浙江省高職院校外事管理工作優化研究

[摘 要]本文以浙江農業商貿職業學院為例，在分析其外事管理工作現狀基礎上，運用短板理論，探究其在外事活動開展、國（境）外專家引進、外事制度管理和外事檔案保存方面存在的短板，提出外事辦應轉變職能定位、拓寬引智渠道、創建和完善外事制度、重視外事檔案管理等一系列具體優化路徑，從而更好地促使學院向國際化辦學之路邁進。

[關鍵詞]高職院校;外事管理;短板理論;優化路徑

[中圖分類號]G719.2 [文獻標識碼]A

隨著全球化的發展和世界開放格局的形成，高職院校的辦學需求也應順應時代變化適時調整。在過去，為滿足地方經濟發展需要而辦學是大多數高職院校的需求，而現在，則應該把國際化的、全球化的教育理念融合其中，實現辦學的國際化、就業的全球化。這種變化觸發了筆者的思考，本文基于國內學者關于高職院校外事管理的研究成果，以浙江農業商貿職業學院（以下簡稱“浙農商院”）為例，運用短板理論，對外事活動開展、國（境）外專家引進、外事制度管理和外事檔案保存等方面進行研究，并提出了相應的優化路徑，以期更好地促使學院向國際化辦學之路邁進。

1 浙江農業商貿職業學院外事管理工作現狀

浙江農業商貿職業學院于2009年籌建，2011年正式建校，是一所年輕的高職院校，國際交流與合作發展水平總體薄弱，但通過幾年的努力，也取得了一些成績。

1.1 外事活動開展

浙農商院的外事活動主要包括外事出訪與來訪，師生國（境）外培訓、學習交流與實習，舉辦、參與國際學術交流等。

自2014年首次自建團組赴國外學習交流以來，浙農商院外事出訪團組的數量逐年增長，至今共派出11個團組共57人次赴美國、加拿大等13個國家和地區學習交流。共接待來自芬蘭、荷蘭等國家和地區10個代表團來訪。

師生國（境）外培訓、學習交流與實習也呈現良好的發展態勢。2016年以前，教師國（境）外培訓的主要渠道是參加教育廳組織的高職高專專業帶頭人與骨干教師赴澳大利亞、中國臺灣等短期培訓項目，或參與兄弟院校組織的國（境）外培訓項目，5年共輸送14位教師赴國（境）外培訓。自2016年起，除了參加教育廳組織的項目，浙農商院開始嘗試自行組織短期培訓團和三個月訪問學者團，2016、2017年兩年共選派11名教師赴臺短期培訓，12名教師赴臺訪學三個月。現階段，浙農商院開展的學生交流與實習項目主要有暑期赴美帶薪實習項目和臺灣研究生項目，至今共派出42名學生。

浙農商院在舉辦、參與學術交流方面相對較弱，僅于2013年舉辦過一次亞洲食學論壇，2012年和2016年分別選派1名和3名教師赴泰國、日本參加第二屆和第六屆亞洲食學論壇。

1.2 國（境）外專家引進

浙農商院自2011年起，一直聘請一名白俄羅斯籍外教擔任學院的口語教學。2017年，首次嘗試從臺灣院校引進兩位教授來院短期授課，得到授課系部師生的一致好評。

1.3 外事制度管理

浙農商院在外事制度管理方面的工作主要體現在學習和實施上級相關規定，并根據本校的實際情況制定相應的管理制度。2017年以前，只有2012年出臺了《學院教職工因公出國（境）管理辦法（暫行）》，2017年出臺了《學院因公出國（境）管理辦法（試行）》、《學院國（境）外文教專家管理辦法》和《學院因公出國（境）人員行前教育手冊》，但是學生出國（境）學習交流、學分認定等方面的規章制度仍是空白。

