數(shù)字化校園背景下基層學(xué)院檔案集中管理策略研究

彭鵬 楊博全

摘? 要：高等學(xué)校基層學(xué)院對(duì)檔案工作不重視、檔案分散保存、丟失損毀嚴(yán)重等問(wèn)題突出，嚴(yán)重影響了學(xué)院重要檔案資料的完整、系統(tǒng)與安全。從基層學(xué)院歷史檔案的搶救性保護(hù)、業(yè)務(wù)檔案資料集中統(tǒng)一管理、數(shù)字化文件的全程管理等視角系統(tǒng)討論數(shù)字化校園環(huán)境下基層學(xué)院檔案管理的管理模式、管理方法和實(shí)施策略，能夠?yàn)橥悊挝惶峁┯幸娴膮⒖肌?/p>

關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園;基層學(xué)院;檔案管理;集中管理

1 問(wèn)題的提出

數(shù)字化校園建設(shè)在全國(guó)高校蓬勃發(fā)展，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件之外，數(shù)字化校園系統(tǒng)還產(chǎn)生了大量原生電子文件。由于基層學(xué)院不是立檔單位，對(duì)基層學(xué)院檔案管理工作的認(rèn)識(shí)大都還停留在按時(shí)向?qū)W校檔案館歸檔移交的粗淺認(rèn)識(shí)上。基層學(xué)院對(duì)檔案工作不重視，紙質(zhì)文件和電子文件混生混管、分散保存，管理模式比較混亂。這種混亂局面直接導(dǎo)致學(xué)院重要的歷史檔案丟失、殘缺不全、檔隨人走等問(wèn)題，學(xué)院歷史支撐性材料缺失，不利于學(xué)院記憶的整體建構(gòu)。當(dāng)前基層學(xué)院文檔資料集中統(tǒng)一管理的難點(diǎn)在于難以界定文件歸檔的范圍、對(duì)一些過(guò)程性文件的保管期限缺乏系統(tǒng)的研判、對(duì)電子文本的管理缺乏技術(shù)、方法的指導(dǎo)等。

從現(xiàn)有的研究看，研究者開(kāi)始重視學(xué)院一級(jí)檔案工作的研究。研究的主題涉及學(xué)院檔案室建設(shè)[1]、學(xué)院歷史編研[2]、數(shù)字化管理[3]、建設(shè)對(duì)策與模式[4]等。從總體來(lái)看，基層單位根據(jù)檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行了多樣化的研究，但是對(duì)于檔案集中管理模式的構(gòu)建和運(yùn)行機(jī)制缺乏系統(tǒng)的討論。本文將就基層學(xué)院檔案集中管理模式的內(nèi)涵、必要性、程序及方法等問(wèn)題展開(kāi)深入的討論。

2 集中管理模式

本文所指集中管理模式主要包括三個(gè)內(nèi)涵。第一，保管場(chǎng)所的集中，由各個(gè)職能業(yè)務(wù)部門(mén)分散保存，集中到檔案室統(tǒng)一保存;第二，組織機(jī)構(gòu)的集中，進(jìn)一步明確學(xué)院辦公室作為檔案管理的組織和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu);第三，系統(tǒng)的集成，即檔案管理工作統(tǒng)一嵌入到學(xué)院辦公系統(tǒng)。基層學(xué)院檔案管理存在諸多問(wèn)題，迫切需要對(duì)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）大量反映學(xué)院歷史發(fā)展脈絡(luò)的重要支撐性材料散存、丟失。例如反映學(xué)院成立、變更、學(xué)科點(diǎn)獲批、重大項(xiàng)目或獎(jiǎng)項(xiàng)、著名學(xué)者（老教授）事跡等體現(xiàn)學(xué)院歷史和文化傳承的重要檔案資料得不到系統(tǒng)梳理。（2）大量反映學(xué)院主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的檔案材料散存在個(gè)人手里，面臨著缺失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)。例如，在人員崗位變動(dòng)、業(yè)務(wù)交接、辦公場(chǎng)所變動(dòng)等過(guò)程中，業(yè)務(wù)檔案材料得不到妥善的保存。（3）系所及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的檔案材料大面積缺失。系所及學(xué)院在科學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流等過(guò)程中形成了大量的重要文檔資料，由于各種原因，這些檔案材料沒(méi)有得到有效的管理。（4）檔案意識(shí)整體薄弱，檔案管理制度缺失。盡管檔案工作不是中心工作，但是對(duì)學(xué)院的發(fā)展起到了重要的支撐作用。遺憾的是，基層學(xué)院檔案意識(shí)淡薄，缺乏對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí);缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度;對(duì)檔案管理的流程和方法也缺乏了解。

