河南聯通省轄市分公司檔案管理狀況調查研究

田煜

摘? 要：對河南聯通18個省轄市分公司檔案管理狀況進行調查，分析檔案人員配置、制度建設、庫藏情況、設備設施、信息化建設、開發利用六個方面的現狀，梳理存在的突出問題，提出解決問題的建議。

關鍵詞：聯通公司;檔案管理;調查研究

1 基本情況

1.1 調查目的。此次調查是為全面掌握河南聯通省轄市分公司（以下簡稱分公司）在企業改制背景下的檔案人員配置、制度建設、庫藏情況、設備設施、信息化建設、開發利用方面的現狀，準確了解存在的突出問題，精準實施應對策略，推動檔案工作持續健康發展。

1.2 調查方式。調查采用問卷調查與實地調研相結合的方式。問卷設計以《檔案室基本情況年報》檔基3表和《中國聯通檔案工作評價標準》為基礎，包含6大項93小項內容。并隨機對開封等8個分公司進行實地調研，以驗證調查數據的準確性。

1.3 調查情況。調查結果經辦公室主任審核并簽字蓋章，將掃描件以PDF格式發送到指定郵箱。共發出問卷18份，收回問卷18份，全部作為有效問卷進行分析研究。

2 檔案管理現狀

2.1 人員狀況。18個分公司共有專職檔案員19人，其中鄭州分公司2人，其余分公司各1人; 35歲以下2人，占總人數的10.5%，35～45歲4人，占21%，45歲以上13人，占68.4%;平均年齡48.3歲，平均工齡28.1年，平均檔案工作年限2.7年;初級職稱10人，占總人數的52.6%，中級職稱6人，占31.6%，無職稱3人，占15.8%，其中具有檔案職稱的2人，占10.5%;研究生1人，占總人數的5.3%，本科5人，占26.3%，大專10人，占52.6%，高中及以下3人，占15.8%;無檔案專業學歷人員，受過檔案培訓的4人，占21.1%;職級為5級的8人，占42.1%，6級6人，占31.6%，7級4人，占36.8%，8級1人，占5.3%。

2.2 制度建設。18個分公司的檔案管理制度均在17～24項之間，其中鄭州、洛陽、濮陽、許昌最多，各24項，濟源最少，為17項。招投標、扶貧、誠信檔案管理制度缺位。在是否嚴格落實各項檔案管理制度的選項中，選擇“否”的15個，選擇“是”的3個。在是否根據需要及時修訂、制訂相關制度的選項中，選擇“否”的13個，選擇“是”的5個。

2.3 庫藏情況

2.3.1 時間跨度。庫藏檔案最早形成于1948年，最晚1957年，時間跨度最長70年，最短61年。

2.3.2 全宗狀況。全宗數量總體較為均衡，平均11個，鄭州分公司23個最多，濟源分公司5個最少。

2.3.3 檔案類型。會計檔案占全部庫藏量的45%，文書檔案占19%，科技檔案占17%，聲像檔案占6%，實物檔案占2%，其他類型檔案占11%。會計、文書、科技檔案是庫藏檔案的三大主體，占81%，會計檔案占比最高，實物檔案占比最低。

2.3.4 檔案數量。18個分公司庫藏檔案以卷為保管單位的共384956卷，平均21386卷;以件為保管單位的共523512件，平均29084件。

2.4設備設施。問卷列出的設備設施包括：檔案用房、監控設施、消防設施、檔案實體和信息存儲設備、溫濕度記錄和控制設備、微機、打印機、復印機、照相機、裝訂機、切紙機、消毒柜、檔案管理軟件13項，18個分公司在檔案設備是否滿足工作需要欄內選擇“是”，3個分公司在檔案庫房是否滿足需要欄內選擇“否”。此外，配備錄音機、錄像機、掃描儀、非線性編輯系統的分公司分別為15個、13個、12個、1個。

2.5 信息化建設。各分公司1996年開始使用單機版檔案管理軟件，2006年升級為網絡版檔案管理系統，2013年建成行業性數字檔案館。OA、合同、ERP系統實現了在線歸檔，其他信息系統產生的電子文件未在數字檔案館歸檔，存量檔案的數字化建設亦未啟動，共建共享的資源利用模式并未真正實現。

2.6 開發利用

2.6.1 利用數量。2018年檔案利用數量（見表1）：以卷為單位2039卷次，平均113.28卷次，洛陽分公司最多，為269卷次，開封分公司最少，為32卷次。以件為單位6816件次，平均378.67件次，鄭州分公司最多，為754件次，漯河分公司最少，為77件次;按人次統計共1132人次，平均62.89人次，鄭州分公司最多，為108人次，漯河分公司最少，為41人次。

2.6.2 利用目的。本次利用目的調查，通過利用人次來界定，以工作查考為目的的利用人次最多，為645人次，占總利用人次的57.0%，平均每個分公司35.8人次;以學術研究為目的的利用人次最少，為2人次，占總利用人次的0.3%，平均每個分公司0.1人次。具體分布情況見表2。

