新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的探討

文/歐陽風(fēng)華

檔案管理工作是企業(yè)日常工作中非常重要的部分，面對龐雜的各類檔案，規(guī)范化管理有助于企業(yè)各項事務(wù)的開展，有利于保障檔案的完整性，本文就新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的現(xiàn)狀、存在問題及對策進行了有益的探討

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。做好檔案管理工作對企業(yè)具有重要意義，在社會經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，技術(shù)的不斷進步，計算機信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也促使檔案管理工作必須走向規(guī)范化。

一、檔案管理工作規(guī)范化現(xiàn)狀

1.文檔內(nèi)容信息化

隨著計算機的普及，越來越多的企業(yè)實現(xiàn)無紙化辦公，原始紙質(zhì)檔案減少，檔案管理的信息化程度提升，企業(yè)通過各類檔案管理軟件對工作過程中形成的文件進行保存，包括文字、數(shù)字、圖片、語音、影像等多種形式存儲在計算機端，形成一定數(shù)量的信息化檔案。

2.應(yīng)用系統(tǒng)信息化

企業(yè)在日常工作中除使用各類辦公軟件、銷售軟件等信息化應(yīng)用軟件進行檔案管理外，還有企業(yè)借助專業(yè)檔案管理軟件進行檔案數(shù)據(jù)存儲、查詢等工作，檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)信息化的程度有所提升。

二、檔案管理工作規(guī)范化存在的問題

1.對檔案工作重視程度不夠

對檔案管理工作重視程度不夠主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案管理的工作認知停留在抄寫、收發(fā)等事務(wù)性工作，認為其不能帶來實際的經(jīng)濟效益，沒有參考意義，只要不泄密、不丟失就是做好了檔案管理工作；另一方面是從業(yè)人員素質(zhì)水平參差不齊，部分從業(yè)人員檔案管理意識薄弱，對本職工作認識不夠、消極怠工，甚至沒有專業(yè)的檔案管理人員，而是部門中一些分管綜合管理的人員兼職檔案管理，應(yīng)付差事，使得重要資料數(shù)據(jù)等常處于“無人理、無處用”的狀態(tài)。

2.檔案管理水平不高

很多企業(yè)在檔案管理時，出現(xiàn)收集不全面、應(yīng)用系統(tǒng)使用隨意、檔案編目不準確不系統(tǒng)、檔案隨意借閱修改刪除、外部黑客竊取信息、儲存環(huán)境不合格等問題，無法保障檔案信息的安全，這都體現(xiàn)了檔案管理水平不高，檔案管理不規(guī)范。

三、檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的對策

1.改變思想觀念提高知識技能

如今已是信息化時代，如果固守殘舊思想，檔案管理工作的意義將無法得以體現(xiàn)。這就需要企業(yè)從領(lǐng)導(dǎo)到員工都要有做好檔案工作的思想和意識，給予檔案管理工作相應(yīng)的資金支持，添置配套的硬件、軟件設(shè)施，保證檔案管理的存儲環(huán)境良好。當(dāng)然做好檔案管理規(guī)范化建設(shè)離不開從業(yè)人員具有較高的自身素質(zhì)，這就要求檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)新知識掌握新技能，了解社會發(fā)展和行業(yè)動向，結(jié)合企業(yè)實際情況，思考如何創(chuàng)新本職工作。除此之外，企業(yè)還要建立獎勵激勵機制，鼓勵創(chuàng)新，充分發(fā)揮和調(diào)動人的積極性，為實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化創(chuàng)造良好氛圍。

2.檔案管理流程規(guī)范化

建立一套規(guī)范、完整的管理制度，有利于指導(dǎo)檔案管理工作的日常開展，每個環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)規(guī)范流程，讓檔案管理工作全過程可控、有標準。

第一，要根據(jù)企業(yè)實際情況制定一套適合本企業(yè)的規(guī)范化流程。在制定規(guī)范化流程前，要考慮檔案管理工作涉及的方方面面，避免出現(xiàn)遺漏。

第二，規(guī)范檔案收集歸檔工作。在檔案收集歸檔時，要嚴格按照企業(yè)依據(jù)國家檔案局10 號令制定的《歸檔范圍和保管期限表》來執(zhí)行，收集過程中既要注意收集不同形式、載體的檔案資料。又要注意鑒別真?zhèn)?，確保信息真實有效，還要在審核時及時補充完善。

第三，整理編目合理規(guī)范。檔案整理編目要科學(xué)合理，利于檔案的錄入查詢，在整理時要根據(jù)已有分類大綱，使所有檔案資料都能夠分門別類保存管理。

第四，規(guī)范借閱使用制度。檔案管理人員要嚴格按照借閱制度，對借閱人進行登記并開展追蹤管理，紙質(zhì)檔案返回時要及時確認檔案完整無缺漏，保證檔案的安全性和保密性。

3.檔案管理責(zé)任到人

檔案管理責(zé)任到人，是確保在檔案管理工作中遇到問題能夠及時解決不推諉的一種重要形式。具體來說體現(xiàn)在對檔案資料管理、設(shè)施設(shè)備軟硬件管理上。檔案管理做到“有章可查有法可依”，設(shè)施設(shè)備軟硬件管理做到“會使用、會維護、會備份”，有了責(zé)任，才能夠保證管理規(guī)范落到實處。

4.多方合作，促進規(guī)范化

在信息共享的時代，檔案管理人員要開放思想，整合資源，推進檔案管理規(guī)范化。一方面要將高科技的現(xiàn)代化技術(shù)、現(xiàn)代化設(shè)備引進到檔案管理中，利用高科技促進檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)；另一方面，要聯(lián)合行業(yè)先鋒、專家、開展共同合作，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、信息資源共享，最大限度地發(fā)揮好檔案的服務(wù)功能。