關(guān)于做好檔案管理工作的思考

石泉

摘 要：檔案管理部門普遍存在意識(shí)缺乏、隊(duì)伍不穩(wěn)定、收集歸檔不齊全、不完整的問(wèn)題，文章中從健全內(nèi)部制度，創(chuàng)新工作思維的角度提出解決這些問(wèn)題的方法，加強(qiáng)檔案意識(shí)，加大家基礎(chǔ)投入，造就穩(wěn)定高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，推進(jìn)檔案資料的規(guī)范化整理，加強(qiáng)法制意識(shí)的培育與提高，從而推進(jìn)檔案工作提高水平，邁上新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;思考

由于檔案管理工作的相對(duì)封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的一個(gè)大的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開(kāi)拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認(rèn)真總結(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問(wèn)題，結(jié)合檔案管理工作建議應(yīng)該從以下幾個(gè)方面去努力。

一、健全制度，把好檔案材料的收集關(guān)

要結(jié)合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。干部人事檔案材料收集的基本要求是：主動(dòng)及時(shí)、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)上，還必須針對(duì)工作的實(shí)際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進(jìn)了收集工作的開(kāi)展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

二、與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來(lái)越大，檔案材料的種類越來(lái)越多。因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

（一） 加強(qiáng)管理意識(shí)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

（二） 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

（三） 利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)將以前手動(dòng)檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時(shí)間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

三、創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的干部人事檔案信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫(kù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，從而提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率。

檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密政策，嚴(yán)防泄密。建立科學(xué)的管理制度，為和諧社會(huì)建設(shè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。檔案管理工作者要認(rèn)識(shí)到干部檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到做好干部檔案的重大意義，這樣才能真正的做好檔案管理工作。

檔案規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文件形成工作是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要基礎(chǔ)工作。雖然文件形成工作與檔案管理工作各有不同的任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文件是檔案的來(lái)源，檔案是文件的歸宿，所以，兩者又是文件工作流程中緊密相關(guān)的環(huán)節(jié)。另外，檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和公民個(gè)人在實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的有一定保存價(jià)值的各種形式的歷史。

四、加強(qiáng)檔案管理，提高工作效率

（一）文件材料形成是推進(jìn)檔案規(guī)范化管理的前提

文件是檔案的前身，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的。即文件材料形成的如何，不僅決定文件本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響歸檔后檔案的質(zhì)量，決定了檔案管理規(guī)范化工作的質(zhì)量。目前，規(guī)范文件材料的形成重點(diǎn)應(yīng)注意以下問(wèn)題。一是文件用紙質(zhì)量要符合要求，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一。規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。二是文件字跡要牢固清晰。應(yīng)使用耐久的書(shū)寫(xiě)材料，不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水，以利于日后長(zhǎng)久保管利用，這是文件形成規(guī)范化的基本要求。

（二）立卷歸檔是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

立卷組合的無(wú)序和重復(fù)是阻礙檔案規(guī)范化管理的最大問(wèn)題。檔案工作規(guī)范化管理的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢素利用便捷化，而立卷歸檔工作則是其中關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，要求立卷歸檔中，一 是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性。結(jié)束文件階段現(xiàn)行使命的文件，且其中有保存價(jià)值的，才能進(jìn)入立卷或歸檔程序，不符合上述條件的，則不能立卷或歸檔，否則，極易造成文件歸檔不嚴(yán)謹(jǐn)，勢(shì)必造成日后檔案管理的無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的范圍、重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。三是有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中，要把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不混入，特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一 個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部形成過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案即完整也不龐雜，為檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

（三）提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，文件材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案規(guī)范化管理質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案管理的工作進(jìn)程中，我們要注意解決好案卷質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理中的分類和檢索，同時(shí)要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

（四）建設(shè)檔案利用三維全息立體服務(wù)模式

我們建立檔案的目的，就是要利用檔案，利用檔案的手段多種多樣，有在檔案館或檔案室設(shè)立閱覽室，這是目前檔案利用最普遍的方式。另外還有Internet網(wǎng)絡(luò)資源，在線發(fā)布檔案檢素利用工具等。檔案館的閱覽室有專門設(shè)施、有專人監(jiān)護(hù)，既便于檔案保護(hù)和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件，但不足的是，檔案查閱受到地域限制，檔案內(nèi)容不能遠(yuǎn)距離傳播。而利用國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，建設(shè)專門的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

（五）建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專門庫(kù)房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢素工具。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng)。做到整潔衛(wèi)生，庫(kù)房?jī)?nèi)不飾煙，以免發(fā)生災(zāi)，做到防火防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防光，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命。其欺，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，對(duì)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。應(yīng)該制定專人管理文書(shū)檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，以便對(duì)業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一 的立卷要求，促使在工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持改革創(chuàng)新，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值， 而且可以使檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：黑龍江省齊齊哈爾市鐵鋒區(qū)人才交流中心，黑龍江齊齊哈爾161000）