1.4 外事檔案保存

浙農商院國際交流和合作發展水平總體不高，現保存的外事檔案數量也不多，采用分級管理模式，由外事辦負責日常外事檔案第一手資料的收集、分類、整理等初級管理工作，并定期交給學院檔案室統一保管，主要采用有紙化的管理手段。

浙農商院外事工作起步晚，雖然小有成績，但與兄弟院校相比，差距仍然比較明顯。外事活動開展方面，主要精力放在派遣團組出訪和選派教師國（境）外培訓上，中外合作辦學、招收留學生等領域還是一片空白;國（境）外專家引進、外事制度管理和外事檔案保存等方面，也存在不少問題，有待改進和提高。

2 浙江農業商貿職業學院外事管理工作中存在的短板

短板理論，又稱“木桶原理”“短板效應”，由美國著名管理學家彼得提出，是指用一個木桶來裝水，如果組成木桶的木板參差不齊，那么它能盛下的水的容量不是由這個木桶中最長的木板來決定的，而是由最短的木板決定的。若要使此木桶盛水量增加，只有換掉短板或將短板加長才行。高職院校的外事管理猶如一個木桶，也由很多“板塊”構成，一旦有短的板塊出現，勢必會影響整個外事管理水平，乃至整個學校的辦學水平。所以，必須找出“短板”，然后想方設法提高所有板子的長度。

2.1 外事活動管理中的短板

浙農商院整體對外開放程度相對較低，主要表現在以下方面：一是外事活動數量比較少，正式建校八年多來，共派出11個團組，接待10個來訪團，平均每年各不到1.5個;共選派37位教師國（境）外交流訪學，平均每年不到5位;共輸送42位學生國（境）外學習和實習，平均每年5.2位。八年多來僅舉辦過一次國際學術論壇，派出4位教師出國參與學術交流。至于中外合作辦學、招收留學生等領域，迄今為止還是一片空白。二是實質性地引進國（境）外教育資源很少。團組出訪和來訪主要停留在學校情況相互介紹、實訓室考察、校園參觀等淺表的層面，很少有簽訂協議等實質性的舉措。僅有的幾份已簽訂的協議也多為框架性協議，以派遣訪問學者、研修生等形式為主，沒有真正地引進國（境）外院校的人才和技術。

2.2 國（境）外專家管理中的短板

浙農商院在國（境）外專家管理工作中主要存在以下問題：一是引智渠道有限，聘請的長期外教已經在校工作長達8年，短期外教主要依靠中介公司推薦;二是長期聘用的外教專業領域有限，一直從事英語口語教學，短期聘請的雖然從事專業課程教學，但聘用時間過短;三是未充分發揮國（境）外專家的才智，國（境）外專家僅參與課堂教學工作，未參與到相關系部的科研工作或行政管理工作中。

2.3 外事制度管理中的短板

2.3.1 外事管理制度的缺失。浙農商院至今共出臺外事管理制度4項，其中1項已廢止，現存的3項都是2017年新制定的，包括教職工因公出國（境）管理制度1項，國（境）外文教專家管理制度1項和因公出國（境）人員行前教育制度1項。在此之前，因公出國（境）行前教育、國（境）外專家管理等方面都沒有制定具體的制度。外事檔案管理、學生參加出國（境）交流學習項目、外事接待等方面至今仍未出臺相應的制度，主要依靠上級有關制度來進行管理，很大程度上增加了相關工作者的管理難度和管理風險。

2.3.2 外事管理制度的混用。外事管理工作的管理對象不同于本國師生的管理，在制定制度的時候應該因人因事而異，分別管理。然而，浙農商院卻存在制度混用、制度內容模糊、一竿子管理的現象。例如，用管理中國教師的教學制度來約束國（境）外教師，用國內會務管理相關制度來管理外事接待等等。

