數(shù)字化管理建設(shè)工程音像檔案的重要性

文/齊 琳

建設(shè)工程音像檔案是利用攝影、錄像、錄音等手段，如實完整記錄建設(shè)工程實施過程中各個階段真實情況而拍攝和錄制的照片、影片、錄音、錄像等檔案資料，具有直觀、真實、形象、生動的優(yōu)點，是一筆珍貴無形財產(chǎn)。本文探討了數(shù)字化管理工程音像檔案的重要性， 希望為做好數(shù)字化管理工程音像檔案工作提供借鑒

建設(shè)工程音像檔案是工程實施前期、中期、后期全過程的記錄。建設(shè)單位必須全部收集歸檔保存，建設(shè)單位在保存建設(shè)工程的原始狀態(tài)、建設(shè)狀況和竣工樣貌的音像檔案的基礎(chǔ)上，通過掃描、復(fù)制等手段將音像檔案數(shù)字化，生成了大量的數(shù)字化檔案資料，如何管理好這些數(shù)字化音像檔案非常重要，值得研究和重視。

一、完善和建立數(shù)字音像檔案規(guī)范

建設(shè)工程音像檔案完整記錄項目建設(shè)的全過程，包括項目建設(shè)準備時期、項目建設(shè)實施時期、項目建成完工時期、項目建設(shè)動態(tài)監(jiān)督管理，以及其他和項目建設(shè)相關(guān)工作的音像資料。數(shù)字檔案能夠更好地更便捷地對外展現(xiàn)企業(yè)建設(shè)工程成就，音像數(shù)字檔案在建設(shè)工程單位對外承攬工程，宣傳企業(yè)文化，樹立企業(yè)形象以及建設(shè)工程管理工作中的作用不可替代。

隨著現(xiàn)代音像技術(shù)日新月異，建設(shè)工程數(shù)字音像檔案已經(jīng)成為工程建設(shè)單位一張靚麗的名片。但是，由于建設(shè)工程數(shù)字音像檔案發(fā)展歷史很短，加上原先的數(shù)字技術(shù)壁壘等諸多因素制約，數(shù)字音像檔案管理工作以致不能得到全面展開，造成建設(shè)工程數(shù)字音像檔案管理和利用長時間停滯不前。結(jié)合企業(yè)對于建設(shè)工程數(shù)字音像檔案迫切需求的實際，分析建設(shè)工程音像檔案存在的諸多問題，建立和完善建設(shè)工程數(shù)字音像檔案規(guī)范已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。服務(wù)企業(yè)實際需求，助力企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，就需要規(guī)范建設(shè)工程各個階段數(shù)字化音像檔案管理流程，通過規(guī)范化管理來實現(xiàn)建設(shè)工程數(shù)字化音像檔案的作用和價值。同時，要開闊思維，創(chuàng)新工作，加強數(shù)字檔案資源的開發(fā)和利用。隨著新時代數(shù)字化進展，特別是5G 網(wǎng)絡(luò)也就是物聯(lián)網(wǎng)時代的即將來臨，新技術(shù)將會為數(shù)字音像檔案實時存儲、實時傳輸提供更為強有力的支撐。

從建設(shè)工程單位實際出發(fā)，要對建設(shè)工程數(shù)字音像檔案管理的相關(guān)制度進行完善和細化。制度細化必須具體，要包括保證數(shù)字音像檔案內(nèi)容真實，信息完整，包含攝錄時間地點的說明文件，詳細標注數(shù)字檔案文件格式，數(shù)字檔案存儲條件等等。重點抓好建設(shè)工程數(shù)字音像檔案統(tǒng)一管理統(tǒng)一調(diào)用制度的執(zhí)行。檔案管理人員必須盡早介入建設(shè)工程前期工作，嚴格把控數(shù)字音像檔案采集、整理、歸檔的每個細節(jié)，每個環(huán)節(jié)，著重強調(diào)數(shù)字音像檔案資料收集必須由建設(shè)工程一線施工部門負責(zé)完成，施工部門必須安排專人負責(zé)拍攝和錄音工作，嚴格規(guī)范視頻音頻的攝錄和存儲質(zhì)量標準。需要保存的音像檔案務(wù)必確保是原始的第一手資料，檔案附加文字說明必須真實、準確、詳細。檔案管理部門專崗專人負責(zé)對接整理施工部門提供的原始音像檔案，對原始音像檔案全部進行數(shù)字化加工存檔。

