數(shù)字檔案館建設(shè)存在問題分析及建議

張廣濤

摘? 要：檔案是知識密集型的電力勘測設(shè)計行業(yè)核心的信息資源。在該行業(yè)中，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)已初見成效，但建設(shè)中仍存在諸如數(shù)字檔案有效性爭議、資金投入不足、建設(shè)標準失位等問題，需進一步加以解決。

關(guān)鍵詞：電力勘測設(shè)計行業(yè);企業(yè)數(shù)字檔案館;檔案館建設(shè)

2013年起，電力勘測設(shè)計行業(yè)啟動了數(shù)字檔案館建設(shè)工作，截至2018年，華北電力勘測設(shè)計院、山東電力工程咨詢院等30余家單位先后通過行業(yè)數(shù)字檔案館達標驗收。[1]電力勘測設(shè)計行業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)工作取得了階段性成果，然而在建設(shè)過程中出現(xiàn)的諸如數(shù)字檔案真實性、可靠性爭議、資金投入不足、建設(shè)標準失位等問題，仍需進一步加以解決。

1 存在的問題分析

1.1 數(shù)字檔案真實性、可靠性問題。數(shù)字檔案的真實性、可靠性是其發(fā)揮效力的最關(guān)鍵支撐，但在數(shù)字檔案館建設(shè)中并未完全得到保障。具體到電力勘測設(shè)計行業(yè)，有兩個特殊因素影響數(shù)字檔案真實性、可靠性：其一是施工現(xiàn)場條件變化、設(shè)計變更等原因，一張圖紙經(jīng)常有多個版本。數(shù)字檔案館在收集這些電子文件時如何做好版本清晰、可控就成為難題;另一方面由于計算機輔助設(shè)計的普及應(yīng)用，CAD格式的文件成為行業(yè)數(shù)字檔案管理的重點對象，該類文件對軟件運行環(huán)境有較強敏感性，元數(shù)據(jù)、背景信息一旦發(fā)生變化或丟失，即使文件自身內(nèi)容未發(fā)生任何變化，其呈現(xiàn)結(jié)果也會大為不同，會導致二次打印時電子文件與紙質(zhì)文件不一致問題，其憑證價值也會受影響。

1.2 數(shù)字檔案館建設(shè)資金問題。西北電力勘測設(shè)計院從2006年開始，建設(shè)數(shù)字檔案館前后投入經(jīng)費約570萬元。其中平臺建設(shè)費用約150萬元，歷史檔案掃描費用約420萬元。[2]而且數(shù)字檔案館建設(shè)不是一勞永逸的，館藏數(shù)字資源必須時時更新和維護，隨著技術(shù)進步不斷進行信息遷移轉(zhuǎn)錄，這些工作必然伴隨著通信費、數(shù)據(jù)加工費和設(shè)備維護費等持續(xù)支出。

1.3 數(shù)字檔案館建設(shè)標準化問題。一個行業(yè)如果要保持長期可持續(xù)的發(fā)展，必須在標準化建設(shè)上有所突破。解決數(shù)字檔案館的可持續(xù)發(fā)展課題，有利于促進傳統(tǒng)檔案館的可持續(xù)發(fā)展，也有利于檔案館功能的發(fā)揮。[3]業(yè)內(nèi)各大設(shè)計院數(shù)字檔案館建設(shè)在經(jīng)過一個階段的飛速發(fā)展后，無不遇到了標準瓶頸，如館藏資源建設(shè)標準缺失、元數(shù)據(jù)描述標準缺失、數(shù)字化加工標準缺失、著錄標引標準缺失、網(wǎng)絡(luò)資源的取舍標準缺失等。標準能否科學合理地制定意義十分深遠，它是數(shù)字檔案館建設(shè)的風向標，是行業(yè)發(fā)展的導向，關(guān)系著數(shù)字檔案能否實現(xiàn)長存久取和社會共享。

2 改進的建議

2.1 關(guān)于數(shù)字檔案真實性、可靠性問題

第一，數(shù)字檔案館建設(shè)必須在各工作平臺設(shè)計之初就樹立檔案意識，確保各業(yè)務(wù)流程終點為文件資料歸檔，并從源頭控制文件信息的合規(guī)性，逐步實現(xiàn)檔案的全壽命周期管理。電力勘測設(shè)計行業(yè)數(shù)字檔案館必須同設(shè)計管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)以及協(xié)同辦公系統(tǒng)等多個平臺緊密結(jié)合，保證各工程在立項審批、招投標、設(shè)計施工、竣工驗收等各階段形成的文字、圖表、聲像等各種形式、各種載體的文件應(yīng)歸盡歸。

第二，電力勘測設(shè)計行業(yè)建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館必須注重“文控”。即對項目文檔進行動態(tài)的、全員參與的全過程管控模式。控制的內(nèi)容具體包括：保證重要文件形成（管理版本、固化）、為文件命名（制定命名規(guī)則）、制定元數(shù)據(jù)方案、確定文件存儲格式、電子文件保存合適位置、對電子文件進行分類、對電子文件價值鑒定。

