建設項目檔案整合為聯(lián)合驗收

管先海 李興利

李興利（焦作市檔案局、館）：2018年底，河南省檔案局官網(wǎng)轉發(fā)豫政辦〔2017〕127號文件《河南省人民政府辦公廳關于印發(fā)〈河南省簡化和規(guī)范投資項目審批流程實施方案〉的通知》。在“簡化優(yōu)化投資項目審批流程”部分，將“竣工驗收階段”包括建設項目檔案驗收等16項驗收整合為聯(lián)合驗收，由項目行業(yè)主管部門牽頭會同有關部門組織實施。本期沙龍，請各位同行結合實際談談建設項目檔案改為聯(lián)合驗收后的經(jīng)驗和教訓，在項目檔案工作監(jiān)管流程方面需要做哪些調(diào)整和創(chuàng)新等問題。

黃琥（中原油田分公司檔案管理中心）：《河南省簡化和規(guī)范投資項目審批流程實施方案》（簡稱《方案》），將建設項目檔案驗收等16項驗收整合為聯(lián)合驗收1項，我為政府部門切實轉變作風，實實在在為企業(yè)減負，連帶著為檔案人員減負點贊叫好。原因有三：一是企業(yè)終于可以輕裝上陣干項目。一個項目，尤其是重大工程建設項目到底要經(jīng)過多少道審批，辦理多少花花綠綠的小本本（各類證件），甚至一個項目都快竣工了，還沒把建設用地規(guī)劃許可證等必備手續(xù)辦下來的事屢見不鮮。《方案》的出臺實為企業(yè)減負的一劑良藥，為企業(yè)檔案部門帶來的也是實實在在的好處。二是檔案人員終于不用再為工程資料組卷差“背鍋”。重大建設項目檔案資料的組卷歷來是老大難，涉及土建、安裝等各種專業(yè)知識，依據(jù)的相關標準從國標、地標、行標到企標，各有各的路數(shù)。只懂專業(yè)不懂檔案難保規(guī)范，只懂檔案不懂專業(yè)難以下手。聯(lián)合驗收，最大的好處在于，讓各行各業(yè)的人員回歸本職。檔案部門要做的就是將各家產(chǎn)生的資料整編好。三是數(shù)據(jù)系統(tǒng)對接為優(yōu)化投資項目審批流程提供便捷之路。項目審批牽涉到國土、環(huán)保、住建、安監(jiān)等多個部門的評估事項，只需在網(wǎng)上提交一次評審材料，由多個部門實行會簽即可，信息共享、辦事快捷。當然，這也給檔案部門提出了課題：在網(wǎng)上流轉的文件材料怎樣快速歸檔。最可取的辦法就是，將檔案系統(tǒng)與政府辦公系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)庫對接，審核通過只需點擊“一鍵式歸檔”，檔案部門就能留存第一手辦結資料。

庫俊平（濮陽市規(guī)劃建筑設計研究院）：我認為，不管誰負責驗收，都要把“合格的建設工程項目檔案”視為項目竣工驗收的必備條件。為了確保質(zhì)量，我認為檢查驗收時應重點圍繞八個方面去查：（1）查建設工程申報前的論證、申報及主管部門的審批等依據(jù)性文件是否齊全完整;（2）查施工中形成的各類簽證、材料質(zhì)量保證書、試驗材料等施工技術文件是否準確真實;（3）查項目初驗以及水、電、氣、暖、環(huán)保測試驗收等項目分項驗收記錄是否齊全完整;（4）查施工圖紙會審記錄、工程測量定位記錄、隱蔽工程的驗收記錄等記錄性文件是否齊全完整;（5）查工程設計變更通知書和技術核定單等變更性文件是否齊全準確;（6）查混凝土和砌筑砂漿試塊報告、原材料構件質(zhì)保書等保證性文件是否完整準確;（7）查安全質(zhì)量事故報告及處理意見等事故性文件是否歸檔齊全;（8）查項目各環(huán)節(jié)驗收資料上，設計、監(jiān)理、施工等相關人員簽字是否齊全完整。