3 基層學(xué)院文件歸檔范圍的確定

從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作推進(jìn)困難的重要原因是工作人員面對(duì)生成的大量紙質(zhì)文檔和數(shù)字文檔無(wú)從下手，缺乏文檔形成與積累的方法。其中，對(duì)于哪些文件應(yīng)該集中歸檔保存認(rèn)識(shí)不清。通過(guò)對(duì)學(xué)院整體工作的分析，我們對(duì)基層學(xué)院文件歸檔的范圍進(jìn)行了界定。

3.1 永久保存文件。（1）反映學(xué)院發(fā)展沿革的重要支撐性材料;（2）反映學(xué)院歷史文化傳承的重要材料;（3）反映學(xué)院人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、國(guó)際化交流、服務(wù)社會(huì)等主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要成果性材料;（4）反映學(xué)院重大決策的系列材料，各項(xiàng)規(guī)章制度匯編等;（5）歷史較為久遠(yuǎn)的材料;（6）其它重要材料。

3.2 定期保存文件。（1）過(guò)程性文件。如一般工作通知、教學(xué)運(yùn)行文件、一般性憑證文件等。（2）學(xué)生考核性材料。如開(kāi)題報(bào)告、文獻(xiàn)報(bào)告、課題論證書(shū)、課堂作業(yè)、試卷、學(xué)位論文等。

3.3 不歸檔文件。不歸檔文件一般為過(guò)期文件或重份文件、利用率低或價(jià)值較小文件、復(fù)制件等;內(nèi)容較為重要的復(fù)制件，至少采取電子形式保存原則;文件歸檔范圍的界定應(yīng)遵循總體指導(dǎo)原則。工作人員應(yīng)根據(jù)上述原則，制定本業(yè)務(wù)部門(mén)具體的文件名稱及保管期限，作為本部門(mén)文檔工作的指導(dǎo)性文件。

4 檔案集中管理的流程及方法

基層學(xué)院檔案工作總體上是與基層學(xué)院核心業(yè)務(wù)相一致的。學(xué)院主要業(yè)務(wù)活動(dòng)有一定的規(guī)律和特點(diǎn)，總體上包括教書(shū)育人、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、服務(wù)社會(huì)、國(guó)際交流、黨建行政等環(huán)節(jié)。學(xué)院檔案集中管理的流程也必須與學(xué)院中心工作相協(xié)調(diào)相配合。

4.1 梳理業(yè)務(wù)工作流程。對(duì)主要業(yè)務(wù)工作進(jìn)行梳理，將本職工作進(jìn)行類別劃分。一般可劃分為常規(guī)工作、創(chuàng)新性工作以及項(xiàng)目化工作。對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的崗位分析、工作分析有利于厘清在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類原始記錄。在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理過(guò)程中，應(yīng)重點(diǎn)考慮各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中會(huì)形成哪些文件，有沒(méi)有保存價(jià)值，應(yīng)保存多久等問(wèn)題。將上述問(wèn)題固定化形成文件分類編碼表。

文件分類編碼表是指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員開(kāi)展文檔工作的重要綱領(lǐng)性文件。一般應(yīng)包含序號(hào)、業(yè)務(wù)類型、文件名稱、保存期限等。以文件分類編碼表作為依據(jù)，業(yè)務(wù)人員就會(huì)有針對(duì)性地根據(jù)文件分類編碼表中的文件名稱有意識(shí)地形成和積累相關(guān)的文件。同時(shí)，文件分類編碼表也可作為考核的重要標(biāo)準(zhǔn)。

4.2 整理現(xiàn)有文件。（1）編制分類方案。在文件分類編碼表的基礎(chǔ)上，學(xué)院辦公室應(yīng)編制學(xué)院檔案整體的分類方案。分類方案的主要功能在于實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、編目、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案分類方案的編制一般依據(jù)來(lái)源分類法，按照學(xué)院的職能部門(mén)劃分，既要考慮檔案的來(lái)源屬性，同時(shí)還要根據(jù)實(shí)際情況，考慮實(shí)際利用的需要。

