加強房產檔案管理措施

摘 要：近些年，房地產行業發展迅速，相應地對房產檔案管理提出了更高的要求。房產檔案資料龐大且具有動態性，加上房產檔案管理水平不僅關乎著城市發展水平還能夠直接每個人的利益所以我們需要更加重視房產檔案管理工作。本文結合房產檔案管理現狀，具體分析了房產檔案管理工作的意義，并提出了加強房產檔案管理的具體措施，希望能給今后的房產檔案管理工作提供一定指導，共同促進房產檔案管理質量的提高。

關鍵詞：房產;檔案;管理措施

一、房產檔案管理現狀

根據定義，房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料，而房產檔案管理就是要對這些材料進行歸檔保存。近幾年，我國房產檔案管理較以前已經完善了很多，但總體來看，仍存在許多問題，有些地區的房產檔案管理甚至還處于混亂狀態。因此我們有必要重視房產檔案管理工作，并努力在最短的時間內解決這些問題。

二、房產檔案管理工作的意義

1.促進城市建筑群的管理。中國已經成為世界第一大發展中國家，社會發展水平、人們生活水平有了顯著提高。特別是自2008年北京奧運會以來，中國向世界展示了全新的面貌。為了舉辦北京奧運會，我國在城市改造上投入了大量資金、人力。其實，改造舊城區的工作是非常艱難復雜的，因為其中不僅涉及巨大的工程量，還關系著復雜的檔案管理工作。只有高水平的房產檔案管理才能促進城市建筑群管理工作的順利開展。房產檔案對各個城市建筑來說就好比身份證對我們的意義。身份證記錄有我們個人的姓名、住址信息，而房產檔案則記錄這房產所有詳細信息，而房產檔案信息不僅重要，還比較龐大復雜，所以我們需要對房產檔案進行科學的、系統的管理，幫助當地政府部門做好城市建筑群的管理工作，這樣才能促進城市的進一步發展。

2.促進法治社會建設。我國現在很重視法治社會的建設，很多人沒有意識到一點，其實高質量的房產檔案管理工作是可以促進法治社會建設的。隨著科技的發展，交通工具也越來越先進，給人們出行帶來了極大的便利，因而人口流動頻率也大大提升。通過統計我國每年春運量的數據，發現我國流動人口逐年增加，且不斷創新高。流動人口增加的數據說明人們的居住地也在變化，隨之而來的房產問題也不斷發生。新聞經常報道，有些務工人員在外地工作卻被一些房產不法分子欺騙，這個時候，房產檔案管理工作的意義就更加凸顯。因為房產檔案管理可以一定程度上幫助有關部門處理此類房產案件，保障合法人的合法權益。再涉及房產交易、抵押、交換等手續的過程中，房產檔案管理工作人員更加需要謹慎，確保相關資料的準確記錄，這些都可以為解決后面的房產糾紛案件提供重要依據。因此高質量的房產檔案管理工作是可以促進法治社會建設。

3.促進城市健康發展。當前，我國許多城市都在進行城區改造，但不少新聞報道“空城”現象越來越嚴重，原本是為了促進城市更好發展的改造工程卻導致了如此結果，不得不讓人反思。總所周知，房產檔案管理工作本來就是一項非常復雜的工作，隨著城區改造步伐的加快，房產檔案管理工作也面臨著越來越大的壓力。那么，城區哪些地方是需要改造的？具體的、最合適的改造力度又是怎樣呢？只有把這些問題弄清楚了，才能有序地推進區改造工作。這個時候，房產檔案資料可以為人們提供有用的資料信息，讓人們在做選擇時有據可依。例如，我們可以根據房產檔案資料判斷不同建筑的價值，并不是所有“舊建筑”都需要被清理。依據房產檔案資料來規劃城市發展將有助于城市的健康發展。

三、加強房產檔案管理的措施

1.重視基礎工作。隨著大數據時代的到來，數字化檔案管理將是房產檔案管理的主流趨勢。數字化檔案管理對技術水平的要求比較高，同時對相關工作人員的工作能力、專業素養也提出了新的要求。即使數字化檔案管理很大程度上提高了工作人員的工作效率、一定程度上減輕了管理人員的體力勞動，但是檔案管理工作人員不能因此懈怠，仍然要做好并重視收集、整理、歸納房產檔案材料等基礎工作，謹慎對待房產檔案檢查、鑒定工作，確保房產檔案材料的完整性、真實性。雖然房產檔案材料內容復雜，數量龐大，但檔案管理工作人員要在確保資料內容準確無誤的同時盡力保證房產檔案材料的簡潔，并將之有序整理，方便后面的歸納查找工作。數字化檔案管理的實現不僅取決于科技的發展，更需要各個檔案管理工作人員的努力配合，只有重視了這些基礎工作，才能為提高房產檔案管理工作質量打好基礎。

2.規范標準。數字化檔案管理的發展給房產檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰。國家檔案局現對數字化檔案管理工作提出了明確的制度規定。這一規定的推廣實施給房產檔案管理工作的進行提供了強有力的支持。房產檔案管理工作需要順應時代發展潮流，符合時代發展要求，房產檔案管理工作規范標準應該根據房產行業的特點來制定，這樣才能切實促進產檔案管理水平的提高，推動數字化檔案管理的發展。