第三，電力勘測設(shè)計行業(yè)建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館必須做好文件版本控制。元數(shù)據(jù)對確保電子文件的真實性具有至關(guān)重要的作用，在對電子文件的動態(tài)管理過程中，元數(shù)據(jù)可將電子文件生命周期中所有重要的變化都記錄下來，依據(jù)這些記錄來再現(xiàn)電子文件的原始面貌，保障電子文件證明歷史。[4]此外還需要依據(jù)《電子簽名法》，借助電子簽名、時間戳、元數(shù)據(jù)管理等手段實現(xiàn)數(shù)字文檔的真實性、可靠性保護。

2.2 關(guān)于建設(shè)、運行和維護資金問題。解決數(shù)字檔案館建設(shè)資金問題的唯一途徑就是使高昂的投入物有所值。電力勘測設(shè)計企業(yè)工作中沉淀了豐富的顯性知識和隱性知識，通過建設(shè)數(shù)字檔案館，可以促進知識流動、知識共享，只有當數(shù)字檔案館真正起到了卓有成效甚至無可替代的業(yè)務(wù)支持作用時，企業(yè)才會心甘情愿地投入大量資金去建設(shè)。

2.3 關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)標準化問題。2010年、2014年中國電力勘測設(shè)計協(xié)會分別發(fā)布了電力勘測設(shè)計行業(yè)《數(shù)字檔案館建設(shè)指導意見》和《數(shù)字檔案館達標驗收評審細則》，各企業(yè)內(nèi)部應(yīng)結(jié)合細則要求，制定切合企業(yè)實際的相關(guān)標準和規(guī)范，如網(wǎng)絡(luò)資源的取舍標準、著錄標引標準、數(shù)據(jù)的描述標準、元數(shù)據(jù)標準等，做好自身數(shù)字檔案館標準工作和制定數(shù)字檔案館管理辦法。

3 未來展望

3.1 堅持以人為本。數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案工作的影響是重大而又深遠的，唯技術(shù)主義觀正逐漸在數(shù)字檔案館建設(shè)中蔓延。但數(shù)字檔案館本質(zhì)上仍然是一個人文機構(gòu)，需要以人為本，為人服務(wù)。在這種新常態(tài)中，企業(yè)檔案工作者素質(zhì)的重要性不言而喻。檔案工作者要樹立檔案資產(chǎn)管理意識，以對待資產(chǎn)管理的模式和態(tài)度管理數(shù)字檔案館。具體到電力勘測設(shè)計行業(yè)，就是要更好地幫助設(shè)計人員提高勘測設(shè)計質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)支持作用，使檔案資產(chǎn)實現(xiàn)“保值增值”。

3.2 實現(xiàn)閉環(huán)管理。企業(yè)要建設(shè)數(shù)字檔案館，除了完善數(shù)字檔案館館藏信息資源數(shù)據(jù)庫，還要主動利用信息時代的互聯(lián)網(wǎng)便利，全方位、多渠道地收集企業(yè)檔案資源顯性知識，并進行加工整理。還要主動收集業(yè)務(wù)信息，深入開發(fā)隱性知識資源，探索升級服務(wù)模式，使之成為緊密聯(lián)系的整體，并實現(xiàn)存儲、組織和管理的有機銜接。自2008年起，華東勘測設(shè)計院企業(yè)檔案部門依托自身館藏資源，搜集整理國內(nèi)外技術(shù)發(fā)展趨勢、行業(yè)動態(tài)信息、市場經(jīng)營情況以及行業(yè)標準規(guī)范，先后推出《行業(yè)要聞綜述》《國外工程技術(shù)進展》《專題情報服務(wù)》《國內(nèi)外標準動態(tài)公告》等多項專題情報服務(wù)。[5]

3.3 探索知識管理。廣東省電力設(shè)計院在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過整合生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)、總承包管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、企業(yè)標準系統(tǒng)等數(shù)據(jù)來源，建設(shè)企業(yè)知識管理系統(tǒng)，實現(xiàn)流程服務(wù)、搜索引擎、配置服務(wù)、安全服務(wù)等支撐服務(wù)，提供包括知識庫管理、知識地圖、知識檢索、知識目錄等內(nèi)容的顯性知識管理服務(wù)和包括專家黃頁、經(jīng)驗庫、案例庫、協(xié)同寫作、知識問答等內(nèi)容的隱性知識服務(wù)，[5]知識管理初見成果，在業(yè)內(nèi)具有標桿示范意義。

參考文獻：

[1] 中國電力規(guī)劃設(shè)計協(xié)會檔案專委會.數(shù)字檔案館達標驗收評審情況匯報[C].中國電力規(guī)劃設(shè)計協(xié)會專委會2018年工作會議材料，2018（1）：11

[2] 張希龍.數(shù)字檔案館建設(shè)情況介紹[J].電力工程檔案管理，2014（1）：38-43

[3] 陳玉玲.論數(shù)字檔案館建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展[J].檔案，2011（5）：44-47

[4] 李文以.電子文件內(nèi)容真實性研究[J].蘭臺世界，2007（12）：15-16

[5] 曹建海，童玲玲.知識管理體系規(guī)劃及系統(tǒng)建設(shè)[J].電力工程檔案管理，2014（1）：5-8

（作者單位：中國電力技術(shù)裝備有限公司鄭州電力設(shè)計院? ?來稿日期：2019-04-19）