學校實物檔案數字化方法、利用與管理

虞吉芬

摘 要：隨著信息技術、計算機技術與通訊技術的不斷發展，為學校的實物檔案管理注入活力，傳統的紙質檔案不僅受到時間與環境的影響，在很大程度上還影響了信息的查閱與管理。實物檔案的數字化可以提升學校檔案管理的標準性、準確性與時效性，促進檔案管理的數字化，使其在學校得到的更好的應用與推廣，符合時代發展的要求，也是促進學校發展的重要途徑。實物檔案往往具有多樣性，是學校成果與成就的主要體現，無論是保存價值還是對學生的教育意義都不容忽視.本文展開對學校實物檔案數字化管理與利用的分析，可以提升對實物檔案的管理水平，促進對實物檔案的保護，發揮數字化管理的優勢。

關鍵詞：高中;實物檔案;數字化;管理與應用

引言

科技的進步促進了各行各業的發展，信息技術提升了各行各業的管理水平。學校實物檔案的數字化對學校檔案室的建設而言至關重要，通過實物檔案的數字化，可以促進信息資源的共享，降低信息的檢索難度，實現檔案信息的快速識別、查詢與利用。數字化檔案管理建立在信息技術之上，具有存儲容量大，方便檢索;利于檔案的及時處理;傳輸效率高與交互能力強等優點。對當前實物檔案數字化管理現狀進行分析，對提升學校檔案的管理水平，促進實物檔案數字化管理方式的推廣意義深遠。

一、學校實物檔案的劃分

學校的事物檔案種類繁多，構成形式也多種多樣，按其實際組成進行劃分，實物檔案包含：榮譽檔案，包含學校獲得的錦旗、榮譽證書、獎杯與獎牌等形式;印章信物等檔案，由于學校往往歷史悠久，名稱與部門的變遷難免發生，這些變更中產生的印章等信物也是實物檔案的構成;實體成果與技術資料檔案，學校的發展過程中出現的一些團體類競賽作品、專利成果與技術資料等;捐贈實物，有關領導、名人與單位組織對學校的發展進行肯定時，捐贈的賀詞、字畫與工藝品等;紀念品實物，學校為紀念重大活動或外交過程中產生的紀念物等;其他有重要價值的實物，如學校往年的牌、匾等。

二、學校實物檔案數字化的必要性

學校的實物檔案對學校而言往往意義重大，是學校在往年取得重大成果或發生重大變動時產生的，具有直接或間接保存價值的原始記錄。實物檔案管理部門是學校的重要機構，實行實物檔案的數字化可以實現：

1.滿足發展要求。隨著學校的不斷發展，學校的實物檔案越來越多，并呈現出上升的趨勢，這就增加了實物檔案管理工作的難度。科技的進步，信息技術的應用，大大減輕了檔案管理工作，提升了實物檔案的管理水平。而且隨著社會的不斷進步，許多檔案資料已經擺脫了傳統的紙張、相片等形式，逐漸轉變為容易保存與管理的電子文件與電子制品形式，這就增加了檔案館藏的多樣性，在這種新形勢下，傳統的檔案管理模式逐漸暴露出弊端，伴隨著無紙化辦公口號的不斷落實，實物檔案的數字化管理呼之欲出。

2.滿足使用要求。傳統的實物檔案通常只有一份原稿，在傳閱與管理中極易出現損壞，而且難以恢復，大大限制了實物檔案的使用范圍。信息技術的出現，使實物檔案數字化，增加了檔案信息查閱的方便性，實現了檔案信息的實時共享，滿足人們的各類需求。

3.滿足儲存要求。實物檔案的管理往往對環境要求較高，一旦環境中水分與溫度異常時，會大大降低實物檔案的使用壽命，特別是紙質檔案，一旦損害難以復原。實物檔案的數字化可以提高檔案的利用次數，避免實物原稿在多次使用后出現損壞。

因此實現學校實物檔案的數字化，既方便了對實物檔案的整理、保護、收集與傳閱，又可以節省實物檔案的檢索時間，節約人力物力，提高學校檔案室的管理水平，充分發揮檔案管理對學校發展的促進作用。

三、實物檔案數字化的方法

1.通過掃描、拍攝進行處理。學校的實物檔案不同于其他企業類型的檔案，需要做到檔案的及時整理與歸類。雖然實物檔案的載體千差萬別，但是數字化的方式卻大同小異。對于證書等紙質載體的檔案，往往數字化的方式為掃描。實物檔案的規格存在很大差異，所以在數字化過程中應有針對性的選擇掃描設備。對于規格大的紙質檔案可以采用大型數碼平臺掃描或者采用小型數碼平臺掃描后拼接保存。紙質檔案存在色彩等特別要求時，應選用具有彩色模式的掃描設備進行處理，有污損的紙張應采用去污模式進行處理。非紙質的實物檔案如獎杯等不能用掃描進行處理，則需要通過拍攝的手段實現數字化。拍攝用的數碼相機應滿足一定的像素要求，理論上應大于300萬像素，并且具備彩色拍攝模式。拍攝過程要做到：包含整個實物檔案的形狀，采用無時間水印的模板，降低后期處理難度，拍攝中應根據實物檔案的具體特征，選擇合適的拍攝方式，此外拍攝人員應滿足一定的拍攝水平。

