文書檔案的現(xiàn)代化管理策略思考

包寶音圖

摘要：為了提升文書檔案現(xiàn)代化管理質(zhì)量，相關(guān)部門要及時更新管理思想與方式，積極引進先進管理措施與技術(shù)，充實文書檔案管理內(nèi)容，確保文書檔案管理工作的有效開展。基于此本文針對文書檔案的現(xiàn)代化管理進行了簡要闡述，僅供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；策略

前言：

作為我國建設(shè)與社會發(fā)展中的重點環(huán)節(jié)之一，要清楚認(rèn)識到文書檔案管理的重要性。在現(xiàn)階段發(fā)展中文書檔案管理部門已經(jīng)逐漸提升了對現(xiàn)代化檔案管理研究的重視度，因此在發(fā)展中要做好更新工作，找出其中存在的問題，優(yōu)化管理模式，提高文書檔案管理質(zhì)量。

一、進行文書檔案現(xiàn)代化管理的重要性

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，文書檔案管理已經(jīng)成為了發(fā)展中的重點，對許多領(lǐng)域產(chǎn)生出較大的影響。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，主要以紙質(zhì)文件歸檔管理為主，但是在這一模式下，很容易造成管理人員的工作量不斷增加，如管理人員需要完成目錄整理、裝訂等工作，造成了工作時間不斷延長。其次，在這一模式中需要花費大量的人工操作，且在管理中很容易受到人為等因素的影響，影響到管理質(zhì)量。但是在現(xiàn)代發(fā)展中通過引入先進管理技術(shù)不僅可以減輕管理人員工作壓力，同時也可以在計算機等的幫助下在最短時間里完成檔案信息整理，節(jié)約了工作時，提高了檔案管理效果。最后，對文書檔案進行現(xiàn)代化管理能夠有效提升檔案搜索效率，確保管理工作的完善性。當(dāng)檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)全面信息化管理時能夠?qū)崿F(xiàn)高效管理目標(biāo)，且在管理工作中涉及到了檔案檢定與統(tǒng)計等，而在這一系列工作中工作人員要掌握檔案中的具體情況，通過定期記載等方式來掌握檔案是否及時歸檔。此外在現(xiàn)代化管理模式下能夠提高文書檔案管理的便捷性，實現(xiàn)與其他單位之間的溝通，在加強各網(wǎng)絡(luò)連接的基礎(chǔ)上來獲取到豐富的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)了資源共享目標(biāo)[1]。

二、文書檔案現(xiàn)代化管理措施

（一）完善管理制度

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作有了明顯的變化。所以在管理現(xiàn)代化中要從完善制度措施出發(fā)，最大限度提升文書檔案管理效果，確保管理工作的順利開展。在實踐工作中要從做好制度構(gòu)建出發(fā)，利用檔案管理技巧，解決傳統(tǒng)管理模式中的不足，在結(jié)合文書檔案管理原則與內(nèi)容的基礎(chǔ)上來確保文書檔案管理體系的完整性。其次要確保現(xiàn)代化管理制度的全面落實，主動優(yōu)化管理措施，為建立現(xiàn)代化文書管理機制提供支持，確保管理工作的靈活性。在進行文書檔案編修工作時，要從加強與文書檔案聯(lián)系出發(fā)，分階段與計劃來開展文書檔案管理，做好查閱工作，確保管理制度的高效性。通過對文書檔案管理工作進行評估考核，以此來提高檔案的完整性。所以說在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中存在著許多的問題，就必須要做好改進工作，采取先進的管理形式，加強與實踐工作的結(jié)合，確保管理體系的完整性，全面提高文書檔案管理工作的規(guī)范性[2]。

（二）采取先進的管理方法

通過對文書檔案管理內(nèi)容進行分析可以看出，其涉及到了較多的信息內(nèi)容，有著極高的參考價值，能夠為企業(yè)提供文獻資料。所以在檔案管理中要從文書檔案管理優(yōu)勢出發(fā)，加強各領(lǐng)域之間的聯(lián)系，同時也要認(rèn)識到現(xiàn)代化發(fā)展的重要性，提高文書檔案管理的優(yōu)勢，展現(xiàn)出文書檔案的價值。在具體實踐中要從合理利用文書檔案管理工作機制入手，完善自我組織機制，結(jié)合具體情況來制定出總體目標(biāo)，加大管理宣傳力度，在正確認(rèn)識的基礎(chǔ)上來提高文書檔案現(xiàn)代化管理工作的有效性。其次，管理部門也要積極參與到管理機制完善工作中去，發(fā)揮出自身工作的優(yōu)勢，及時為相關(guān)部門提供支持。在現(xiàn)代化管理中通過建立出互動協(xié)調(diào)管理機制，不僅可以加強管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，同時也可以提升文書檔案管理工作的有效性。在現(xiàn)階段管理中主要以年度、組織機構(gòu)、保管期限三個部分為主，在一定程度上能夠簡化具體環(huán)節(jié)，確保文書檔案裝訂與整理等工作的有效性，滿足后期使用的要求。

（三）提升管理人員專業(yè)性

進行文書檔案管理工作作為管理中的重點，要堅持從現(xiàn)代化發(fā)展角度出發(fā)，發(fā)揮出管理人才與專業(yè)隊伍的優(yōu)勢。因此在這一背景下要不斷提升管理人員的綜合素養(yǎng)，積極開展技術(shù)培訓(xùn)，引入現(xiàn)代化管理方法，實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。在具體工作中要求相關(guān)單位要加大管理人員培訓(xùn)力度，在完善人才聘請機制的同時來引入綜合素質(zhì)高、專業(yè)能力強的人才，確保文書檔案管理工作的順利開展，滿足我國社會經(jīng)濟發(fā)展對文書檔案管理的要求。只有不斷提升文書檔案管理工作人員的專業(yè)性，才能不斷提升管理質(zhì)量。如在培訓(xùn)新人時就可以借助技能大賽培養(yǎng)管理人員服務(wù)與責(zé)任意識，為文書檔案現(xiàn)代化管理提供支持[3]。

結(jié)語：

綜上所述，在現(xiàn)代化管理中要從做好文書檔案管理工作入手，結(jié)合單位具體特點，在綜合實際發(fā)展情況的基礎(chǔ)上提高思想認(rèn)識，確保制度與機制上的完整性，實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)，滿足文書檔案現(xiàn)代化管理需求，提高文書檔案管理質(zhì)量。

參考文獻：

[1]陳婭. 關(guān)于新時期文書檔案管理工作的思考[J]. 卷宗， 2017，（17）：89-89.

[2]郭玉珍. 關(guān)于新時期做好文書檔案管理工作的思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016，（11）：103-103.

[3]王磊. 新時期文書檔案管理工作的思考研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2014，（19）：101-101.