（2）價(jià)值核查和質(zhì)量核查。價(jià)值核查的主要目的是判定檔案的保存價(jià)值，根據(jù)保存價(jià)值來(lái)科學(xué)劃分其保管期限。價(jià)值核查除了以檔案內(nèi)容來(lái)判定其價(jià)值以外，還應(yīng)考慮檔案材料的長(zhǎng)遠(yuǎn)利用需求、典型性、稀缺性、歷史性等主要指標(biāo)。質(zhì)量核查主要是對(duì)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性、安全性進(jìn)行檢查。對(duì)于保管狀況較差的老舊文件應(yīng)考慮數(shù)字化保護(hù);對(duì)于缺失嚴(yán)重的文件應(yīng)進(jìn)行征集補(bǔ)充。

（3）定向征集。定向征集的重點(diǎn)有如下幾個(gè)：一是退休的老教師和老領(lǐng)導(dǎo)，征集他們手中重要的文件及影像資料，有必要錄制訪談資料，為學(xué)院歷史記憶的構(gòu)建起到有效補(bǔ)充作用。二是各系所，征集各系所在學(xué)術(shù)交流、科學(xué)研究等活動(dòng)中形成的重要文檔資料。三是領(lǐng)導(dǎo)干部在公務(wù)活動(dòng)中形成對(duì)本學(xué)院有重要價(jià)值的資料。四是面向廣大院友，征集歷年畢業(yè)照、老照片等影像資料。

（4）特殊問(wèn)題處理。為了迎接上級(jí)部門(mén)評(píng)估，學(xué)院部分科室如專業(yè)學(xué)位教育、本科教學(xué)部門(mén)已經(jīng)對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行了系統(tǒng)整理，對(duì)于已經(jīng)整理好的檔案材料不必另行整理，整體移交檔案室保存即可。除了業(yè)務(wù)文件之外，學(xué)院還保管大量學(xué)生檔案，學(xué)生檔案屬于流動(dòng)檔案，應(yīng)按規(guī)定接收，單獨(dú)存放，按規(guī)定及時(shí)補(bǔ)充材料，學(xué)生畢業(yè)后按規(guī)定轉(zhuǎn)出。

4.3 標(biāo)識(shí)管理。在檔案組卷與排架工作中，統(tǒng)一標(biāo)識(shí)是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。檔案標(biāo)識(shí)主要涉及統(tǒng)一檔案裝具、檔案脊背標(biāo)簽、檔案編號(hào)、檔案柜標(biāo)識(shí)等。檔案標(biāo)識(shí)是學(xué)院文化的重要組成部分，對(duì)于宣傳、展示學(xué)院文化、檔案工作成果有重要的意義。

5 實(shí)施對(duì)策及建議

5.1 建立健全學(xué)院檔案管理規(guī)范。應(yīng)從總體上構(gòu)建學(xué)院檔案管理制度體系。既包括宏觀的檔案管理辦法，還應(yīng)該涉及文件的形成與積累、整理與歸檔、庫(kù)房管理、安全與利用等具體實(shí)施環(huán)節(jié)。更為重要的是要對(duì)檔案管理過(guò)程中的工具性表格，例如檔案文件分類編碼表、檔案案卷目錄、檔案?jìng)淇急怼n案歸檔交接記錄單、檔案借閱單等有具體明確的規(guī)定。從而形成從宏觀到微觀的檔案管理規(guī)范，使檔案工作有據(jù)可依。

5.2 完善機(jī)構(gòu)及人員的工作機(jī)制。首先應(yīng)確定學(xué)院辦公室作為檔案工作的具體實(shí)施部門(mén)，由學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案工作。辦公室應(yīng)設(shè)專人分管文書(shū)。同時(shí)應(yīng)成立檔案決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀等工作，減少檔案的冗余，提高工作效率。

5.3 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的考核評(píng)價(jià)。將檔案的系統(tǒng)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、安全的要求納入工作計(jì)劃、納入工作績(jī)效考核、納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。同時(shí)，明確檔案工作完成計(jì)劃，有明確的時(shí)間表和考核指標(biāo)，確保檔案工作落到實(shí)處。

隨著數(shù)字化建設(shè)的不斷推進(jìn)，學(xué)院在具體業(yè)務(wù)活動(dòng)中還產(chǎn)生了大量的電子文件。盡管目前學(xué)院還沒(méi)有建立電子檔案管理系統(tǒng)，但對(duì)電子文件的管理也應(yīng)該加強(qiáng)規(guī)劃設(shè)計(jì)，盡早出臺(tái)電子文件的管理辦法，確保電子檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理，更好地為學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)。

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（作者單位：吉林大學(xué)管理學(xué)院? ? 來(lái)稿日期：2019-03-21）