2019）06-0235-02

在醫院檔案綜合管理中，醫院基建檔案管理屬于其中的一部分，包括醫院項目建設工程及醫院基本建設項目管理中產生的真實記錄，此類檔案材料存在著利用和保存價值，對于醫院的發展意義重大。為了數字化管理能得到更好的開展，醫院基建檔案管理數字化管理效果提高，醫院的管理模式開始不斷優化和改進。

1數字化管理對醫院基建檔案管理的意義

醫院基建檔案的管理工作在醫院中長期管理有著不可或缺的作用，不僅與醫院的基礎設施安全有著直接聯系，還與醫院的建設和發展速率息息相關。醫院基建檔案屬于一種珍貴的信息資源，有著特殊的價值，可以記錄醫院工程項目管理和規劃建設基本情況，并給予詳細的參考依據，從而更好地對醫院進行管理，促進醫院的發展。基建檔案包含的資料有文字、數據、音頻、圖像及影像，其數量巨大，且有著較為復雜的內容和不一的形式，極大程度加大了管理難度。檔案管理工作在大數據時代己然不是簡單的資料收集，而是利用檔案中的資料及數據對醫院的中長期發展進行指導;檔案管理與信息技術結合是信息化時代的要求，數字化管理不僅可以使管理效率提高，還可以減少管理成本，使調用和查詢功能更為便捷，記錄更為精確。若數字化醫院基建檔案管理可以全面推開，將能建立檔案資源數據庫，使檔案信息利用率提高，檔案資源共享得以實現，從而為醫院各項工作的開展提供參考依據。

2醫院基建檔案管理實現數字化面臨的問題

（一）數字化管理存在網絡安全隱患

醫院基建檔案與醫院的資料和核心數據存在著聯系，部分部門因工作需求需要查看基建檔案，相比于紙質檔案管理，數字化檔案管理具有方便錄入、查詢迅速等特點，且占用較少的物理空間，但由于當前的互聯網環境開放幅度大，病毒和黑客的出現會影響數字化數據，數字化的信息安全存在著較大的威脅，若在信息管理時出現泄漏會在極大程度上影響醫院的發展。

（二）檔案存儲方式過于傳統化

醫院通常采用紙質化的方式對基建檔案進行存儲和管理，因基建檔案與多數工程資料有所涉及，而制作此類資料時難以實現全數字化，在此過程中，紙質檔案更易于使用和收集，但紙質版的檔案難以進行有效使用和保存，易于受外部環境的影響，如濕度、溫度等。例如基建項目中的圖紙檔案，一部分從建筑工地而來，一部分存在著使用過的情況，甚至因破舊不堪而無法識別里面的內容;大多數檔案材料有著不一樣的大小，部分僅能按照A4紙的規格進行折疊，難以放置在檔案盒予以統一保管，且易于出現折痕，多次折疊會對紙質造成破壞，使墨跡消失，最終導致檔案被損壞。一些醫院同時采用電子和紙質的方式對基建檔案進行管理，不僅導致管理人員的工作壓力大幅度增加，且不利于后期的查詢及應用。

（三）建立數字化基建檔案管理體系的難度較大

即使醫院基建檔案管理中的數字化管理愈發受到重視，并在健康檔案管理、電子病歷和醫療檔案建設中得到廣泛推廣，但其在基建檔案管理中無法實現數字化。許多醫院未安排專門的檔案管理人員掃描圖像文件，因而紙質檔案資料無法實現數字化，基建檔案管理部門亦無法即刻數字化管理所有的基建檔案;管理者多趨向于常規的紙質化辦公，部分辦公室無專門的圖紙打印機，保管圖紙檔案時只能以印小幅面的方式予以拼接，需要使用時便查看此類資料;創建基建項目時亦忽略了對材料的數字化管理，導致檔案管理難以實現統一和標準化，對基建檔案管理中數字化管理的應用造成極大的限制。

3數字化管理模式下的醫院基建檔案管理實踐

（一）實現全覆蓋醫院基建檔案信息化管理

與傳統管理相比，數字化管理更具優勢，其應用效率更高，且管理數據的能力更強。管理醫院基建檔案時可以對數字化技術進行充分利用，將醫院基建項目及建設的全過程在數字化管理中納入，化整為零，以階段性的方式對項目的全部資料進行數字化管理，最終可以使資料體系完成統一的整合，隨后篩選、整理為基建檔案，如此可以完善信息管理，防止環節出現遺漏，并且可以使工作人員的壓力減輕。定期開展活動，組織全體工作人員學習數字化管理技術，開始可以以一個基建項目來進行，建立整個數字化檔案管理流程、基建檔案數據庫及卷目錄，最終達到基建檔案全數字化管理的目的。基建檔案需擁有具體且豐富的內容，基建檔案管理人員需提高自身的管理能力，有效應用數字化技術，保證管理的高效性和系統性，使醫院基建檔案實現全數字化管理。

（二）加大對數字化管理的認識

由于傳統的紙質化管理模式在人們的心中根深蒂固，加上醫院基建檔案管理者有著相應的管理經驗，且己然適應常規的管理模式，未能深入了解數字化管理模式及優勢，因而無法分辨出傳統管理和數字化管理的優劣，因而普遍存在因循守舊的觀念，醫院基建檔案管理模式仍然較為傳統。因此，醫院基建檔案管理的相關領導需注重建立數字化管理意識，開展有關的宣傳和培訓工作，對數字化管理系統進行推廣，并找尋數字化管理資源。

（三）規范化醫院基建檔案管理

依照醫院基建檔案管理的具體情況來定制數字化管理模式下的檔案管理規范，目前大多數醫院未能達到檔案管理的規范化，導致醫院基建檔案管理十分混亂。規范化醫院檔案管理的措施主要有：區別好不同種類的檔案再進行儲存，保證檔案處理方式和保存形式的合理性，常規圖紙文件以電子版的形式進行保存即可，重要的變更圖示及設計圖需及時進行保存;檔案記錄開展時需依照工程項目建設的實際情況進行，依照基建檔案的錄入順序依次進行檔案管理，防止重復或倒置;在收集多件工程檔案時，為確保有用材料不被遺漏或重復保留，需明確界定其收集范圍;電子檔案的安全管理工作需引起重視，檔案不同密級亦不同，閱讀權限需依照使用對象的不同進行設置，留痕管理整個過程，使檔案在開放式網絡空間的安全得到保證;在規范化管理檔案后定期培訓相關管理人員，囑咐其管理檔案時嚴格依照標準進行。

4結束語

近年來，醫院基建檔案的記錄內容隨著不斷增加的基建工程呈現出逐年增加的趨勢，其中包括圖紙、文字、影像及音頻檔案，其具有較廣的考察范圍和較高的價值，導致檔案分類的構成具有多元化的儲存格式，且數量巨大，不有利于醫院的建設和發展。如今，具有特殊優勢的數字化管理模式愈發凸顯，為使醫院基建檔案的保管效率和信息利用率提高，醫院需改變思路，巧妙運用數字化技術。

醫院基建檔案實現全數字化管理的過程需要循序漸進，這期間醫院需對數字化推進工作進行高度重視，管理人員需對數字化管理模式進行創新，加強新型網絡信息化技術的學習，并在實際管理中進行有效運用，使基建檔案數字化管理的實效性提高。