基于大數據的高校學生檔案管理模式研究

摘 要：現代社會是一個高速發展的社會，科技發達，信息流通，交流密切，大數據就是這個高科技時代的產物。在大數據時代下，數據信息也呈現出數量大、數據復雜、處理快的特征。高校學生檔案管理是學校的重要工作內容之一，它是記載學生學習及社會實踐的重要材料，也為人才培養的研究提供了基礎保障。在當今計算機技術日益成熟且追求效率的社會，人工保管高校檔案出現了效率低下、保密性差等特征。基于大數據背景，對高校檔案管理的模式的改革已迫在眉睫。本文闡述了大數據的特征，并在此基礎上對高校檔案管理的模式進行了研究分析。

關鍵詞：大數據;高校;學生檔案管理;模式

一、前言

隨著社會的發展，信息水平的提升，對數據處理的速度及水平要求越來越高，大數據時代應運而生。大數據應用具備速度快、時效高的特性，它可將紛繁復雜的數據迅速提煉出所需數據，提高工作效率。大數據應用以其獨特的優勢迅速占領人們生活的各個領域，為工作生活提供了方便。高校學生檔案管理是學校的重要工作內容之一，它不僅構成了學校的體系建設，還是學生學習、社會實踐的重要記載材料。運用學生檔案，也可對人才培養的研究進行分析。但學生檔案數量龐大，產生大量的文件及數據，對于檢索、更新和維護都帶來了較大的困難，且人工管理效率低下、保密性差，不利于檔案管理工作的有序開展。使用計算機對高校學生檔案進行管理，建立數據庫，使其具備檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等特點，這是人工管理無法比擬的優點。

二、大數據概述

最早提出“大數據”時代到來的是全球知名咨詢公司麥肯錫，麥肯錫稱：“數據，已經滲透到當今每一個行業和業務職能領域，成為重要的生產因素。人們對于海量數據的挖掘和運用，預示著新一波生產率增長和消費者盈余浪潮的到來。”“大數據”在物理學、生物學、環境生態學等領域以及軍事、金融、通訊等行業存在已有時日，卻因為近年來互聯網和信息行業的發展而引起人們關注。

大數據是信息時代的產物，又稱巨量資料，指的是所涉及的數據資料量規模巨大，人們無法通過人腦或是主流軟件工具，在合理的時間內擷取、管理、處理、并整理所需的資訊，從而為人們所利用。大數據技術的戰略意義不在于掌握龐大的數據信息，而在于對這些數據進行專業化處理，形成有意義的數據。由于大數據處理的準確性及便利性，已被人們在工作、生活的各個領域廣泛應用，成為一項人們必不可少的工具。

大數據作為云計算、物聯網之后又IT行業又一大顛覆性的技術革命，廣泛應用于社會的各個領域，它具備數量大、種類繁多、速度快、時效高的特征。它的使用價值，不僅能夠為人們提供需要的信息數據，還可以針對個人需求提供個性化的信息數據服務。所以在信息化社會的今天，人們的生活、工作及思維都隨著大數據時代的到來發生了巨大變革。

三、高校學生檔案管理的特征

1.高校學生檔案數量巨大，人工管理工作量大

高校學生數量龐大，學生每年入學、畢業、遷入、遷出、就業、深造等，檔案數據都會發生調整與改變。而目前，多數高校對檔案管理仍是采用人工管理的模式，信息化的管理模式仍未被高校普及及采用。面對數量巨大、工作量大的學生檔案管理工作，人工管理速度慢、耗時長，且不能有效地對有價值的信息數據進行提取。人力及物力的耗費對于高校的管理工作來說都是巨大的困惱，這就迫切的需要信息化的引入，對高校學生檔案管理工作進行改革和創新，從而順應時代潮流，為高校的管理工作提供便利。

2.高校學生檔案變動頻繁，且要求處理速度快，需要大量的人力及物力

學生每年入學、畢業、就業、深造等都要進行檔案調動，跨界調動，學生每年的獎懲情況、學習成績、思想政治狀況等也都會發生數據變化。學生檔案的調動及檔案數據的變化產生巨大的工作量，這是檔案人工管理的一大難題。而且高校檔案調動集中在每年的畢業就業季，這就要求檔案管理工作處理速度快，必須在有限的時間內完成。頻繁地調動、有限的時間需要大量的人力及物力，這也是高校管理工作的一大挑戰。

3.高校學生檔案形式單一，紙質化檔案存儲不足

2008年9月1日，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，明確指出高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校的學生檔案包括學生的學習經歷、學習成績、政治思想表現情況、身體狀況等文字，而目前我國高校的學生檔案主要以紙質為主，圖像、聲像資料少，紙質檔案的簡單單一化，不足以全面展現學生全貌，豐富檔案表現形式也是高校學生檔案管理工作的一項內容。

4.高校學生檔案管理缺乏前瞻性及預測性

傳統的高校學生檔案管理還停留在資料備份及存檔的層面，僅僅是對學生檔案的寄存與整理，而難以通過數據分析在實踐層面為高校的學生管理決策提供科學預判的數據價值。若用大數據工具進行整合、分析挖掘形成學生檔案的智慧分析庫，高校根據有價值的分析數據可對學生管理工作、人才培養工作進行改革和創新，促進高等院校管理工作的良性循環發展。