2.6.3 利用方式。檔案利用方式單一，在履行完檔案借閱審批手續后，由借閱申請人攜帶審批手續，到檔案室進行查閱、復印、掃描或拍照，原件一般不予借出。

2.6.4 編研成果。各分公司每年底均向省公司提供當年年鑒稿件，編輯出版《河南聯通年鑒》;鄭州分公司單獨編輯出版《中國聯通鄭州市分公司年鑒》《組織沿革》;鄭州、洛陽、新鄉、許昌、周口、南陽分公司編輯了《大事記》; 各分公司近三年均未進行其他專題編研和檔案利用實例匯編。

3 對調查數據的分析

3.1 人員配置與檔案工作發展需求不適應

3.1.1 人員數量少。參照原《勞動人事部 國家檔案局關于頒布〈地方各級檔案館人員編制標準〉（試行）的通知》（國檔聯發[1985]2號）規定，各分公司檔案人員配置均未達到標準。

3.1.2 崗位職級低。各分公司合同制員工的職級帶寬從低到高為5～15級，近42.1%檔案人員集中在5級，隨崗級增加人數遞減，無9級及以上員工，職業發展通道受限，嚴重制約檔案工作者的積極性。

3.1.3 業務能力弱。從19名專職檔案人員學歷、職稱、專業背景和培訓經歷來看，業務能力與企業對檔案工作者的要求不匹配，檔案工作質量難以保證。

3.1.4 隊伍不穩定。檔案人員檔案工作年限較短，平均年齡偏大，檔案工作年限與年齡、工齡偏離較大。反映了檔案人員崗位更換頻繁，隊伍不夠穩定。

3.2 依法依規治檔任重道遠

3.2.1 有制不遵。各分公司員工檔案意識弱，現有檔案管理制度落地執行難，個別管理制度形同虛設，“人治”現象突出，依法依規治檔任重道遠。

3.2.2 適用性弱。檔案管理制度存在“超期服役”現象，公司更名、業務轉型后制度未進行修訂;制度暫行、試行期滿后未及時“轉正”;簡單轉發上級文件，未進行細化和部署。

3.2.3 制度缺位。隨著業務轉型和精細化管理需要，招投標、扶貧、誠信等檔案應運而生，但與之對應的管理制度缺位，出現制度空窗期。

3.3 庫藏檔案數量多，亮點少。市分公司庫藏檔案歷史悠久，全宗多，數量大，種類全，形式多樣，基礎管理扎實，系統反映了企業歷史變遷和發展概貌。但也存在一些不容忽視的問題：大量保管期滿檔案未鑒定銷毀，會計檔案尤為突出;重要歷史節點、重大活動、重要會議、重要實物等賬外文件缺失嚴重;照片檔案保存數量少;庫藏結構較單一，反映地方特色和時代特征的檔案少。

3.4 設備閑置率偏高，部分單位庫房嚴重不足。各分公司均配備了日常管理所必需的設施設備，但從實地調研情況看，部分設備閑置率高，主要包括：溫濕度計、吸濕機、加濕器、消毒柜常年處于塵封狀態;購置掃描儀、照相機的分公司，未啟動傳統載體檔案的數字化工作;購置非線性編輯系統的分公司，未開展聲像檔案采編工作。

3.5 檔案信息化建設與企業信息化水平不同步。突出表現在：①多數信息系統未實現與數字檔案館數據共享，不具備在線歸檔功能;②傳統載體檔案數字化工作尚未啟動，目錄及全文數據庫建設進展緩慢;③數字檔案館具備網上查詢借閱功能，但內容建設滯后;④業務系統下線時大量電子檔案未歸檔保存，存在數據丟失、損毀和無法識別風險。

3.6 檔案利用情況不容樂觀

3.6.1 利用率偏低。以2018年為例，各分公司年均利用檔案62.9人次，以卷、件為保管單位檔案的利用率分別為0.5%、1.3%，檔案利用量與庫藏數量形成巨大反差。

3.6.2 利用目的單一。各分公司利用檔案的目的91.7%集中在工作查考，經濟建設、宣傳教育、編史修志、學術研究及其他利用目的僅占8.3%，除三門峽、洛陽公司外，其他分公司以科學研究為目的的借閱人次均為0。

3.6.3 利用案例少。檔案工作者跟蹤服務不到位，典型利用實例收集較少，導致檔案宣傳既缺少鮮活案例，又缺少檔案工作帶來經濟和社會效益的數據支撐。

3.6.4 借閱流程繁瑣。一般檔案借閱需要利用部門和辦公室負責人簽字同意，重要檔案借閱需要利用部門、形成部門、辦公室及分管檔案工作公司領導簽字同意。檔案利用率偏低，在一定程度上與檔案借閱審批流程繁瑣不無關系。

