現代信息技術在企業檔案管理中的優化策略探討

安成蘭

摘 要：現代信息技術是科技發展的新動力，經濟日益發展的同時，信息技術被廣泛應用于各行各業，為各個領域的長遠發展提供了重要支持。信息技術與企業現階段、未來階段的發展息息相關，加強信息化建設是促進企業整體進步的有效方式，由此企業應該加強各部門、各發展環節的信息化建設，滿足時代發展的實際需求。檔案管理是現代企業的重要工作內容，現代化信息技術的應用為檔案管理的創新發展提供了新的契機，但企業發展的同時也賦予檔案管理更高的要求，由此采取可行措施優化檔案管理，是新時期企業全面發展，進一步提升檔案管理效率與質量的迫切任務，本文對此展開探討。

關鍵詞：現代信息技術;企業;檔案管理;優化策略

檔案管理是企業管理中的重要內容，在企業整體管理工作中，檔案是企業發展、企業信息留存、企業資源記錄等過程中不可或缺的組成元素，其在企業運營、管理、決策過程中都有重要的支持作用，也是再現企業歷程的重要歷史資料。由此每一個企業都十分重視檔案管理，由于科技技術的發展和應用，企業檔案管理迎來新的發展機遇，現代信息技術的優勢均可以應用于檔案管理中，提升檔案管理的質量和效率。現今，眾多企業已經意識到現代信息技術對于企業管理的重要性，嘗試將信息技術應用于企業管理的各個層面，現代信息技術在企業管理中的應用已經初見成效，但經濟市場瞬息萬變，社會也在不斷發展，要想時刻保持旺盛的生命力，就要不斷改革優化，進一步提升管理質量。

一、企業檔案管理中現代信息技術的應用優勢

1.為新式管理理念的融入創造了契機。企業發展是我國整體經濟發展的要素，而企業管理是提升企業核心競爭力，保障企業健康可持續發展的重要內容，我國部分企業領導者和管理者過分重視利潤，而忽視了企業管理，導致管理力度、管理成效都達不到現代發展的要求[3]。現代信息技術應用范圍不斷擴大，企業引進信息技術的同時，也對企業管理提出了新的挑戰，傳統管理形式與信息技術的應用和管理不貼合，這就為新式管理理念的融入創造了契機。檔案管理作為企業管理中的重點部分，管理理念必須與時俱進，如此才能提升檔案管理的質量和效率，為企業的整體發展打下堅實的基礎。

2.促進檔案管理人員全面提升。現代信息技術應用于企業檔案管理中，對企業檔案管理工作者提出了新的要求。在此形勢下，檔案管理人員需要進一步完善自身技能，提升自身的綜合素質，能夠更快適應新的管理方式、工作方式，接觸新的理念和知識，如此才能為企業發展貢獻自身的力量，發揮自身的最大價值。由此，現代信息技術的應用能夠促進檔案管理人員全面提升，提高人力資源利用率。

3.提升檔案管理的質量和效率。現代信息技術具有多樣化的特點，例如開放性、實效性、隱匿性、便捷性特點等等，將其應用于企業檔案管理中，不僅能夠提升檔案管理工作質量，同時能夠通過信息系統直接操作，減少人工、人力，讓檔案管理工作更輕松、更便捷，從而提升檔案管理工作效率。以信息化為基礎的檔案管理，不受時空限制，可快速查找、利用檔案數據信息，實現企業內部的資源共享，加快信息傳遞速率。

二、企業檔案管理中現代信息技術應用現狀

1.重視度不夠。現今，眾多企業已經意識到現代信息技術對于企業管理的重要性，嘗試將信息技術應用于企業管理的各個層面，現代信息技術在企業檔案管理中的應用已經初見成效，大大提升了企業檔案管理的效率和質量。但部分企業仍未重視信息技術，認為檔案管理無非是一些企業信息資料的歸檔過程，根本不需要浪費時間、人力以及成本引入信息技術。也有部分企業應用卻未重視，或者只是跟風而為，只應用了初步、最為基礎的信息技術，后期并未對信息系統進行有效的維護和優化，導致信息系統在應用過程中頻頻出現問題，反而打亂了檔案管理工作的節奏和正常進度，最終檔案信息混亂、檔案丟失、無法尋找等問題頻頻發生。企業領導和管理者的重視度不夠，嚴重影響了信息技術的應用和優化，對檔案管理整個工作過程而言都是十分不利的。

2.信息化程度不夠。檔案管理工作是企業的特殊管理部門完成的，當前雖然眾多企業應在檔案管理中引進和應用了現代信息技術，但信息化程度不夠是影響檔案管理工作效率的重要問題。一般來說，企業內部檔案管理部門是一個獨立的部門，并未構建統一的網絡結構體系，檔案管理涉及的信息技術較少，檔案信息的共享性不高，重要信息資料無法第一時間共享和傳遞，這對于檔案管理的效率有一定的影響。此外，部分企業為節約成本，在現代信息技術應用的過程中，并未實施優化和更新，導致檔案信息管理難以與其它信息化進程所匹配，處于落后狀態。如此，嚴重阻礙了企業檔案的信息化建設。