5.高校學生檔案管理人員業務管理水平尚處于初級階段，亟待提升

高校學生檔案管理人員的業務管理水平直接關系到高校工作的正常開展及發展。而現階段，檔案管理人員的業務水平參差不齊，且多為兼職，缺乏正規的培訓，僅僅是通過人工管理對檔案進行分類、整理及保存。檔案管理人員管理意識淡薄、管理模式陳舊，無法對檔案管理工作進行創新與改革，致使檔案管理工作停滯不前，根本無法適應大數據時代的到來。因此提高檔案管理人員的業務水平，適應大數據時代，是高校檔案管理工作的重中之重。

四、基于大數據的高校學生檔案管理模式研究

1.高校檔案管理工作應當構建開發高校檔案管理平臺

在大數據背景下，高校學生檔案管理應該開發檔案管理平臺，將紙質化信息轉化為數據信息進行保存整理，以保障檔案的真實性、完整性及保密性。構建檔案管理平臺需要進行的工作是信息采集及信息錄入，高校學生檔案信息采集可以通過計算機或掃描儀來完成，保證紙質檔案的完整性。對于信息錄入及檔案管理來說，高校應對管理人員進行培訓學習，或者配備專職人員進行維護和管理。對于信息平臺的應用來說，高校可以借助校園網絡進行資源共享，設置相應的檢索功能，方便教師或學生進行檔案信息的獲取和利用。

2.高校學生檔案管理工作應利用信息化平臺，構建“大檔案”系統

學生檔案以紙質形式進行保存，占用空間大、不具備保密性且保存受到時間的限制。開發高校檔案管理平臺，構建高校大檔案系統。將文件、音頻、圖像、視頻等轉化為數字化信息進行收集歸檔，形成高校檔案管理的大數據集。所有的檔案數據又以不同的分類進行保存，不同的檔案文件又歸屬到不同類型的文件類型。所有的文件又以時間為序進行排列，不設年限，以永久保存為準。大檔案系統的建立，既保證了檔案管理的齊全真實，又為檔案工作的管理帶來了便利。

3.高校學生檔案管理工作應利用信息化平臺，構建“大服務”體系

在大數據的背景下，高校學生檔案管理工作應當利用信息化平臺，構建“大服務”體系，實現檔案管理工作的社會化、多元化、開放性及先進性。高校檔案管理工作應當樹立服務意識，切實做好為教師及學生服務。高校學生檔案管理平臺以校園網為依托，在校內對教師及學生開放，這樣既確保了學生檔案的保密性，又增強了學生檔案工作的開放性。學生可登錄檔案管理平臺搜索查看個人檔案，進而對個人進行分析提升。學校可依據檔案管理平臺的數據分析，為學校的學生管理工作提供決策性意見支撐。

4.高校學生檔案管理工作應當建立高質量人才隊伍，提升檔案管理工作的服務質量

大數據時代的到來，對人才的需求及要求也越來越高，這也迫切需要提升高校檔案管理工作人員的素質水平。檔案管理工作人員的業務水平直接關系到檔案管理工作的開展水平，高質量、高素質的人才才能保障檔案管理工作的開展與創新。因此，各高校應當加強人才隊伍的培養與建立，提升工作人員的業務水平，使之更適應現階段的大數據信息化時代，才能更好地為教師及學生提供個性化、專業化的服務，從而滿足大數據時代對高校學生檔案管理工作提出的要求，促進高校學生檔案管理工作的信息化、社會化及可視化的目標實現，從而為社會各行業輸送高質量的人才。

5.高校學生檔案管理工作應當利用信息化平臺，維護檔案信息安全

在大數據時代，檔案信息的安全也是檔案管理工作的重要內容。檔案管理工作應當確保檔案信息的原始真實、機密可用、齊全完整。所以在保障檔案信息開放的同時，檔案管理工作還應當確保檔案信息的保密性。在人員方面，高校應當加強人員的培訓，提高工作人員安全意識，加強安全宣傳，避免因工作人員安全意識薄弱而造成檔案信息泄露的安全事故;在硬件方面，加強基礎設施、數據平臺的建設及維護，從而保障檔案管理平臺的正常運行;在軟件方面，要利用網絡安全技術，設置訪問權限、加密文檔、文件備份等，保障檔案信息的安全，不外泄;此外，還應建立相應的應急處置方案，一旦信息外漏，要及時進行處理，避免給檔案管理工作帶來更大的危害。

五、結語

高校檔案管理工作是高等學校重要的基礎性工作，它關系到學校的整體發展規劃。隨著大數據時代的到來，高校學生檔案管理工作也面臨著新的機遇與挑戰。高校應當順應趨勢，對學生檔案的管理模式進行改革與創新。開發檔案管理平臺，構建高校學生檔案的“大檔案”、“大服務”體系，實現檔案管理工作的社會化、多元化、開放性及先進性;同時也應當培養高質量人才隊伍，加強工作人員安全意識培訓，維護網絡安全，保障檔案信息的保密及真實性。大數據時代下高校檔案管理也具有了新的發展形勢，各高校應當認識到大數據時代的特征及優勢，加大對高校檔案管理工作信息化的探索與研究，使檔案管理工作在時代的引領下逐漸完善與進步，也為高校的整體發展規劃奠定堅實的基礎。

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作者簡介：鄧婷（1981-），性別：女，民族：漢族，籍貫：山西省臨汾市，職稱：助館，學歷：本科。