機關檔案管理工作中的問題與對策分析

文/王琳

筆者結合自己多年從事機關檔案管理工作的實際，就目前機關檔案管理工作中存在的一些問題和不足， 進行了原因分析，提出了解決問題的相應對策

機關檔案管理是行政機關工作的重要環節，規范、高效的檔案管理在很大程度上可以推動機關其他工作的順利進行，可以提高計劃和決策的科學性，具有十分重要的現實價值和長遠意義。

一、機關檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員業務能力不強。

現階段從事機關檔案管理的人員大多年齡偏大，對專業知識的學習能力不能適應當前多變的工作需要，對復雜歸檔資料不能進行準確地甄別和篩選，對一般性工作和重點工作區分不清，保管期限劃分不明，造成各單位的案卷數量逐年遞增、信息冗雜，許多機關檔案“只進不出，卷滿為患”。

（二）歸檔載體單一、內容單一。目前機關檔案主要以各單位的文書檔案為主，缺少對重大活動、重要會議文字音像資料的收集。檔案的分類簡單，內容不全，除了能夠反映本單位主要活動的文書檔案以外，缺少突出地方特色、反映某一專業領域的專門檔案。

（三）檔案管理手段和方式落后，檔案利用率低。在實際工作中，部分行政機關檔案管理和利用還處于原始的手工模式，大多沒有使用現代信息技術，僅僅只能實現歸檔文件目錄的電子化，而對于檔案的整理歸類、查詢利用仍靠人工來完成，造成機關檔案管理者重復性工作多，工作效率相對較低，查檔人員也很難在短時間內檢索到大量相關度高的檔案資料。

二、產生問題的原因分析

1.檔案管理意識薄弱。部分機關單位在思想上認為檔案工作無足輕重，對檔案管理的重要性和作用認識不夠。往往把檔案管理作為一項辦公室普通的業務工作對待，且檔案管理人員大多又由文秘人員兼職，造成機關檔案管理工作的相對滯后，也往往成為年末的“突擊工作”。

2.檔案管理部門角色邊緣化。機關檔案部門主要是為其他部門提供信息和咨詢服務，但在現實中許多工作都是費時費力的背后工作，往往難以顯現成績。加之工作人員日常缺少與其他部門的溝通，久而久之機關檔案部門成了“圍墻里的后院”，機關檔案管理人員只顧埋頭做事，成了機關里的“守門人”、“保管員”，自身的工作價值得不到體現，工作積極性和主動性下降。

3.檔案利用缺乏主動性。一是機關過于強調檔案的機要性與保密性，二是機關檔案控制嚴格、查閱手續繁瑣，這就造成了機關人員在工作查考時不愿意主動利用檔案。就是利用檔案，也僅限于“查時間”、“查數字”等簡單層面。

三、提高機關檔案管理水平的對策

1.強化檔案管理意識。一方面，機關單位要站在講政治、講大局的高度認識檔案管理工作的重要性，加大宣傳教育力度，增強干部的檔案意識；另一方面要建立健全機關檔案管理組織機構和規章制度，把檔案管理與其他業務工作同布置、同落實、同檢查，促進檔案工作的開展。除此之外，檔案管理人員要在積極投身檔案事業，干好本職工作的同時，積極當好“宣傳員”，利用各種形式宣傳檔案工作的重要性和檔案的價值，為檔案事業發展創造良好局面。

2.提升檔案管理人員水平。機關檔案管理部門要強對機關檔案管理人員的素質教育和能力提升。通過開展繼續教育培訓、專題研討班等方式，優化機關檔案管理人員的知識結構，不斷提高機關檔案管理人員的業務知識水平和工作技能，主動適應新形勢下機關檔案工作發展的需要。其次，面向社會公開招錄優秀畢業生或者選調檔案學、計算機科學與技術等相關專業人才，充實機關檔案人才隊伍，提升檔案工作的整體水平。

3.提高檔案質量和利用效率。對于從不同部門移交的機關檔案，檔案管理人員要認真查閱，把牢檔案內容質量關，要建立一套完整的檔案收集、整理、編目、立卷標準，確保立卷規范、門類合理、序號無誤、保管期限準確。要對能夠反映本地特色的政治、經濟、文化、科技等專門領域的檔案進行收集整理，形成專門檔案。對利用率較高的檔案信息，要利用現代信息技術開展檔案信息化工作，在確保機關檔案資料安全保密的基礎上，加快建立檔案管理信息化系統，切實提高檔案的利用效率。

總之，機關檔案管理工作是一項長期性和系統性工程，機關檔案管理人員要在確保機關檔案實體和信息安全的基礎上，充分挖掘檔案資源，利用各種形式，積極主動地提供檔案利用服務。檔案管理部門還要積極轉換角色，扎實穩妥推進政府信息公開工作，為機關單位和社會各界提供有效的信息服務，使機關檔案信息資源更好地為社會經濟發展服務。