科技檔案信息化的作用和意義

文/李小紅

作者結合自身實際工作經驗與學習認識，主要對科技檔案信息化的作用和意義進行了分析、探討，以期能為科技檔案管理工作的實踐提供參考

科技檔案是人們從事自然科學研究、生產技術、基本建設的產物。具有非常重要的利用價值，通過信息化才能更好地實現它的價值。

一、科技檔案信息化的作用

（一）優化存儲方式

傳統的科技檔案管理存儲方式，以紙質為基本載體，保管利用受到各方面限制，一是其對于物理空間的需求較大，一頁文件紙上，所能夠存儲的檔案信息非常有限，隨著檔案數量的增多，其體積也就會越來越大，這就會給管理工作帶來很大的難題，二是安全隱患也較多。而科技檔案信息化則極大地優化了存儲方式，所有紙質檔案，都可以通過掃描等技術，轉換為數字檔案，然后存儲在硬盤、光盤等信息化媒介上，在非常小的物理空間內，就可以存儲大量的檔案信息，非常有利于檔案的管理。再者是科技檔案信息化具有較高的安全性，不僅操作簡便容易，而且物理性損壞的概率相當低，況且服務器處在一個相對集中的空間內，通過空調、通風設備等設施的配置，便可以有效地控制室內溫濕度，達到安全保管的要求。雖然信息化技術也可能帶來一些其他方面的安全威脅，如病毒、黑客攻擊，但是我們可以通過防火墻技術、內外網隔離技術、身份認證技術、病毒查殺技術等等，來進行相應的防范，并可以對檔案數據信息進行備份，即使原始檔案信息損壞、丟失，也可以使用備份數據恢復檔案信息。

（二）整合管理程序

檔案管理包括了一系列的工作內容、工作環節，如信息收集、整理、鑒定、保管、編撰、統計、研究、利用等等，客觀來說這些工作是較為復雜的，前前后后需要經歷一個較長的過程，所以以往的檔案管理工作效率都相對偏低。而在科技檔案信息化后，上述的這些所有工作，都可以整合到信息化管理平臺中來，負責各項工作的人員，可以根據流程或是具體的工作需求，在一個工作節點上進行所有的事務處理，減少一些不必要的繁雜操作。

（三）實現高度共享

對于任何檔案資源信息來說，只有得到利用，才能體現出其價值。在傳統的檔案管理工作中，受存儲介質、傳輸條件的影響，科技檔案的應用是較為困難的。例如一份檔案需要進行多份復印，才能供各方使用，而且當中還需要考慮到交通情況、時間消耗，它對具有及時性需求的就很難滿足，這就會使得科技檔案的價值大打折扣。而在信息化的技術條件下，科技檔案則可以實現大范圍的資源共享，所有的上下級單位、合作單位等，都可以通過互聯網快速的檢索、下載獲得檔案信息，不需要考慮交通，而且時間成本、物質成本非常低，可以做到隨用隨取。

二、科技檔案信息化的意義

（一）降低工作人員工作壓力

傳統的檔案管理工作都是完全由人工進行的，檔案信息收集、整理、鑒定、保管、編撰、統計、研究、利用等等一系列的工作，都離不開人。而當前的科學技術研究、應用、發展迅速，這會導致檔案信息量的大增，在這樣的情況之下，如果依然完全由人工開展檔案管理，就會給工作人員帶來極大的工作壓力，而在信息化技術條件下，檔案管理的很多工作內容，都可以由計算機代為處理，可以利用檔案管理軟件進行管理、把檔案管理的條目錄入管理軟件系統，在檔案借閱時可在系統上檢索查閱，大大提高了工作效率，在很大程度上降低檔案管理工作人員的工作壓力。

（二）提高管理效率、管理質量

在大量的檔案信息處理任務下，傳統管理模式會使得管理工作的效率大大下降，稍有不慎還非常容易出現疏漏、錯誤，影響檔案管理工作的質量。而信息化技術具有非常高效的信息數據處理能力，在其幫助下，能夠高效地推進檔案管理工作各項的任務的完成，同時還可以進行一定的正確性自檢，提示可能存在的疏漏、錯誤，進而提高檔案管理工作的效率和質量。

（三）體現出更大的檔案價值

一方面，信息化技術可以通過網絡共享，使得科技檔案得到更加大范圍、高頻率的應用，檔案的價值便可因此得到更大的體現。另一方面，在信息化大數據技術下，我們可以對科技檔案進行深入的價值挖掘，得到一些人工難以發現的具有價值的信息，這樣一來，就可以實現科技檔案社會價值、經濟價值的最大化體現。

總之，在信息化時代背景下，我們應當加強信息化技術在科技檔案管理工作中的應用，加強科技檔案管理信息化建設，發揮出信息化技術在科技檔案管理中的優勢和作用，從而提高科技檔案管理工作的效率、質量，體現出更大的科技檔案價值，促進社會經濟發展。