3.保留雙份檔案。在房產檔案管理工作過程中，相關檔案資料數字化是非常重要的內容，意義重大，但是檔案資料數字化的過程中有很多細節問題需要我們格外注意，比如，檔案資料數字化中的信息歸屬問題、檔案信息儲存是否規范、檔案資料訪問安全問題等，對于這些問題，相關檔案管理工作人員要結合工作實際與具體要求，從現實出發，保留雙份檔案，也就是做好雙份保險工作，確保房產檔案資料的絕對安全，使得房產檔案發揮自身最大作用，實現最大價值。為了適應檔案資料數字化的發展需要相應地建立方便、快捷、發達的房產檔案信息搜索系統，為人們提供便利的搜索服務，同時提高檔案管理工作人員效率與工作質量。另外還要注意對房產檔案資料進行掃描，將所有信息都儲存到計算機系統里。隨著科技時代的到來，房產檔案管理工作也要引進先進的科技系統，以此促進房產檔案管理工作質量的提升、效率的提高，這些新興技術的運用還有利于保障房產檔案資料的安全。總之，我們要注意在房產檔案管理中保留雙份檔案，做好最充足的準備。

4.完善前期控制。涉及檔案的工作都要求做到萬無一失。檔案材料涉及的數據、信息多種多樣，且都非常重要。我國根據我國法律規章制度也明確規定，檔案資料的記錄不能出現與實際情況不符的問題，也不能出現漏記、錯記等問題，這些問題都會直接影響房產檔案的可信度、法律效力和價值，甚至會使該房產檔案無法被使用。為了避免上述問題的出現，就需要完善前期控制。所謂前期控制，就是要在房產檔案歸檔前，嚴謹地審核、檢驗好房產檔案資料的真實性和準確性等，及時發現并解決問題，防止后續嚴重問題的出現。在搜集、記錄房產檔案資料時，嚴格審查房產人的所有材料，確保這些材料都是真實的、完善的、符合要求的，保證房產檔案資料的法律效力。在房產申請人進行產權登記時，相關工作人員要監督房產申請人是按照真實情況填寫的信息，保證等級信息的真實性與準確性。同時，要嚴格遵守流程，完成所有步驟，例如，要確保房產申請人在核對信息后在身份證復印件上簽名按手印。如果該產申請人不是自然人，而是法人，那么需要請他的法定代表人填寫委托書，并在委托書上蓋上單位的印章，所有流程缺一不可。因為只有做好前期控制才能防范于未然，才能真正落實好所有的事前審查，這樣才有利于后續房產檔案有關工作的順利開展。所有這些房產資料的移交管理是整個房產檔案管理工作中的重中之重，在這些房產資料的移交管理過程中，檔案管理工作人員一定要謹慎對待，認真檢查、核對所有房產資料的真實性、準確性，一旦發現房產資料上有錯誤或資料不全等問題，可以拒絕接收該房產資料，并標明具體原因，體現申請人在最快的時間里采取補救措施。完善前期控制可以幫助房產檔案管理后續工作提供保障，有利于提高房產檔案管理工作水平。

5.培養專業人才。及時房產檔案管理工作中引進了許多高科技技術，房產檔案資料數字化也發展迅速，但對房產檔案管理工作起決定作用的還是房產檔案管理工作人員。所以著眼于房產檔案管理工作的長遠發展來看，培養專業人才、提高房產檔案管理工作人員的工作能力與專業素養具有非常重要的意義。傳統的房產檔案管理工作人員只需要會簡單的計算機知識并且更多的是與紙質的房產檔案資料打交道，但是社會的進步、房產行業的迅猛發展對房產檔案管理工作人員帶來了巨大的挑戰，提出了更高的要求。所以我們迫切需要建立一支高水平的房產檔案管理工作人員隊伍，培養一批專業型人才。這樣才能長久的推動房產檔案管理工作水平的提高，也只有這樣才能滿足社會發展，為人們提供滿意的服務。所以，房產檔案管理部門要把握社會發展機會，盡可能多地為員工提供培訓平臺，不斷完善房產檔案管理制度，提高房產檔案管理工作人員專業知識，結合先進檔案管理技術，實現房產檔案管理工作水平質的飛躍。

四、結束語

近些年我國房產行業發展迅速，對房產檔案管理的需求也不斷增加，同時對房產檔案管理工作要求也越來越高。鑒于房產檔案資料的重要性，我們必須重視房產檔案管理工作，結合我國當前房產檔案管理工作的實際情況，根據房產檔案管理工作的特點，積極采取措施提高房產檔案管理工作水平，以促進我國房產行業的發展。

參考文獻：

[1]全曉虹.加強房產檔案規范化管理的措施探討[J].科技展望，2016（4）：242.

[2]馮 杰.房產檔案規范化管理實踐探析[J].黑龍江史志，2014（7）：154.

[3]王明昕.房產檔案管理規范化研究[J].黑龍江科技信息，2013（2）：115.

作者簡介：朱智斌（1982-），男，漢族，單位：漳州市房產交易中心，職稱：館員，籍貫：福建漳州，學歷：本科，研究方向：檔案管理。