話說檔案那些事（七）：只做不說的檔案控制

任漢中

千百年來的檔案管理實踐都重復著一個事實：檔案控制。檔案控制是對檔案信息進行有限開放的一種管理行為，是檔案管理活動中最為常見的管理方式。自從檔案問世以來，檔案信息一直是檔案所有者和管理者嚴格控制的社會信息。在古代，檔案管理“森嚴禁密”于宮墻內的“石室金匱”之中，“學士大夫罕有至其地”“終生不得窺見一字”。即使在高揚“開放原則”的今天，檔案仍然是“養在深閨人未識”，待字閨中，與社會公眾有著不小的距離。這應該是檔案管理的一種最常見的狀態，古今中外概莫能外。而奇怪的是，這一最常見的檔案管理方式卻沒有被納入學者研究的視野。中外檔案學者莫不如此。這似乎是大家公認的一個基本常識，由于是基本常識，卻讓人們往往忽視了對其理論根據的探討。這應該是檔案被蒙上一層神秘色彩的根本原因。

在中國傳統檔案文化中，統治者處于絕對的優勢地位，是檔案的唯一管理者和利用者，檔案信息分享是作為政治資源進行分配的。在中國的封建社會里，“普天之下，莫非王土”，檔案也不例外，封建統治者視檔案為“君主的安慰”“插入鞘中的劍”。封建王朝作為檔案的唯一管理者和所有者，實行的是檔案封閉政策。在西方的封建社會，由于政治勢力呈多元化態勢，檔案管理主體雖表現為王室、教會、自治城市、封建莊園，但也均呈封閉狀態。法國大革命之后，出現了政治勢力大洗牌，政治格局和社會觀念都出現了重大變化，檔案信息的分享方案也隨之發生變化，新政權將封建勢力控制下的檔案信息收歸國有，并向國民開放，這便是檔案開放政策的肇始。而實質上，法國大革命時期的“開放政策”并不如后來檔案學者宣揚的那么浪漫，成為“歷史的糧倉”，新政權產生的檔案仍然回歸到嚴格控制的軌道。隨著社會的發展，國際上形成了30年封閉期的國際慣例，而這一檔案信息分享制度仍然不斷受到挑戰。從檔案的開放政策演變過程，我們可以看到，社會公眾對于檔案信息的分享權利的獲得是十分艱難的。檔案資源的既得利益者自然不會主動觸及檔案控制的話題。

從表面來看，檔案只是將來源于社會實踐活動中一部分具有保存價值的信息被作為檔案保存下來，以備查考，但實質上檔案構成了維護社會秩序，保護某些利益的重要核心信息資源。檔案是建構社會記憶重要且不可替代的基本素材，它所承載的國家、民族、社群、個體的過往歷程正是集體記憶所要留存、追溯的對象。“集體記憶”理論奠基人哈布瓦赫認為，無論是歷史記憶還是自傳記憶，記憶都必須依賴某種集體處所和公眾論壇，通過人與人之間的相互接觸才能得以保存。每一個社會組織，為了群體的凝聚力和實現可持續發展，需要將檔案的記憶轉化為“公眾話語”，形成集體的記憶，使之長久地發揮作用。馮惠玲教授指出，“集體記憶和檔案資源都是‘建構的結果”，建構主體的立場、觀念、知識、情感都會投射到“建構物”的內涵與結構之中。集體記憶的建構主體和影響要素很多，它的可塑性在相當程度上取決于參與者當前的關注和理解。而在這個建構過程中，檔案資源是一種經過沉淀的最基本、最穩定、最深層的要素，它給關注者提供事實、關聯、依據和理性，通過這種方式浸入每一個時代的集體記憶當中，正是在這個意義上，布勞因認為：“檔案正在成為理解、恢復和表達社會記憶這一挑戰的中心問題。”“檔案構成國家和社會的記憶，形成國家和社會的認同，是信息社會的基礎。”檔案是一定的社會群體在社會實踐活動中直接產生和形成的，并不是事后寫給人看的，她真實地記錄著該群體歷史的原貌和當事人的真情實感，是原汁原味的民族記憶的載體，民族的精神和文化在其中得到最真實、最實在的體現，同時檔案也具有文化塑造功能，檔案不僅具有記憶的功能，還會影響著文化再生能力。檔案控制就意味著文化發展趨向的主觀導引，因此，檔案控制是檔案管理的一種必然狀態。檔案管理現狀實質上是控制與反控制長期處于一種不斷博弈的過程中趨于平衡的結果。檔案所有者會根據自身利益來確定檔案信息的分享方案，通常表現為權力主導下的信息分配機制。檔案的開放程度反映著政府的民主化程度，也反映著社會的文明程度。

長期以來，對于檔案信息的控制，大家做得小心謹慎，對“術”的研究頗多，而在“學”的層面上卻避而不談，仿佛是天經地義而無需理論。這種受傳統文化影響的檔案管理理念在社會轉型時期顯然不合適了。檔案資源已由政治資源轉變為公共資源，作為檔案管理者有必要為檔案控制給公眾一個合理的解釋，否則，社會公眾在信息不對等的狀態下，必然會對檔案控制產生誤解和不信任。作為檔案管理者也需要在政治、意識形態、利益和權益等各方面的影響巨大，且微妙和復雜社會環境中，有合理、科學的，并具有普遍意義的理論指導，使檔案控制符合社會整體利益，才是理性的行為，并具有文化的意義。否則，檔案信息的控制實際上處于一種不定性的狀態，存在著較大的隨意性。檔案部門必然會隨社會風向不斷調整而找不準自己的社會定位，也難以得到社會公眾的信任。

盧梭在《社會契約論》中提到：“公共力量就需要一個自己的代理人來把它結合在一起，并使之按照公意的指引而運轉。”因此，政府對于檔案這種公共資源負有不可推卸的責任，政府對于檔案控制無疑具有權力主導作用。因此，國際檔案界普遍認為對檔案的控制與管理是政府的職責之一。政府對于檔案控制具有權力主導作用，但并不是檔案開放實施過程中唯一發揮作用的權力。檔案由控制到開放，勢必會觸動一些利益相關者的既得利益，如部門、地方、檔案管理機構等也會表現出相應的影響力，各種權力仿佛看不見的手決定著向社會公開檔案信息的流量和流向。對檔案管理中的這種現象視而不見，或者避而不談便很難為檔案事業的健康發展提供科學的理論基礎。

人類已經進入信息社會，社會公眾獲取信息什么已呈多元化的趨勢，也更加方便快捷，檔案部門對于檔案控制的只做不說的狀況，難以消除社會公眾對檔案的神秘感和對于檔案開放政策的疑惑，檔案部門所做的一系列社會化服務的努力也難以獲得廣泛的社會基礎。缺乏社會公眾的理解和支持，檔案社會化服務也只能是一句空話。

（作者單位：湖北大學歷史文化學院? ? 來稿日期：2019-04-16）