二、安全監(jiān)控、管理數(shù)字音像檔案

建設(shè)工程數(shù)字音像檔案是項目工程全程的如實記載，如何科學(xué)地監(jiān)控、管理、應(yīng)用建設(shè)工程數(shù)字音像檔案，對于建筑單位能否更快更好發(fā)展尤為重要。收集原始音像資料工作必須寫入施工項目責(zé)任書中，專人負責(zé)落實。明確規(guī)定各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)作為本部門管理建設(shè)工程數(shù)字音像檔案第一責(zé)任人和聯(lián)系人。由于各建設(shè)工程部門負責(zé)攝錄的人員專業(yè)技術(shù)水準不一，使用的攝錄機器標準不同，造成最終的數(shù)字檔案文件規(guī)格得不到統(tǒng)一，參差不齊。先期已經(jīng)具備軟硬件攝錄條件的部門可以自己安排拍攝記錄，還不具備攝錄條件的部門可以聘用專業(yè)外包團隊拍攝。企業(yè)要定期組織專業(yè)培訓(xùn)，強化和提升攝錄人員的攝錄技術(shù)水平，提高檔案管理人員掌握新知識新技能的水平和能力，要科學(xué)劃分施工、監(jiān)理和檔案各部門權(quán)責(zé)，加強協(xié)作，通力合作，共同做好建設(shè)工程音像檔案管理工作。

建設(shè)工程數(shù)字檔案數(shù)據(jù)工作站要在固定區(qū)域做好文件備份存儲，嚴格執(zhí)行數(shù)字檔案文件隨時接收隨時備份制度。數(shù)字檔案數(shù)據(jù)工作站內(nèi)重要數(shù)據(jù)做到分區(qū)存儲，多個儲存介質(zhì)存放，保證系統(tǒng)如遇突發(fā)問題存儲信息絕對安全。要建立定期核查備份數(shù)據(jù)制定，按時核對，查漏補缺，確保數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)工作站專人專管，專機專用嚴防黑客病毒和人為竊取。建立和嚴格執(zhí)行雙備份制度，重要數(shù)字檔案除在工作站儲存，還要在移動硬盤等數(shù)字介質(zhì)儲存。保證文件發(fā)生遺失損壞能夠隨時快速恢復(fù)。

三、科學(xué)應(yīng)用數(shù)字音像檔案

進入信息時代，檔案管理工作面臨著挑戰(zhàn)，也更是機遇。檔案管理人員要與時俱進地積極投身到數(shù)字化管理檔案信息的大潮中，將傳統(tǒng)照片、錄音、錄像資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，運用數(shù)據(jù)工作站實現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一安全高效。數(shù)字時代，科技革新，信息技術(shù)無限拉近了數(shù)字音像檔案與文書檔案的距離，數(shù)字檔案已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流的有機組成，音像檔案從收集、鑒定、整理、利用等各個環(huán)節(jié)都實現(xiàn)了多種方式的計算機管理。

科學(xué)運用數(shù)字技術(shù)管理音像檔案，檔案管理部門根據(jù)本單位實際情況研發(fā)了適合本單位工作的數(shù)字音像檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)分門別類將圖文資料、聲音資料、影像資料等進行數(shù)字存儲，在介質(zhì)轉(zhuǎn)換，檢索查詢，日常監(jiān)管、檔案調(diào)用等方面都全面實現(xiàn)了數(shù)字管理。檔案存放在數(shù)據(jù)工作平臺，無論是材質(zhì)轉(zhuǎn)移、網(wǎng)絡(luò)播放、查詢利用，運轉(zhuǎn)效率都是原來手工無法比擬的。總之?dāng)?shù)字檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，使得困擾檔案工作的許多問題迎刃而解，為統(tǒng)一標準的管理好不同類型的音像檔案提供了方便。

總之，信息技術(shù)革新突飛猛進。這無疑給音像檔案的管理提供了更大更廣泛的平臺。不久的將來，音像檔案管理得到重構(gòu)，全新的建設(shè)工程數(shù)字音像檔案必將為企業(yè)更好更快發(fā)展起到更為重要的作用。