檔案管理人員如何提升自我素質

文/顧文婷

在現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展的形勢下， 作為一名檔案管理人員，如何順應時代發(fā)展要求，如何提升自我素質， 更好地勝任本職工作，是必須思考和解決的問題

作為檔案管理工作人員，首先應該明白檔案管理工作具有管理和服務的雙重性。既要同檔案資料打交道，又要同利用檔案資料的人打交道，這種特殊性就要求檔案人員必須具有較高的素質。所以，檔案人員不斷提升自我素質也是做好本職工作的需要。

一、檔案管理人員應具備的素質

1.政治思想素質

政治素養(yǎng)是一個人的基本素養(yǎng)，也是一名檔案工作人員應具備的基本素養(yǎng)。檔案管理工作會涉及一個單位機密、核心的文件、數(shù)據(jù)，這關乎到一個單位能否良性發(fā)展，一旦泄密，將會造成不可逆轉的負面影響。因此，檔案管理工作人員在日常工作中應該嚴守秘密、愛崗敬業(yè)、無私奉獻，不能因為蠅頭小利而損害單位利益。

2.專業(yè)素質

檔案管理人員不同于一般工作人員，因檔案管理涉及學科廣泛，牽涉單位、部門眾多，如文書檔案管理、人事檔案管理、工程檔案管理等等，這對檔案管理工作人員有著嚴格的專業(yè)要求。如果沒有過硬的檔案業(yè)務知識和專業(yè)素質，就無法完成檔案歸檔、編目、保管等一系列檔案管理工作。因此，檔案管理人員首先要學習和了解國家有關檔案工作的法律法規(guī)，關注檔案管理動向，洞悉檔案工作發(fā)展的趨勢，與時俱進地做好檔案管理工作。其次，檔案管理人員要明確本崗位的具體業(yè)務、工作職責，做到工作流程熟記于心，工作細節(jié)不遺漏，能夠應對工作中的突發(fā)事件，做好本職工作。最后，檔案管理人員應系統(tǒng)掌握檔案管理理論知識，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、利用等方面知識，并將學到的專業(yè)知識結合本單位檔案工作的實際情況，做到學以致用，促進檔案工作的開展。

3.職業(yè)道德素質

第一，檔案管理人員應有愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德素質。檔案管理工作面對的是文檔、數(shù)據(jù)、各類信息，數(shù)據(jù)，工作難免枯燥乏味，這要求檔案管理人員能堅守本心，愛崗敬業(yè)，在枯燥的工作中發(fā)掘檔案工作的魅力，在默默無聞的奉獻中彰顯自己的價值。

第二，檔案管理人員要有服務于人的職業(yè)道德素質。檔案管理工作本質在于服務，面對各個部門的需求，只有具備良好的溝通、協(xié)調能力，善于與各個部門之間進行協(xié)調，具有良好的服務能力，才能為勝任本職工作奠定良好的基礎。

第三，檔案管理人員要有責任感和忠誠感。檔案管理工作會涉及單位許多機密，一旦泄密會造成巨大的損失，所以說只有具有責任心和忠誠感的人才可能做好這項工作，才能為維護單位的利益盡到自己的責任。

二、提升檔案管理人員素質的途徑

1.提升對檔案管理重要性認知

由于檔案管理無法帶來直觀收益，致使單位常忽視檔案管理工作，認為其可有可無，使得檔案管理工作人員淪為收發(fā)文件的人員，無法發(fā)揮其內在價值。因此提升對檔案管理重要性的認知非常必要。首先要從單位領導的思想上增強對檔案管理重要性的認識，帶動單位各部門和人員增強檔案意識；其次，相關部門應加強與檔案管理部門之間的聯(lián)系，協(xié)調做好檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作，保證檔案管理工作標準規(guī)范；最后，檔案管理人員自身也要意識到本職工作在單位中的價值，恪盡職守，在日常工作中多創(chuàng)新，多發(fā)展，讓檔案真正服務于單位的發(fā)展。

2.加強培訓學習經驗交流

檔案管理人員不應困守一隅，坐井觀天，僅依靠自身的工作經驗進行檔案管理，而是應該加強培訓學習并同其他同行之間開展經驗交流。單位要為檔案管理人員的培訓學習創(chuàng)造機會，使他們及時掌握檔案業(yè)務知識和技能。同時還要借助各種平臺開展多種形式的業(yè)務交流與溝通，分享工作中優(yōu)秀的經驗案例，探討工作上的新思路和新方法，向優(yōu)秀的檔案管理人員取經，相互交流先進技術和創(chuàng)新思想，通過相互學習提升個人的專業(yè)素質，為做好自身工作積累經驗提升技能。

3.提升個人學習能力

當今時代，只有不斷學習不斷進步的人才能順應時代的發(fā)展，不被時代淘汰，作為一名檔案管理人員，應該樹立終身學習的理念，這不僅是工作要求，也是個人發(fā)展要求。檔案管理人員要加強自身學習能力，不斷學習，養(yǎng)成自我學習、獨立思考的習慣，將目光放長遠。日常生活中多了解國內外大事和自身工作所需的相關知識，洞察發(fā)展變化趨勢，真正將自身融入到這個日新月異的大潮中，隨著時代的進步而發(fā)展。

4.強化激勵機制，提高人員地位

良好的激勵機制能夠激發(fā)員工內在潛力，面對檔案管理人員被忽視的困境，可從以下幾個方面強化激勵，激發(fā)潛力。一是提升薪資待遇，改善工作環(huán)境，強化人員激勵機制。穩(wěn)固可觀的報酬能在一定程度上刺激員工，同時，設立有效的激勵機制，做到獎懲有制度，也能調動工作人員積極性；二是認可鼓勵，增強團隊凝聚力。對于檔案管理人員的工作，應給予足夠的關注和支持，認可鼓勵其工作中所做的貢獻，通過團隊建設、團隊集會加強人員間的溝通，增強團隊凝聚力；三是建立競爭激勵機制。通過開展檔案管理人員業(yè)務知識和技能的比賽，形成優(yōu)勝劣汰的氛圍，給能者提供更多的上升機會和空間，真正激勵起檔案管理人員實現(xiàn)自身價值的主觀能動性和積極性。

總之，檔案管理工作人員的自身素質不僅是個人素質的體現(xiàn)，更是單位整體素質的展示。在社會快速發(fā)展的浪潮下，檔案管理人員只有不斷提升個人素質，才不會被時代所淘汰。所以檔案管理人員一定要持續(xù)不斷地學習，努力提升自我素質，以良好的工作業(yè)績來體現(xiàn)出檔案工作的價值。