程媛媛（焦作市檔案局、館）：我對于“建設項目檔案改為聯(lián)合驗收”有些疑慮。改為聯(lián)合驗收之后，檔案驗收的實施單位由原來的“檔案行政管理部門”改成了“項目行業(yè)主管部門牽頭會同有關部門組織實施”。這里面有幾個問題值得推敲：一是建設單位的驗收申請該打給誰，檔案局還是主管部門？二是驗收工作誰組織，如果由建設單位的主管部門組織驗收，那么檔案驗收會不會流于形式？三是驗收意見由誰出？如果驗收申請打給主管部門，驗收組織由主管部門牽頭，由項目主管部門出具檔案的驗收意見是不是有些滑稽？因此，建議有關部門及時出臺、完善相關實施細則，便于聯(lián)合驗收的操作與實施。

郭東升（臨清市檔案局、館）：改為聯(lián)合驗收一定要達到對項目檔案全過程有效監(jiān)管之目的。應該說，以往檔案行政部門對建設項目檔案的監(jiān)管本來就不夠有力，加上某些主管部門檔案業(yè)務管理水平一般般，只是因為國家層面的強調(diào)和《檔案法》的法律規(guī)定在那里，不好不讓檔案部門介入。《方案》顯然在檔案驗收責權上淡化了檔案行政管理部門的分量。因此我建議《方案》突出建設項目檔案改為聯(lián)合驗收檔案行政管理部門的主體責任，增加檔案行政管理部門把好項目檔案驗收最后一道關卡的文字表述。

胡文苑（浙江省檔案局、館）：浙江的情況是重點建設項目檔案驗收之前實施行政許可制度，由檔案行政管理部門負責，后改為非行政許可事項，國務院取消非行政許可事項后，調(diào)整為行政確認事項。2019年3月以后，權力清單取消項目檔案驗收事項，改為項目業(yè)主自行驗收，檔案行政管理部門加強事中事后監(jiān)管。未來項目檔案驗收制度，可在《科技檔案工作條例》中增設一款，涉及國家安全、生態(tài)安全、重大基礎設施以及其他關系重大公共利益的項目檔案，實施國家檔案驗收制度，清單化管理;未列入清單的項目，項目檔案由項目單位自行組織驗收，檔案行政管理部門對其檔案的系統(tǒng)性、完整性、準確性進行隨機抽查。如果河南省實施聯(lián)合驗收制度，因為項目檔案要求高，其系統(tǒng)性、準確性、完整性難以在聯(lián)合驗收一個較短的時間內(nèi)一一點驗清楚，建議河南各級檔案行政管理部門加強驗收事前監(jiān)管、同步跟蹤，以確保驗收質(zhì)量。總體上非必要項目，應以業(yè)主承擔主體責任為主，檔案行政部門做好公平監(jiān)管，驗收等具體業(yè)務由其自行承擔。

常冠林（亳州市郵政公司）：胡文苑老師所說的“項目單位自行組織驗收、檔案行政管理部門隨機抽查”的觀點操作方便，但實際中卻也存在一些問題。以網(wǎng)點工程項目建設為例，在工程項目資料管理上，基本都是各部門負責各部門資料的保存，尚未形成統(tǒng)一的管理。檔案部門進行檢查時，要求必須進行統(tǒng)一管理。但在實際操作中，由于是直接接受上級的垂直管理，尚未執(zhí)行統(tǒng)一管理。出現(xiàn)以上問題的主要原因，一是檔案管理意識有待提升;二是檔案管理制度有待完善，檔案管理部門與工程施工部門等未進行有效溝通，導致資料管理各自為政;三是由于在管理模式上是垂直管理，以上級管理為主，檔案行政管理部門指導為輔，導致沒有真正重視起來。因此，實行聯(lián)合驗收，正好可以避免在工程項目竣工后，資料收集和保存各自為政的局面。

