創新醫院聲像檔案管理,發揮檔案信息應用價值

張義梅 朱海濤

摘 要：在時代發展中，檔案管理中也開始廣泛實施辦公自動化和社會信息化，在此中聲像檔案的應用價值更加明顯。聲像檔案是醫院醫療、科研、教育以及管理過程中記錄的音像資料，主要是記錄醫院發展中的重大事件，關系到醫院的各個方面工作，可以將事件整個過程呈現出來，給人們帶來生動的現場真實體驗。和傳統文字檔案相比，聲像檔案對于事件的記錄更加鮮明和直觀，不管是在現實查證還是在歷史分析中均具有應用價值。隨著我國醫療市場的激烈競爭，醫院在發展中也希望能夠樹立良好的市場形象，在此目標下對于社會影響力的關注逐漸提升，注重提升自身美譽度。聲像檔案借助本身獨特優勢，能夠真實記錄和再次呈現真實場景，具有重要參考價值，因此在醫院建設中也具有重要作用。

關鍵詞：檔案管理;聲像檔案;資料

一、創新醫院聲像檔案管理策略

1.創新管理機制，提高聲像檔案管理規范性。在當前檔案管理中還沒有規范的管理體制，針對這一問題也就需要創新管理體制，以能夠實現檔案的科學管理。其中在各部門建構聲像檔案管理規章制度，在管理部門針對各個季度甚至每周檔案管理工作實施考核，以能夠對聲像檔案管理嚴密把控，做到全面監督管理。在檔案管理部門引導下，實現對檔案各部門的分級監管，也可以成立相應的檔案管理小組，在檔案管理中對聲像檔案實施分類管理，便于及時了解檔案管理現狀，以此顯著提升聲像檔案管理工作效率以及專業化程度。

2.建構完善的聲像檔案工作制度，實現聲像檔案管理標準化。在醫院檔案管理中，針對各個流程均需要制定相應的檔案管理制度。醫院中各項特殊活動在開展過程中，均需要留存相應的聲像資料，其中在活動之前也就需要讓相關負責人詳細了解整個活動性質以及流程等信息，以能夠保障相關人員做好攝影以及攝像等準備工作。在聲像檔案管理中，因為本身是數字化呈現方式，自然在歸檔中也就需要做準備好硬件錄制設備、資料共享檢索聯網設備和軟件等基礎工作，并嚴格依照相關規范對其實施管理 。不同科室在上交聲像檔案之前，也就需要將其復檔工作做好，對于聲像檔案的借閱和規范也需要做好相應的記錄工作。

3.提高聲像檔案歸檔管理前控制。檔案部門在進行照片和錄像檔案收集工作之外，也需要處理檔案各部門間關系，并及時向相關部門了解檔案信息，查詢及時照片檔案取向，做好和各部門思想工作，最大化收集散存的照片，以能夠對其實施集中管理 ，有助于發揮其利用價值。另外，在醫院重要活動中，可以由檔案管理人員承擔相應的拍攝工作，以能夠保障檔案管理人員可以掌握檔案信息的第一手資料，同時也能夠全面了解活動主體、人物、背景等相關信息，對于聲像檔案質量具有重要保障作用，也有助于提高歸檔完整性。

二、提高醫院聲像檔案開發利用價值

1.提高對網站的應用，便于查閱聲像檔案。在聲像檔案管理質量評估中，一方面要關注其保管環境和管理手段，另一方面也需要分析資料的開發應用問題。如果在醫院中廣大職工并不了解聲像檔案館藏情況，自然也就不會對其進行查詢和開發應用。對于檔案管理者來講，需要加強聲像檔案宣傳，盡可能做到廣而告之。尤其是聲像檔案可以建構專門的網站，在醫院網站中進行展示和宣傳，以能夠提高本院員工對檔案的了解。

2.建立院史展覽館。在醫院可以建立院史展覽館，主要是展示醫院歷史發展、科研成果、醫院文化等相關證書和獎章等實物。這一展覽館的建立不但能夠為醫院整體建設提供相應素材，也有助于為醫院和國內外同行交流合作提供平臺。在檔案管理中，收集和整理醫院中發生的重大事件照片以及數據資料等，更有助于促進醫院檔案管理的多樣化發展，也能夠為醫院文化宣傳提供重要媒介。

三、醫院聲像資料的保管

聲像資料是文獻資料的一部分，其管理程序與圖書資料大同小異，也包括分類、編號、館內閱覽和外借等工作程序。

在聲像檔案的管理過程中，對于環境具有嚴格的要求，并不是隨意的環境下都能進行聲像檔案的保管，甚至可以說，聲像檔案所要求的環境更加嚴格，一些保管環境不能達到恒溫以及恒溫的狀態 ，也是影響聲像檔案的主要問題。

聲像資料由于其載體由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成 的，保管亦比紙質文獻更為講究。因而諸如溫度、濕度、包裝、存放等方面均有一定要求，否則， 將造成聲像資料的過早退化和損壞，影響清晰度，避免使用時帶來不必要的麻煩。

四、結語

在醫院聲像檔案管理中，需要長期得到相關管理人員以及技術人員的努力，全面分析當前聲像檔案管理中的不足，基于此提出相應的改善策略，提高對聲像檔案信息的開發應用，以能夠顯著降低醫院建設成本，提升醫院檔案管理工作質量和效率，更有助于促進醫院的長期穩定發展。

參考文獻：

[1]張星黔.淺議醫院聲像檔案管理[J].貴陽中醫學院學報，2014（04）

[2]羅 娟，高江苓，符峰釗，易懷升，高 源.醫院聲像檔案數字化管理[J].解放軍醫院管理雜志，2014（12）

[3]耿金生.淺談醫院聲像檔案管理[J].中國科技信息，2007（12）