三、現代信息技術在企業檔案管理中的優化策略

1.更新檔案管理理念。更新檔案管理理念，提高企業領導對檔案管理以及現代信息技術的重視度，是檔案管理質量優化提升的重要手段。為確保現代信息技術能夠在檔案管理中有效應用，指導檔案管理工作規范有序地進行，首先要求企業領導和管理者了解現代信息技術的重要性，在管理中應用現代企業管理新思想、新理念，為企業的各個運營環節做好鋪墊，在日常工作中，要重視企業的現代化建設，尤其是現代信息技術，應該將其廣泛應用于企業管理的整個環節中。加強檔案管理的現代信息化建設，突破傳統管理理念，以速率、質量為提升目標，以規范化開展檔案管理工作為核心，將檔案管理與企業其它管理提升到同等地位，引入先進的信息技術、軟件，更新檔案管理方式，圍繞信息技術，利用信息技術的優勢展開企業檔案管理工作，不斷完善新時期企業檔案管理工作，持續提升檔案管理的質量，突出新時期檔案管理工作的特色。

2.健全企業檔案管理機制。信息化建設完成之后，需要健全檔案管理機制，檔案信息化管理是一項系統性的工程，是傳統檔案管理與現代化技術的融合，在此過程中，需要更新理念，改變工作方式，接觸新的技術、新的概念。由此健全企業檔案管理機制，確保檔案信息的常態化管理，快速銜接傳統與現代化的管理工作，避免工作環節脫軌，造成不必要的損失。現今經濟發展迅速，企業若想在激烈的市場競爭中站穩腳跟，必須提升企業整體管理質量，構建科學、標準的檔案管理機制，對信息化電子檔案使用的全過程優化和監控，讓信息化優勢落到實處，能夠切實利用信息技術提升檔案管理的質量和效率。傳統檔案管理更多以人工的方式完成，卷宗質量不高，檔案信息準確率較低，現代信息技術應用后應該做好前期的準備工作，詳細錄入不同檔案，制定著錄細則，及時更新系統軟件，做好資源備份和存儲，科學劃分各功能模塊，從不同角度入手，解決傳統檔案管理中的突出性問題，提高各類檔案資源的利用率，達到快速錄入、管理得當、查找快捷的管理目標。檔案管理機制中，應該確立檔案管理的應用流程、工作流程，完善整個系統中的各個細節，包括身份、權限、瀏覽、使用、功能等等。

3.加強人才的引進和培訓。現代信息技術在企業檔案管理中應用和優化，不僅僅是企業管理者重視、投入資金就可以完成的，現代化技術人才的引進和培訓也是企業的重要任務。檔案信息系統的更新，軟件的使用，新技術、新方式的普及，都要求檔案管理人員全面掌握和配合，才能確保檔案信息管理系統正常、穩定運行。由此在日常工作中，企業要定期培訓，創造學習的平臺和機會，讓檔案管理人員全面提升，優化已有的知識結構體系，提升專業技能。企業應用的新信息技術、信息系統，應該第一時間對相關人員進行培訓，讓其在短時間內掌握并熟練應用，以免因為操作不當或對流程不熟悉發生不可挽回的錯誤。企業可根據自身運營情況、培訓資源等，定期對檔案管理人員集中培訓，確保其能夠掌握新技術、新概念以及新方法。此外，在企業人才引進的過程中，可利用多種渠道和手段，引進檔案管理信息技術人才，提升檔案管理部門的整體實力。另外，企業應該構建信息聯動合作機制，將不同部門、不同管理體系相互聯系，實現資源信息共享，加強企業內部的溝通和聯系，實現企業的整體發展目標。

4.加強信息系統的維護管理力度。現代信息技術是一種廣泛應用的技術，企業應用過程中，應該做好系統、硬件、軟件的優化、維護以及管理，確保信息檔案管理系統能夠穩定、安全的運行。首先，要求優化、完善檔案工作設備，提升系統的硬件質量，確保檔案文件保管、翻拍復印等基本工作能夠正常進行，且要做好重要檔案數據的存儲工作，避免信息錄入時出現錯誤，以確保后續工作的正常進行。其次，要求檔案管理人員熟悉各類檔案工作設備的操作流程，按照說明書和正確的操作規范操作，一旦技術更新或使用新的軟件設備，要預先調試，確保產品的穩定性，以免因系統問題對檔案管理造成影響。最后，企業應該定期請專業的信息技術人員對系統、硬件、軟件以及基礎設施進行維護檢修，發現系統中存在的潛在問題，及時處理，確保系統整體安全穩定的運行。

檔案管理工作是企業整體管理中的重要工作內容，應用信息技術提升工作效率和質量的同時，要結合社會市場發展規律，不斷優化檔案管理的內容和方法，全面提升檔案管理人員的綜合素質，確保檔案管理工作可隨時高質量進行，提升管理水平，為企業的健康、持續發展提供重要的支持。

參考文獻：

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