2.圖像的整理歸納。學校的實物檔案在拍攝、掃描之后就要進行整理存儲，這也是實物檔案數字化的必要過程。在圖像的整理存儲過程中，應做到：區分圖像的格式，由于不同的數碼設備默認的拍攝格式或掃描格式較多，因此形成的數字化檔案往往以JPG、JPEG、TIF與PDF等形式存在，所以在電子文件的整理過程中應首先進行格式的劃分。在圖像文件整理分類后，要進行文件的命令，實物檔案為單頁時直接命名為實物檔案名即可;如果實物檔案掃描后是多頁，則應根據拍攝順序進行命名，文件命名為檔案名加頁數的形式。

3.圖像的處理。實物檔案在拍攝、掃描后往往要進行圖像的處理。只有圖像的質量滿足要求，才能保證實物檔案的價值，因此圖像的處理需要借助專門軟件或掃描處理程序進行處理。圖像的處理往往包含去污、拼接與糾偏等過程，去污是為了去除圖像中影響質量的黑邊、黑點或其他雜質，處理過程要應遵循實物檔案的原貌，以還原為主要目的。圖像拼接主要針對那些大規格的實物檔案，為了保證檔案的整體性，需對分開掃描的圖像進行拼接處理。糾偏主要針對拍攝過程中由于水平限制或其他因素造成圖像偏斜的情況，這類圖像需進行旋轉處理進行還原糾偏，使其滿足閱讀的要求。

4.數字化數據的質量檢測。實物檔案在拍攝或掃描后要進行檢查，避免出現偏斜與失真等情況，對不滿足要求的圖像應重新拍攝或掃描;對漏拍、漏掃的進行及時補救;順序不一致時進行及時調整。

5.數字化數據的鏈接與備份。圖像進行存儲歸檔后應進行與數據庫條目的一一校驗，通過對數據庫檔案號的唯一性與數字化數據文件進行關聯，實現數據庫與圖像文件的鏈接。檢驗合格的圖像文件應及時備份，保障數字化數據的安全，備份應采取在線、離線與組合等多種形式，提升數據信息的完整性與準確性。

四、學校實物檔案數字化的利用

1.增加服務形式。學校實物檔案的數字化往往依托于先進的管理手段，因此自動化與數字化程度較高，通過數字化手段增加了實物檔案的生動性與直觀性，便于在線檢索，提升了檔案的服務水平。

2.方便展覽。實物檔案采取數字化手段處理后，便于分門別類的進行展覽，通過照片、圖形等形式進行直觀的展示，突出實物檔案的教育價值，同時也是學校對外擴展知名度，提高學校形象的一個途徑。

3.進行網絡的互動。隨著信息技術的發展，各種虛擬技術逐漸出現在人們的視野。依托于信息技術實現實物檔案的三維動態顯示，可以提高檔案的交互能力，降低檔案的展示成本，進而更有效的利用實物檔案。

五、學校實物檔案數字化管理與利用的落實

1.提升學校檔案管理的數字化意識。隨著科技的不斷進步，信息技術逐漸融入到檔案的數字化管理中，提升了檔案管理工作的成效。檔案管理的數字化不只是降低管理工作量，更重要的是實現數字化與檔案管理的結合。數字化檔案管理模式不僅實現了由人工到計算機的轉變，還提升了學校的檔案管理水平，因此學校的檔案管理應首先轉變觀念，提升對學校檔案管理數字化的認識，擺脫傳統的管理模式，主動學習先進的管理知識，實現工作重心從整理檔案到提升服務上來。

2.提升數字化檔案管理的安全意識。信息技術為檔案管理帶來了諸多好處，加快了信息的傳遞，提升了工作效率，但同樣又使得檔案信息的安全性受到威脅。如果學校檔案管理信息的安全意識不足，就會引起信息的泄漏與遺失，造成檔案信息的損壞。不僅如此，數字化檔案信息容易受到文件版本與軟件更新的影響，導致文件資料的不兼容或不識別，影響檔案信息的穩定性。因此在數字化檔案管理中應加強對信息資料的加密與保護，對不同等級的數據設置不同的查閱編輯權限，使檔案資料的使用與安全得到保證。同時電子檔案容易受環境的影響，要求檔案管理人員加強對信息的管理保護，及時的對檔案信息進行維護與備份，提升數字化檔案信息的安全性。

3.提高檔案管理人員技能水平與素質。基礎設備為實物檔案的數字化管理與利用提供了物資保障，但直接決定檔案管理工作成效的是管理人員。作為檔案管理的直接參與者，檔案管理人員在很大程度上決定了檔案的管理水平，因此需要提升管理人員的素質，提升檔案管理的技能水平，保證檔案管理數字化的落實。隨著實物檔案數字化程度的不斷深度，對工作人員的要求也越來越高，學校要保證檔案管理工作的成效，就應加強對工作人員的培訓教育，提升相關人員的分析能力、技能水平與服務意識。

六、結束語

本文通過分析學校實物檔案的特點，結合檔案數字化的要求，提出了實物檔案數字化的意義所在。之后對實物檔案數字化管理與利用的現狀進行分析，找出當前檔案數字化管理中存在的不足之處。最后結合學校的實際情況進行總結，提出當前實物檔案數字化管理與利用工作中應注意與完善的地方，對推動檔案管理的數字化意義重大。

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