檔案數(shù)字化加工過程管控的思考

文/強月娥

檔案數(shù)字化就是運用現(xiàn)代信息技術(shù)把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，并利用檔案管理系統(tǒng)進行計算機管理，以實現(xiàn)檔案信息資源的快捷利用和安全管理。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義

檔案數(shù)字化是檔案工作快速利用的前提。檔案是公司寶貴的信息資源，是生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄。它承擔著“記錄歷史、服務現(xiàn)實”的使命。隨著公司的發(fā)展和集團化管理運營模式的形成，員工對檔案信息的需求量日益增長。目前公司系統(tǒng)14 個項目同時開工建設，項目建設過程中對檔案資料的查詢利用的需求率非常高。特別是在辦理各前期報建手續(xù)及竣工驗收備案過程中，對項目前期資料、竣工圖及各種控制資料頻繁借閱，這樣不利于檔案原件的保護，縮短了檔案的壽命。對室藏檔案數(shù)字化，利用檔案數(shù)據(jù)庫的快捷檢索功能，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)上利用服務，既能節(jié)省工作時間，又能快速獲取信息，提高了工作效率和利用效率。減少檔案原件的損壞，充分發(fā)揮檔案的價值。

檔案數(shù)字化全程管控，就是對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的前期準備、數(shù)字化掃描過程、轉(zhuǎn)換過程、后期處理、移交驗收等全過程實施跟蹤管理，對加工過程中的安全、有序、規(guī)范以及質(zhì)量、進度等實行有效控制。只有加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程的全程管控，才能確保檔案原件和檔案信息的安全。

二、數(shù)字化加工過程管理

（一）檔案數(shù)字化加工前期管控

1.成立機構(gòu)、配備好人員、設備及充足的資金。首先要成立數(shù)字化加工的機構(gòu)，配備既熟悉檔案工作，又熟悉信息管理的人員參與檔案數(shù)字化工作。同時做好設施設備和資金的保障工作，這是數(shù)字化加工的基礎性工作。

2.制定數(shù)字化管理制度、流程及數(shù)字化方案。制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案和管控流程。如《檔案數(shù)字化案卷交接表》《檔案數(shù)字化案卷登記表》《數(shù)字化文件登記表》《數(shù)字化加工案卷（文件）驗收表》等一系列表格和相應的制度、方案等。

3.確定數(shù)字化加工的內(nèi)容和種類。首先要根據(jù)公司實際情況，確定哪些檔案需進行檔案數(shù)字化加工，一是公司項目建設檔案數(shù)量大，占檔案數(shù)量的95%。其中，前期報建文件竣工圖和竣工驗收等重要的文件資料是必須要掃描進行數(shù)字化的。二是永久保存的文書檔案也是需要進行掃描數(shù)字化加工的文件資料。然后，按照確定的數(shù)量和種類及相關的費用預算，編制出公司的數(shù)字化加工工作計劃。

4.建立規(guī)范的檔案信息化管理運行系統(tǒng)和環(huán)境。建立一個保證質(zhì)量，運行快捷的檔案管理信息系統(tǒng)非常重要。并且要根據(jù)職能不同，在系統(tǒng)中設置不同的使用權(quán)限。以保證檔案信息的安全管理。公司檔案管理系統(tǒng)已運行10年，系統(tǒng)運行的環(huán)境相對成熟穩(wěn)定。

（二）嚴格數(shù)字化加工過程控制

數(shù)字化的前提是檔案資料的準確、清晰和完整，所以對需數(shù)字化的檔案資料要一一進行檢查核對，確保檔案資料的準確無誤。加工過程需嚴格按照數(shù)字化流程進行操作。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工流程是：提卷—編頁—核對—錄入加工數(shù)據(jù)—掃描—圖像處理—檢查驗收—成品數(shù)據(jù)抽查—圖像掛接—數(shù)據(jù)庫圖像檢驗—數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查—還原裝訂—歸還—入庫。每一個環(huán)節(jié)都不能疏漏。

（三）重視數(shù)字化過程安全管控

首先和外包單位簽訂數(shù)字化加工協(xié)議，協(xié)議里一定要重點強調(diào)保密內(nèi)容和泄密責任及處罰措施，預防泄密事件發(fā)生，切實保護檔案安全。在數(shù)字化加工過程中，外包公司人員要遵守相關規(guī)定和要求，手機和移動設備統(tǒng)一管理，切斷加工間網(wǎng)絡，進行數(shù)據(jù)隔離，保證檔案信息安全，文件存儲應考慮磁盤存放或移動硬盤等，由公司檔案人員負責數(shù)據(jù)掛接，禁止外包人員進入檔案數(shù)據(jù)庫。由專人管理外包單位數(shù)字化加工人員，采取臨時抽查和每天檢查的方式隨時檢查審核。檢查內(nèi)容為：數(shù)字化操作程序是否規(guī)范、有序，是否對檔案造成損害等，對存在的問題嚴格要求整改并進行處罰。只有加強數(shù)字化加工全過程跟蹤管控，才能保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作安全有序。

檔案數(shù)字化利用先進的檔案信息資源系統(tǒng)，使檔案信息最大程度地發(fā)揮作用，通過網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞，實現(xiàn)信息資源的共享，提高了工作效率和利用效率。對企業(yè)的發(fā)展起到了積極的促進作用。