4 建議及對策

4.1 綜合施策，補齊人員短板

4.1.1 實施人才帶動戰略。優化檔案管理崗位職責，落實檔案專業戰略人才方案，打通員工職業發展雙向晉升通道，吸引高素質專業人才，并保持隊伍相對穩定。

4.1.2 建立員工實習基地。新入職大學生在員工實習基地協助整理檔案，既利于了解公司、熟悉業務，又在一定程度上緩解了檔案部門人員不足的矛盾。

4.1.3 探索檔案業務外包。通過招標等方式選擇有資質、信譽好、業務精的檔案中介服務機構，集中整理應歸檔文件，以彌補編制不足問題。

4.1.4 落實業務部門歸檔。按照“誰形成、誰歸檔”的原則，加大業務部門兼職檔案員培訓力度，推進業務部門整理歸檔，減輕檔案部門工作壓力。

4.2 完善制度，推進依法依規治檔

4.2.1 制度建設常態化。確保制度建設常態化并定期清查，既要避免出現檔案管理制度“超期服役”現象，又要避免制度建設滯后，出現長期無據可依的“空檔期”。

4.2.2 制度內容務實化。結合自身檔案工作實際確定制度內容，避免簡單的拿來主義和生搬硬套，確保制度的針對性、適用性和可操作性，便于落地執行。

4.2.3 制度落實考核化。將制度落實列入相關人員崗位職責，考核結果與薪檔調整、職級晉升有機結合，提高全員檔案意識和執行力。

4.3 優化庫藏，突出特色

4.3.1 建立檔案質量倒逼機制。及時將不利檔案長久保管的因素反饋給上游環節，從源頭控制檔案質量。同時，科學制定歸檔范圍和保管期限表，加強兼職檔案員培訓，嚴把入庫質量關。

4.3.2 突出時代特征和地方特色。在檔案資源建設上，圍繞中心工作，加大黨建、民生、精準扶貧、實物、誠信、人物檔案等收集力度，以優化庫藏結構，突出時代特征和地方特色。

4.3.3 推行檔案銷毀集體簽字制度。建議各分公司成立檔案工作委員會，指導保管期滿檔案的鑒定，鑒定結果集體簽字確認，及時銷毀失去繼續保存價值的檔案資料，以優化庫藏結構。

4.4 配置設備因地制宜，庫房建設從長計議

4.4.1 購置前論證。配置檔案管理軟、硬件設備，應因地制宜，不搞攀比，做好購置前的調研、論證工作，以便物盡其用，提高資產利用率。

4.4.2 明確管理責任。建立固定資產卡片，做好資產登記、清查和管理，將資產的購置、使用、維護、報廢等工作明確到人。

4.4.3 建立后評估制度。在設施啟用、設備購置、系統運行一段時間后，對其使用情況進行分析總結，評估投資效果，建立責任追究制度。

4.4.4 從長計議檔案庫房。按照《檔案館建筑設計規范》中的技術指標對庫房進行改造，預留10年左右發展余地，實行不同全宗、不同類型、不同期限檔案分庫管理或分架排列。

4.5 多措并舉，提升檔案信息化水平

4.5.1 存量檔案數字化“三步走”。①以統計年報編制為契機，對庫藏檔案進行全面清查，摸清家底，建立賬實相符的臺賬，優化傳統檢索;②以數字檔案館為平臺，建設庫藏檔案目錄數據庫，實現目錄檢索;③按照時間由遠到近、保管期限由長到短，檔案質量由次到優的順序制定數字化加工方案并分步實施，實現全文檢索。

4.5.2 增量檔案電子化“三手段”。①建立PMS、MS等與數字檔案館的接口，打破信息孤島，實現企業內部電子文件在線歸檔;②建立離線數據導入模板，將外單位形成的歸檔文件著錄信息通過定制的excel表格直接導入數字檔案館，實現企業外部文件的電子化歸檔;③將新增非電子載體形式的歸檔文件進行數字化處理后掛接到數字檔案館對應目錄下，實現增量檔案電子化。

4.5.3 檔案資源共享化“三路徑”。①進行歸檔改革，省、市、縣三級公司不歸檔來自上級公司收文，共同建立三級共享數據庫;②通過數據挖掘、語義本體等技術手段將專題信息進行關聯和展示，提供多樣化共享產品;③經過合理授權和門戶登錄認證實現一點歸檔多點應用，減少重復勞動，提高工作效率，實現真正意義上的檔案資源共享。

4.6 精準施策，突破利用瓶頸

4.6.1 推進資源開放度。在保障國家通信秘密、企業商業秘密、個人隱私信息等不受侵害前提下，推進檔案鑒定開放工作，讓檔案成為員工的工作助手。

4.6.2 提升利用便捷度。簡化手續，減少審批環節，實施扁平化管理;利用企業門戶網站用戶名認證功能，打破時空限制，在線提供查閱服務;建立微信公眾號，探索互聯網化檔案利用新模式。

4.6.3 提高供給精準度。加大檔案服務供給側改革，通過基于數字檔案館的數據挖掘服務平臺、多維展示平臺建設，實現以知識圖譜驅動的企業電子檔案智能利用，以多元化檔案產品提供精準化服務。

（作者單位：中國聯通河南省分公司檔案館? 來稿日期：2019-04-20）