2.4 外事檔案管理中的短板

浙農商院在外事檔案管理中主要存在以下問題：一是思想上不重視，責任分工不明確。外事檔案管理處于外事工作的邊緣，一直以來得不到領導和外事工作者的重視。責任分工也不明確。國家教育部在高校外事工作的基本原則中規定：“外事檔案必須實行集中統一管理，確保完整、系統、準確和安全、便于開發利用。”但是，在實際操作過程中，浙農商院檔案室一般只于年底要求外事辦上交相關外事檔案，且一般不明確具體上繳目錄，導致上交的檔案往往不夠規范，隨意性較大。二是人才非專業化，業務技能不熟練。浙農商院外事辦兩位干事都是英語專業出生，對外事檔案管理工作不是十分熟悉，上崗前和在崗時也沒有接受過任何外事檔案管理相關培訓，以致管理過程中遺漏檔案保存的事件時有發生。

3 浙江農業商貿職業學院外事管理工作優化路徑

3.1 外事辦轉變職能定位

外事辦傳統的為外事做好服務工作的理念已經不能滿足學院外事工作的發展，應樹立“研究型+服務型”的理念，主動與各系部及各行政職能部門溝通，創造全院教職工人人關心外事、個個參與外事的“大外事”格局。要改善以往出訪過就算完成任務、接待過就算完事了結的局面，主動出擊，積極與國（境）外出訪、來訪院校聯系，探索、挖掘合作空間，努力為國（境）外院校和本院各系部、各專業合作搭建橋梁，爭取實質性的項目落地。

3.2 優化國（境）外專家管理

國（境）外專家的引進有助于加強師資隊伍建設，對提高學院教學、科研和管理水平有積極幫助。首先，應該改變人才引進的單一性，從偏重語言教師轉向偏重專業領域。在引智工作開展過程中，應充分考慮各系主任、專業主任、骨干教師的意見建議，聘請什么領域、什么水平的國（境）外專家，需要聽取上述各位的意見。其次，要拓寬引智渠道，在現有渠道基礎上，探索“人帶人”、“外借”和“聯聘”等途徑。“人帶人”，即利用本校派出的出訪團組、培訓團組和訪問學者等進行對外宣傳，增加引智工作的可能性;“外借”和“聯聘”，即向師資力量相對雄厚的兄弟院校借用國（境）外專家，有可能的話聘其為長期兼職教師，增加引智機會。最后，要注重人文關懷，主動關心國（境）外專家的生活起居，盡力幫助他們解決生活上的困難，解除他們的后顧之憂。

3.3 優化外事制度管理

國家和政府出臺的政策和法律法規針對的是全國或全省的高校，對外事管理工作具有普遍的指導意義。在此基礎上，應創建和完善適合自己校情的外事管理制度。創建和完善制度時，應牢固樹立人本觀念，堅持將人作為管理工作的出發點和中心。

3.4 優化外事檔案管理

首先，外事管理者要以高度重視、密切關注外事檔案的思想替代之前對外事檔案不重視、忽視的管理思想，明確責任意識——誰經辦、誰負責。其次，要加強業務培訓，明確責任分工。針對外事檔案管理者一般不是檔案專業出身的現狀，創造條件加強對現有人員的業務培訓，增強其業務素質和專業技能。相關人員也應認真學習外事檔案管理相關內容，哪些材料需要存檔要做到心中有數，第一時間記錄、保存，避免遺忘、遺漏。學校檔案室也要做好統籌工作，制定更為詳細的管理規范，督促外事辦做好收集、整理、歸檔和上交的工作。最后，等到條件成熟，可以考慮引進先進技術，開發資源數據庫。

4 結語

隨著經濟全球化的進一步深化，高職教育將面對一個更加開放、競爭更加激烈的國際環境，高職院校的外事部門也將會在教育國際化進程中發揮越來越重要的作用。因此，外事部門工作人員要不斷解放思想，改變陳舊觀念，積極面對新挑戰，探索新方法，制定新對策，努力促進學校國際化辦學水平向更高層次發展。

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[收稿日期]2018-12-27

[作者簡介]王嘉穎（1989—），女，浙江諸暨人，碩士研究生，從事外事管理相關研究。