梁艷麗（新鄉(xiāng)市檔案局）：項目檔案驗收在浙江省經(jīng)歷的管理變革，體現(xiàn)了法治的進步，權力和責任的對等。首先，對施工單位、建設單位、監(jiān)理單位及其他有關單位在項目檔案形成、管理、移交等工作中的責任作了明確的劃分，檔案行政管理部門的指導、監(jiān)督是外因，上述單位的制度管理、責任擔當是內(nèi)因。其次，抽查檔案的數(shù)量不少于100卷，占整個項目檔案的比例微乎其微，出具驗收意見反映項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性并非易事。最后，各級檔案行政管理部門參與項目檔案驗收的比例鮮有確切的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，落實情況不容樂觀，這其中既有檔案行政管理部門人手有限的問題，更有項目檔案不驗收不影響項目竣工驗收的現(xiàn)實因素。因此，“聯(lián)合驗收”對檔案行政管理部門而言，既是合作，也是警醒。不論如何，檔案管理責任一定要履行到位。

孫大東（鄭州大學信息管理學院）：個人認為“建設項目檔案改為聯(lián)合驗收”之規(guī)定確實會弱化檔案部門的話語權。第一，從理論上來講，實行聯(lián)合驗收后，按照規(guī)定驗收主體的主導單位是項目行業(yè)主管部門，檔案部門成為會同部門之一。第二，從實際上講，機構改革之后，局、館分開，河南省委辦公廳檔案處僅有8名人員，在建設項目檔案驗收中僅從人力上來看定會捉襟見肘。在此情況下，胡文苑老師提出的清單化管理方式或可成為較好的選擇。但需要檔案部門提前介入、進行前端控制，加強指導和監(jiān)督，如此，可在一定程度上保證建設項目檔案的質(zhì)量。

南燚（安陽市社會福利院）：針對《重大建設項目檔案驗收辦法》部分條款提出兩點個人看法。一是第四章第十二條規(guī)定，項目檔案驗收應在項目竣工驗收3個月之前完成。按照該條款是否可以理解為，項目檔案驗收完畢后，后續(xù)產(chǎn)生的檔案就不需要歸檔了。反過來說，項目檔案驗收時，項目竣工驗收以及審計報告等后續(xù)產(chǎn)生的檔案沒有歸檔，項目檔案本身不完整，項目竣工驗收3個月之前的項目檔案驗收如何能夠驗收過關？這樣的檔案驗收沒有起到應有的作用。二是第三章第九條規(guī)定申請項目檔案驗收應具備條件之一是完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作。何為全過程，項目竣工驗收不合格沒通過審計項目建設就不算完成，所以項目竣工驗收審計不應刨除在外，應納入項目建設過程范圍之內(nèi)。本人認為項目檔案驗收的時間切入點十分重要，應在考慮項目檔案完整性的基礎上加以修訂完善。

王鳳珍（臺前縣檔案局、館）：從基層實際看，《重大建設項目檔案驗收辦法》執(zhí)行仍然困難重重。一是運行機制不健全，導致有的項目在沒有檔案部門參與的情況下就通過了竣工驗收;二是建設單位對檔案管理工作認識不到位，要求不嚴，沒有將項目檔案工作納入項目建設管理程序;三是檔案整理人員業(yè)務素質(zhì)普遍不高，造成整理前檔案材料收集不齊全，整理后不達標現(xiàn)象。基于上述情況，我認為首先要規(guī)范運行機制，成立項目竣工“聯(lián)合驗收小組”，確保檔案部門能夠全程參與;其次，建設單位對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，把檔案管理要求納入到招標、設計、施工、監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)中去，與項目建設實行同步管理;最后，檔案部門要加大監(jiān)督檢查指導力度，及時對施工、監(jiān)理等參與方的管理人員、技術人員和檔案管理人員進行檔案業(yè)務培訓，幫助他們掌握檔案管理的規(guī)范、標準，從源頭上控制檔案質(zhì)量，確保項目檔案收集齊全、整理規(guī)范。

余厚洪（浙江麗水學院）：建設項目檔案的聯(lián)合驗收，其實依然離不開檔案部門對建設項目的全程跟蹤式檔案收集、管理和指導，從一定程度上說，推行聯(lián)合驗收方式，說明建設項目相關部門近些年在檔案部門的指導下已經(jīng)具備了比較強的檔案意識和比較好的檔案管理能力，因此，在這個問題上，不必擔心或憂慮檔案部門職權是否被“擠壓”和“受限”。更重要的是考慮如何“有為”，確保檔案部門“不缺位”，多多反思在檔案工作中的得與失，加強檔案部門能力和水平才是應有之義。

（來稿日期：2019-03-28）